Préambule
Le Conseil des arts et des lettres du Québec, ci-après appelé «le Conseil», a pour mission de promouvoir et de soutenir le développement des arts et des lettres. Il souscrit à un certain nombre de valeurs qui donnent un sens à sa mission et qui conditionnent l'ensemble de ses actions auprès de la communauté artistique et littéraire.

La reconnaissance du mérite artistique par les pairs, la rigueur et la transparence des modes d'attribution de l'aide financière sont parmi les valeurs qui inspirent les actions du Conseil. À cet égard, il importe que les personnes engagées pour siéger à un jury, un comité ou pour agir à titre d'appréciateur reconnaissent ces valeurs afin de préserver la confiance des artistes professionnels, des organismes artistiques et des citoyens dans les processus d'attribution du Conseil.

Dans le présent Code, le mot «comité» désigne les comités consultatifs et les comités de sélection prévus à la Politique régissant les jurys, les comités et les appréciateurs.


Article 1
Le Conseil accomplit une mission d'intérêt public en raison des services qu'il est appelé à rendre aux artistes professionnels, aux organismes artistiques et aux citoyens, et du fait que ces services sont financés par l'ensemble de la collectivité. Le Conseil doit donc remplir cette mission non seulement avec efficacité, mais aussi dans le respect de l'intérêt public.


Article 2
Chaque membre d'un jury, d'un comité ou chaque appréciateur, ci-après appelé «le membre», s'acquitte de ses devoirs avec professionnalisme.

Le membre met à contribution ses connaissances, ses habiletés et son expérience dans l'atteinte des résultats visés. Il est responsable de ses recommandations et de ses actes ainsi que de l'utilisation judicieuse des ressources et de l'information mises à sa disposition.

Le membre fait preuve de neutralité et d'objectivité. Il fait ses recommandations dans le respect des règles applicables et en accordant à tous un traitement équitable. Il remplit ses devoirs sans considérations partisanes et évite toute forme de discrimination.

Le membre se conduit de manière juste et honnête. Il évite de se mettre dans une situation où il se rendrait redevable à quiconque pourrait l'influencer indûment dans l'accomplissement de ses devoirs.

Le membre s'acquitte de ses devoirs dans le respect des orientations et décisions prises par le Conseil.

Le membre manifeste de la considération à l'égard de toutes les personnes avec qui il interagit dans l'exercice de ses fonctions lors de la réalisation de son mandat. Il fait preuve de courtoisie, d'écoute et de discrétion à l'égard des personnes avec lesquelles il entre en relation dans l'exercice de ses fonctions, y compris les autres membres de jurys ou de comités.

Article 3
Le présent Code a pour objet de préserver et de renforcer le lien de confiance des artistes professionnels, des organismes artistiques et des citoyens dans l'intégrité et l'impartialité du Conseil, de favoriser la transparence et de responsabiliser les personnes engagées à titre de membres de jurys, de comités ou d'appréciateurs.

Ce code vise à préciser les valeurs, les normes d'éthique et les règles de déontologie applicables aux personnes engagées par le Conseil pour agir à titre de membres de jurys, de comités ou comme appréciateur.

Il précise leurs devoirs et obligations notamment à l'égard de la protection, de la divulgation, et de l'utilisation de renseignements confidentiels ou de situations de conflits d'intérêts.


Article 4
Un membre s'engage à assumer en toute bonne foi, impartialité et diligence toutes les responsabilités qui incombent à un membre de jury, de comité ou à un appréciateur engagé pour évaluer un spectacle, un événement, une exposition, une oeuvre, un projet particulier ou une demande de bourse de déplacement.


Article 5
Un membre doit faire partie de la banque de personnes-ressources du Conseil pour pouvoir être engagé comme membre de jury, de comité ou pour agir à titre d'appréciateur.

Toutefois, un membre présentant une demande de bourse personnellement ou avec un collectif d'artistes ne peut être engagé comme membre de jury pour cette inscription, quelle que soit la discipline.

Article 6
L'acceptation d'une personne à siéger à un jury, à un comité ou à agir à titre d'appréciateur constitue un engagement à respecter le caractère confidentiel de la charge qui lui est confiée; son acceptation signifie également qu'il révélera tout conflit d'intérêts en relation avec l'un ou l'autre des demandeurs au programme ou concernant les dossiers soumis.


Article 7
Un membre de jury, de comité ou un appréciateur s'engage à respecter les règles d'éthique et de confidentialité prévues au présent Code. Il est tenu à la discrétion sur ce dont il prend ou a connaissance dans l'exercice de ses fonctions et est tenu, à tout moment, de respecter le caractère confidentiel de l'information ainsi reçue.

Il doit toujours, en cas de doute, agir selon l'esprit des valeurs, des normes d'éthique et des règles de déontologie contenues au présent Code.


Article 8
Une personne engagée par le Conseil pour participer à un jury, un comité ou pour agir à titre d'appréciateur s'engage:

1. à tenir pleinement compte des objectifs, conditions et modalités décrites dans les documents d'information correspondant à la demande ou au dossier qu'il est appelé à évaluer;
   
   
2. à respecter le caractère confidentiel des délibérations et des recommandations du jury ou comité et à ne pas divulguer ou utiliser à quelque fin que ce soit, tout renseignement ou document de nature confidentielle provenant du Conseil, d'un artiste ou d'un organisme relativement à une demande d'aide financière au Conseil;
   
   
3. à ne pas divulguer sa participation à titre de membre de jury, de comité ou d'appréciateur, non plus que le nom des autres membres jusqu'à ce que le Conseil l'ait rendu public;
   
   
4. à ne pas discuter avec quelque artiste ou organisme de sa demande de bourse ou de subvention, avant, pendant ou après les travaux du jury ou du comité ou de son mandat à titre d'appréciateur et à référer au Conseil tout artiste, organisme ou personne qui voudrait obtenir des renseignements sur une demande d'aide, sur la recommandation du jury ou du comité consultatif auquel il siégeait ou sur les commentaires d'évaluation ou avis qu'il signait.

Article 9
Un membre ne peut participer aux délibérations ou aux recommandations concernant une demande d'aide financière dans laquelle il a un intérêt direct ou indirect. Il s'engage à divulguer au Conseil tout conflit d'intérêts direct ou indirect, à s'abstenir d'influencer les recommandations du jury ou du comité dans une telle situation, à quitter la salle de réunion du jury ou du comité pendant qu'il évalue ou délibère et à s'abstenir de voter ou de prendre part à toute recommandation ou discussion concernant une demande dans laquelle il se trouve en situation de conflit d'intérêts. Toute déclaration de conflit d'intérêts doit être consignée sur le rapport des comités d'évaluation des demandes de bourses et de subventions.


Article 10
Constitue une situation de conflit d'intérêts toute situation réelle, apparente ou potentielle qui est de nature à compromettre l'indépendance et l'impartialité nécessaires à l'exercice d'une fonction et à la poursuite des buts du Conseil, ou à l'occasion de laquelle un membre d'un jury, d'un comité ou un appréciateur utilise ou cherche à utiliser les attributs de sa fonction pour en retirer un avantage indu ou pour procurer un avantage indu à une tierce personne.

Constitue un intérêt direct le fait qu'un membre d'un jury, d'un comité ou un appréciateur présente une demande d'aide financière personnellement ou par l'intermédiaire d'un organisme artistique, d'un collectif d'artistes ou d'un promoteur.

Constitue également un intérêt direct le fait pour un membre d'un jury, d'un comité ou un appréciateur d'avoir été, au cours des deux dernières années, un membre du conseil d'administration ou un employé de l'organisme artistique présentant une demande d'aide financière.

Constitue un intérêt indirect pour le membre d'un jury, d'un comité ou un appréciateur le fait qu'une demande d'aide financière soit présentée par un membre de sa famille immédiate ou par un artiste professionnel, un collectif d'artistes, un promoteur ou un organisme artistique avec qui il a ou est susceptible d'avoir des liens d'affaires relativement à la demande d'aide financière sous examen.

Est considéré comme un organisme artistique tout organisme à but non lucratif admissible à un programme du Conseil.

Sont considérés comme membres de la famille immédiate d'un membre d'un jury, d'un comité ou d'un appréciateur son conjoint, la personne avec laquelle il vit maritalement depuis plus d'un an, ses enfants, son père, sa mère, ses frères, ses sœurs, ainsi que toute autre personne à sa charge.


Article 11
Un membre, ne peut utiliser à ses propres fins les informations confidentielles ou privilégiées qui lui sont communiquées ou transmises. À l'expiration de son mandat, il a le devoir de ne pas tirer d'avantage de sa participation.

Un membre, au terme de son mandat, doit renvoyer au Conseil l'ensemble des documents qui lui ont été remis et qui ne sont pas du domaine public. 


Article 12
Un membre de jury, de comité ou un appréciateur doit s'engager formellement à respecter le présent Code, en signant le formulaire d'engagement de confidentialité apparaissant à l'annexe I du Code et dont copie lui sera transmise par le Conseil en même temps qu'un exemplaire de ce Code. Ce formulaire dûment rempli et signé doit être transmis au chargé de programmes responsable avant que la documentation ne lui soit remise. 

Il doit également faire état de ses intérêts directs et indirects, tel que défini à l'article 10, avant le début de la réunion de travail ou du mandat et remettre au chargé de programmes responsable le formulaire de déclaration d'intérêts apparaissant à l'annexe II du présent Code, dûment rempli et signé.

Ces formulaires sont versés au dossier.


Article 13
Un membre qui ne dépose pas son formulaire dûment rempli et signé avant le début de son mandat, voit sa participation ou son mandat annulé. Le membre doit, de plus, déposer par écrit au chargé de programme responsable une mise à jour de cette déclaration dès qu'un changement survient au cours de son mandat. Si un membre ne respecte pas le Code d'éthique et de déontologie, le Conseil peut mettre fin à son mandat et son nom peut être retiré de la banque de personnes-ressources.

Le formulaire qui suit est fourni à titre d'exemple. Le formulaire à remplir et à signer sera transmis par le Conseil aux personnes engagées pour participer à un jury, un comité ou pour agir à titre d'appréciateur.


FORMULAIRE D'ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITÉ 
DES MEMBRES D'UN JURY, D'UN COMITÉ CONSULTATIF, D'UN COMITÉ DE SÉLECTION
OU D'UN APPRÉCIATEUR


Nom du membre : _____________________________________________________________

Description du mandat : ________________________________________________________

Tout membre externe d'un jury, d'un comité ou un appréciateur du Conseil des arts et des lettres du Québec doit s'engager à respecter le caractère confidentiel des renseignements et des documents reçus dans le cadre de son mandat et à respecter le Code d'éthique et de déontologie régissant les membres de jurys, de comités et les appréciateurs du Conseil des arts et des lettres du Québec.

Je soussigné(e), ________________________________________ , reconnais avoir été nommé(e) par le Conseil des arts et des lettres du Québec, pour siéger au sein du jury, du comité consultatif ou de sélection ci-dessus mentionné ou pour agir à titre d'appréciateur et avoir accepté ce mandat.

À ce titre, je reconnais que je suis susceptible de recevoir des renseignements et des documents confidentiels concernant le Conseil ainsi que sur les artistes et les organismes artistiques relevant de sa juridiction. 

Je reconnais que la divulgation de tels renseignements et documents confidentiels pourrait contrevenir à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, être préjudiciable au Conseil et être contraire à ses intérêts ainsi qu'à ceux des artistes et des organismes artistiques.

Je déclare avoir pris connaissance du Code d'éthique et de déontologie régissant les membres de jurys, de comités et les appréciateurs du Conseil des arts et des lettres du Québec et en saisir le sens et la portée. J'adhère aux principes et aux valeurs qui y sont mentionnés. Je m'engage également à assumer tous les devoirs et obligations qui y sont énumérés.

Le formulaire qui suit est fourni à titre d'exemple. Le formulaire à remplir et à signer sera transmis par le Conseil aux personnes engagées pour participer à un jury, un comité ou pour agir à titre d'appréciateur.


FORMULAIRE DE DÉCLARATION D'INTÉRÊTS
D'UN MEMBRE D'UN JURY, D'UN COMITÉ CONSULTATIF, D'UN COMITÉ DE SÉLECTION OU D'UN APPRÉCIATEUR D'UN SPECTACLE, D'UN ÉVÉNEMENT, D'UNE EXPOSITION, D'UNE ŒUVRE, D'UN PROJET PARTICULIER OU D'UNE DEMANDE DE BOURSE DE DÉPLACEMENT


Tout membre d'un jury, d'un comité consultatif ou d'un comité de sélection ainsi que tout appréciateur doit s'engager à déclarer tout intérêt direct ou indirect, tel que défini à l'article 10 du Code.


Je déclare avoir reçu copie du Code d'éthique et de déontologie régissant les membres de jurys, de comités et les appréciateurs du Conseil des arts et des lettres du Québec, en avoir pris connaissance dans sa totalité et particulièrement l'article 10 du chapitre III – Devoirs et obligations.


Cocher la case correspondante.

Pour les membres d'un jury, d'un comité consultatif ou d'un comité de sélection:

  Je déclare ne pas avoir d'intérêts directs ou indirects, tels que définis à l'article 10 du Code, dans le cadre de l'inscription pour laquelle je suis membre d'un jury, d'un comité consultatif ou d'un comité de sélection.


Pour les appréciateurs:


  Je déclare ne pas avoir d'intérêts directs ou indirects, tels que définis à l'article 10 du Code, envers un artiste, un collectif d'artistes, un organisme artistique ou un promoteur dont j'évalue le spectacle, l'événement, l'exposition, l'œuvre, le projet particulier ou la demande de bourse de déplacement.

OU

  Je déclare avoir des intérêts directs ou indirects, tel que définis à l'article 10 du Code, et je fais état de mes intérêts comme suit (joindre un feuillet supplémentaire si nécessaire) :