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1. PRINCIPES GÉNÉRAUX
À titre de gestionnaire de fonds publics, le Conseil des arts et des lettres du Québec («le Conseil») a non seulement des comptes à rendre aux artistes et aux organismes artistiques, mais également au public en général.
Dans cette optique, le Conseil désire établir une politique définissant la façon dont il traite et diffuse
l'information le concernant. Par ailleurs, le Conseil désire bénéficier de la confiance des artistes et des organismes artistiques ainsi que du public par le biais de la communication de renseignements sur ses activités qui est justifiée par le type
d'opérations qu'il effectue.
Le Conseil recherche ainsi, dans l'élaboration et la mise en œuvre de cette Politique de diffusion de
l'information («la politique»), un équilibre entre sa volonté de transparence et son obligation de protection des intérêts des artistes et des organismes artistiques le tout en respectant la loi,
ses engagements et les droits des tiers.
Dans la recherche de cet équilibre qui détermine les modalités de sa Politique, le Conseil adhère aux principes suivants:
- Favoriser la réalisation de sa mission conformément à la Loi sur le Conseil des arts et des lettres du Québec (la «loi sur le Conseil») et agir dans le meilleur intérêt de ses clientèles;
- Respecter les lois auxquelles il est assujetti;
- Respecter ses engagements de confidentialité;
- Répondre aux demandes d'accès aux documents le concernant conformément à
la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (la «loi sur
l'accès»);
- Diffuser au besoin, sur toute question d'intérêt public le concernant,
l'information dans un esprit de transparence.
La présente Politique énonce les obligations et les usages du Conseil en matière de diffusion de
l'information, les formes de diffusion et le processus de contrôle de
l'information à diffuser de manière à créer un cadre propice à la diffusion de
l'information.
2. PORTÉE DE LA POLITIQUE
La présente Politique s'applique aux employés et aux administrateurs du Conseil et doit leur servir de guide concernant la divulgation de
l'information. Elle porte sur toute information qui est diffusée par le Conseil, de quelque nature que ce soit et par quelque moyen que ce soit auprès des médias, des clientèles et du public.
3. OBLIGATIONS ET USAGES DU CONSEIL CONCERNANT LE CONTENU DE L'INFORMATION DIFFUSÉE
3.1 Obligations légales du Conseil en matière de diffusion de
l'information
Le Conseil est tenu de diffuser de l'information pour fins de conformité à certaines lois auxquelles il est assujetti, notamment la loi sur le Conseil, la loi sur
l'administration publique et la loi sur l'accès.
3.1.1 Loi sur le Conseil
La loi sur le Conseil prévoit que le Conseil est tenu de présenter chaque année un rapport annuel de ses activités de
l'année ainsi que ses états financiers au ministre de la Culture et des Communications et que ces documents doivent être déposés par le ministre à
l'Assemblée nationale. Ainsi, le Conseil est tenu de diffuser annuellement une série de renseignements dans le cadre de son obligation de reddition de compte.
3.1.2 Loi sur l'administration publique
La loi sur l'administration publique, à laquelle le Conseil est assujetti depuis le 1er avril 2003, oblige le Conseil à adopter une déclaration de services aux citoyens, un plan stratégique et un rapport annuel de gestion. Le Conseil diffuse ces documents dans le cadre de son obligation de reddition de compte.
3.1.3 Loi sur l'accès
La loi sur l'accès permet à toute personne d'avoir accès aux documents détenus par un organisme public de juridiction québécoise dans
l'exercice de ses fonctions principales et accessoires. Des exceptions et des restrictions sont prévues à la divulgation de certains types de renseignements. À titre
d'organisme gouvernemental, le Conseil est tenu de répondre aux demandes
d'accès qui lui sont adressées par les médias et le public, à l'intérieur des limites prévues par la loi sur
l'accès. Le Conseil adhère aux principes d'accès à l'information et en comprend
l'importance dans une perspective globale de transparence de l'administration publique.
3.2 Usages de diffusion de l'information
Le Conseil diffuse de l'information à chaque fois qu'il est tenu de le faire. Ainsi, sur demande et sous réserve des dispositions qui suivent concernant les moyens et les processus de diffusion de
l'information, le Conseil diffuse toute l'information qu'il détient à
l'exception des documents contenant de l'information confidentielle. Pour les fins de la présente Politique, est notamment considérée comme de
l'information confidentielle:
(i) l'information dont la communication peut ou, selon le cas, doit être refusée conformément à la loi
d'accès, soit notamment :
- tout renseignement dont la diffusion aurait pour effet de révéler une transaction ou un projet de transaction relatif à des biens ou des services
lorsqu'une telle diffusion porterait atteinte aux intérêts économiques du Conseil;
- tout renseignement industriel, financier, commercial, scientifique ou technique fourni par un tiers et habituellement traité par le tiers de façon confidentielle et dont la diffusion
n'a pas été autorisée par ce tiers;
- tout renseignement industriel, financier, commercial, scientifique ou technique fourni par un tiers dont la diffusion risque de nuire à sa compétitivité et
n'a pas été autorisée par ce tiers;
- les mémoires de délibérations d'une séance du conseil d'administration du Conseil
jusqu'à l'expiration d'un délai de quinze ans de leur date;
- les renseignements personnels sur un individu, soit tous les renseignements qui concernent une personne physique et qui permettent de
l'identifier.
(ii) l'information que le Conseil s'est engagé envers un tiers à garder confidentielle.
4. MOYENS ET PROCESSUS DE DIFFUSION
Le Conseil diffuse de façon régulière, par écrit ou autrement, de sa propre initiative ou sur demande, des renseignements le concernant, au moyen de communiqués de presse
qu'il émet ou de conférences de presse qu'il tient et lorsqu'il répond aux demandes de renseignements qui lui sont adressées. Plusieurs de ces renseignements sont accessibles sur le site
Web du Conseil.
4.1 Les communiqués de presse
Le Conseil diffuse de l'information par voie de communiqué de presse dans les cas où il désire informer le public
d'un fait important concernant ses activités.
Dans le cas où un communiqué de presse est émis, le Conseil adhère au principe
d'une diffusion de l'information rapide et exacte.
4.2 Les conférences de presse
Le Conseil diffuse de l'information lorsqu'il tient une conférence de presse, principalement pour effectuer une annonce ou commenter un événement ou un dossier.
4.3 Les positions officielles
Afin de s’assurer que toute l’information transmise aux médias soit toujours exacte, avec une mise en contexte appropriée de manière à ne pas être mal interprétée, toutes les questions, toutes les demandes des médias et tous les projets de communiqués de presse doivent être acheminés à la Direction des relations publiques dont la responsabilité est de coordonner et de gérer l’ensemble des relations de presse du Conseil. Cette dernière analyse toutes les questions qui lui sont posées et les demandes qui lui sont soumises. Elle y répond verbalement ou prépare, au besoin, une position officielle écrite sur celles-ci. Cette position, une fois rédigée à partir de l’information fournie par la direction concernée, est transmise à cette direction pour avis et soumise ensuite à l’approbation du président-directeur général. Il en est de même du contenu de tout communiqué de presse ou de toute conférence de presse.
4.4 Les porte-parole
Le président-directeur général est le représentant officiel du Conseil et son porte-parole auprès du gouvernement, des autres organismes et gouvernements ainsi que du public. En son absence ou en cas
d'incapacité d'agir, c'est le vice-président du Conseil qui agit comme son porte-parole officiel. Sont également les porte-parole les employés désignés de la Direction des relations publiques pour répondre aux questions et aux demandes des médias. Au besoin et pour des fins spécifiques, le président-directeur général peut désigner un administrateur ou un employé pour agir comme porte-parole. Il est interdit à tout employé ou administrateur non autorisé
d'agir comme porte-parole du Conseil et de communiquer avec les médias.
Tout administrateur, autre que le président-directeur général, appelé ou invité à représenter officiellement le Conseil à
l'externe, doit au préalable obtenir l'autorisation expresse du conseil
d'administration, du comité exécutif ou du président-directeur général, et il ne peut
d'aucune manière lier autrement le Conseil. Tout semblable engagement ou représentation doit être compatible avec les buts, orientations et politiques du Conseil.
4.5 Les réponses aux demandes d'information de nature générale
Le Conseil diffuse de l'information lorsqu'il répond aux diverses demandes
d'information de nature générale qui lui sont adressées par les médias ou le public.
L'information qu'il communique peut être contenue dans le rapport annuel ou être disponible sur son site
Web.
Les demandes d'information de nature générale peuvent être adressées à la Direction des relations publiques
:
- par courriel à l'adresse suivante :
info
@ calq.gouv.qc.ca
- par téléphone au numéro suivant : 514 864-2930;
- par téléphone sans frais au numéro suivant : 1 800 608-3350;
- par télécopieur au numéro suivant : 514 864-4161;
- par la poste à l'adresse suivante : Secrétaire et responsable de
l'accès aux documents, 500, Place d'Armes, 15e étage, Montréal (Québec) H2Y 2W2.
Afin d'assurer que toutes les demandes soient traitées conformément à la présente Politique, toutes les demandes des médias et du public, à
l'exception des demandes d'accès à l'information en vertu de la loi
d'accès, sont acheminées à la Direction des relations publiques. Celle-ci en prend connaissance et y répond conformément à la présente Politique.
4.6 Les demandes d'accès aux documents en vertu de la loi d'accès
Le Conseil diffuse de l'information lorsqu'il répond à des demandes
d'accès aux documents qui lui sont adressées par des tiers conformément à la loi
d'accès. Toutes les demandes d'accès à des documents du Conseil doivent être acheminées au secrétaire du Conseil et responsable de
l'accès aux documents.
Ces demandes peuvent être adressées au responsable de l'accès aux documents
:
- par courriel à l'adresse suivante:
secretaireduconseil
@ calq.gouv.qc.ca
- par téléphone au numéro suivant : 514 864-4346;
- par téléphone sans frais au numéro suivant : 1 800 608-3350;
- par télécopieur au numéro suivant : 514 873-7885;
- par la poste à l'adresse suivante : Secrétaire et responsable de
l'accès aux documents, 500, Place d'Armes, 15e étage, Montréal (Québec) H2Y 2W2.
Le secrétaire et responsable de l'accès aux documents prend connaissance des demandes
d'accès aux documents qui lui sont adressées et y donne suite conformément à la présente Politique et aux dispositions de la loi
d'accès.
Tout employé qui reçoit une demande d'accès aux documents doit la transmettre sans délai au secrétaire et responsable de
l'accès aux documents.
4.7 Les documents diffusés sur le site Web du Conseil
Le Conseil diffuse sur son site Internet ses documents d'intérêt public, et plus particulièrement
:
- la loi sur le Conseil;
- le Règlement de régie interne du conseil d'administration;
- son rapport annuel;
- son plan stratégique;
- sa déclaration de services aux citoyens;
- les Code d'éthique et de déontologie régissant ses administrateurs, ses employés ainsi que les membres des jurys, des comités consultatifs et les appréciateurs, et la Déclaration de principe concernant le respect des règles d'éthique et de déontologie régissant les administrateurs d'organismes;
- ses programmes de bourses aux artistes et de subventions aux organismes artistiques ainsi que ses formulaires de demande
d'aide financière;
- la liste des bourses et des subventions octroyées;
- certaines de ses politiques d'intérêt public, incluant notamment
sa Politique de diffusion de
l'information, sa Politique de gestion des plaintes, sa Politique concernant les jurys, les comités consultatifs et les appréciateurs et sa Politique
d'attribution de prix et reconnaissances;
- certains guides, incluant le Guide d'information sur l'évaluation par les pairs, le Guide de présentation
d'une demande de bourses et le Guide pour l'élaboration d'une politique à
l'égard de la propriété intellectuelle, du droit d'auteur et du paiement des cachets;
- ses communiqués de presse;
- ses bulletins d'information destinés au public;
- les autres documents dont la diffusion sur son site est obligatoire en vertu de la loi
d'accès;
- tout autre document qu'il juge pertinent.
4.8 Demandes de diffusion de documents et d'information réservés à
l'usage interne
Le Conseil est appelé à recevoir des demandes concernant la diffusion de documents et
d'information réservés à son usage interne, notamment des études, des recherches, des rapports statistiques, des orientations, des politiques, des règles de conduite, des documents de réflexion, des documents et recommandations destinés aux instances, etc.
À moins d'une autorisation du président-directeur général ou d'une décision du conseil
d'administration, les documents et information réservés à l'usage interne du Conseil ne doivent pas être diffusés. En cas de doute sur une demande de documents ou
d'information, l'employé ou l'administrateur qui reçoit une telle demande doit
l'acheminer au secrétaire du Conseil qui, après examen de cette demande et son évaluation en regard de
l'application de la loi d'accès, fait une recommandation au président-directeur. La décision finale concernant la diffusion
d'un document ou d'une information réservé à l'usage interne du Conseil est prise par le président-directeur général. En cas de doute, ce dernier peut soumettre la question au conseil
d'administration pour décision.
5. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente Politique de diffusion de l'information entre en vigueur dès son adoption par le conseil d'administration. Il en est de même de toute modification à cette Politique.
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