Renseignements généraux
Par ce programme, le Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ) vise à soutenir des associations professionnelles d'artistes pour la réalisation de leurs activités reliées au domaine des arts et des lettres.


Description du programme
Soutien au fonctionnement aux associations professionnelles d'artistes pour une année.

Veuillez noter que la prochaine inscription pour une demande de soutien au fonctionnement sur une base pluriannuelle (quatre années ou deux années) se tiendra en 2013.


Objectifs généraux du programme
En accordant des subventions aux associations professionnelles, le CALQ poursuit les objectifs suivants:

• permettre la réalisation d'activités contribuant au développement d'un domaine artistique telles que la formation, le perfectionnement, l'information et autres;
• maintenir les échanges, la concertation et la consultation avec les milieux des arts et des lettres;
• contribuer à la reconnaissance de l'artiste et de l'écrivain en tant que professionnel tel qu'énoncé dans les législations québécoises sur le statut de l'artiste.

En 2012-2013, le CALQ soutiendra en priorité au fonctionnement pour une année les organismes:

• qui sont émergents ou de la relève (5 ans et moins d'existence);
• ou qui proposent des initiatives structurantes (services collectifs, mise en commun de ressources, fusion, etc.);
• ou qui apportent une contribution complémentaire au développement de la discipline, de la région ou de publics.

Ce soutien procure à l'organisme une subvention pour une année, sans récurrence.


Conditions d'admissibilité
Ce programme s'adresse aux associations professionnelles d'artistes qui doivent être formées en personne morale légalement constituée sans but lucratif, ayant son siège social au Québec, et dont la majorité des administrateurs sont des citoyens canadiens résidant habituellement au Québec ou des résidents permanents au sens de l'article 2(1) de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés qui résident habituellement au Québec.

L'organisme doit avoir mené des activités dans le secteur au cours de la dernière année et doit avoir à son actif au moins une année d'activités. Il doit démontrer qu'il dispose des ressources humaines, techniques et matérielles nécessaires à l'accomplissement de son mandat en matière de vie associative ou d'offre de services. Il doit générer un volume d'activités ainsi que des revenus significatifs par rapport aux domaines artistique et littéraire et au contexte territorial.


Inadmissibilité
N'est pas admissible à ce programme, une association professionnelle d'artistes déjà soutenue au fonctionnement dans le cadre d'un autre programme du CALQ, de la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC) ou du ministère de la Culture, des Communications et de la Condition féminine.


Lexique

Association professionnelle d'artistes
On entend par association professionnelle d'artistes, un groupement d'artistes d'un même domaine ayant pour objet la défense des intérêts professionnels et socio-économiques de l'ensemble des artistes représentés en vertu de l'accréditation accordée par la Commission de reconnaissance d'artistes et des associations de producteurs (CRAAAP) ou de la Commission des relations de travail (CRT). Elle doit être constituée en vertu des lois qui régissent le statut de l'artiste au Québec et remplir les fonctions associatives qui y sont définies. Elle doit percevoir annuellement des cotisations de ses membres pour l'exercice de ses fonctions.


Liens avec un organisme apparenté
L'organisme subventionné qui a des liens d'affaires avec un ou des organismes apparentés, doit :

• être l'unique bénéficiaire de ses surplus, subventions et autres apports externes;
• fournir la preuve que les transactions avec des sociétés apparentées respectent les règles suivantes :
  • elles doivent être documentées formellement par contrat ou par entente écrite;
  • elles doivent faire l'objet d'une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus;
  • les conditions et les coûts y découlant doivent être au moins comparables à ce qui prévaudrait avec une tierce partie;
• rendre disponible, sur demande du CALQ, les états financiers de l'organisme apparenté.

Présentation de la demande
L'organisme qui désire s'inscrire à ce programme doit remplir le formulaire prévu à cet effet et fournir un dossier complet en s'assurant d'y inclure toutes les pièces exigées, incluant une copie du contrat type avec les artistes, les auteurs ou les compagnies invitées.

Le formulaire d'inscription peut être téléchargé à partir de la page du programme auquel il est rattaché sur le site Web du CALQ. [Sous la rubrique Formulaire en haut à gauche de cette page]

Le dossier d'inscription doit être fourni en un seul exemplaire de format 21,6 cm x 27,9 cm (8 1/2 po x 11 po). Les documents ne doivent pas être brochés, reliés ou imprimés recto verso, ceci afin d'en faciliter la photocopie.

Le CALQ ne se tient pas responsable de la perte des documents fournis ou des dommages encourus lors du transport de ces pièces. À l'exception des états financiers, il est donc recommandé de ne jamais joindre les originaux des documents ou matériel d'appui à une demande de subvention.

Seuls les documents visuels, sonores et les publications sont retournés dans un délai de 90 jours après l'annonce des résultats.

Sous réserve des dispositions de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, le CALQ respecte la confidentialité des documents et renseignements en sa possession ainsi que de ceux qui lui ont été transmis.


Lieu d'inscription
Les demandes peuvent être acheminées à l'un ou l'autre des bureaux du CALQ, à Québec ou à Montréal.

Date limite d'inscription

Le 1^er février 2012

Lorsqu'une date limite d'inscription coïncide avec un jour non ouvrable ou férié, elle est reportée au jour ouvrable suivant. Le CALQ considère le cachet de la poste comme étant la date de réception de la demande. Les demandes incomplètes ou celles reçues après la date limite d'inscription ne sont pas admissibles.

Le CALQ émet un accusé de réception par courriel aux demandeurs qui ont une adresse électronique. Dans les cas où les demandes sont déposées aux bureaux du CALQ, un accusé de réception daté sera remis.

Délai de réponse
Si le dossier est complet, le CALQ informe le demandeur de sa décision, à la suite de l'évaluation de sa demande, dans un délai d'environ cinq mois après la date d'inscription.

Les organismes ayant déposé une demande inadmissible recevront une lettre identifiant les motifs de l'inadmissibilité.


Évaluation des demandes de subventions
Les demandes sont analysées, en premier lieu, par les chargés de programmes du CALQ en fonction des conditions d'admissibilité et des objectifs généraux du programme.

Toutes les demandes jugées admissibles sont soumises au comité consultatif de la discipline concernée afin qu'il produise un avis. Les avis sont ensuite soumis au comité consultatif qui est formé pour évaluer les associations professionnelles.

Ces comités sont formés en vertu de la Politique concernant les jurys, les comités et les appréciateurs du CALQ. Les membres sont des personnes reconnues pour leurs compétences dans le domaine concerné et possèdent une bonne connaissance des organismes et de leur impact sur le milieu artistique.

Les recommandations du comité consultatif et les analyses des secteurs disciplinaires sont ensuite soumises à la direction et finalement au conseil d'administration pour décision. Ce dernier peut accepter les recommandations ou rendre toute autre décision qu'il juge à propos, particulièrement en ce qui a trait aux orientations adoptées. À cet égard, la décision du conseil d'administration du CALQ est finale.

La Politique concernant les jurys, les comités et les appréciateurs du CALQ est disponible sur son site Web.

Le processus d'évaluation des demandes est décrit dans un document d'information disponible sur le site Web du CALQ. [Guide d'information sur l'évaluation par les pairs]


Modalités d'attribution d'une subvention
Les modalités d'attribution d'une subvention sont décrites dans une lettre d'entente qui doit être signée par un représentant dûment autorisé de l'organisme.

La subvention du CALQ doit être complémentaire à d'autres sources de revenus. Lorsque l'organisme connaît le montant des subventions qu'il obtient du CALQ et d'autres organismes publics, il doit, s'il y a lieu, préparer un budget révisé et équilibré qu'il soumettra au CALQ.

La subvention accordée peut s'appliquer à une partie ou à l'ensemble des activités décrites par l'organisme dans sa demande. Si celui-ci ne peut réaliser une partie ou l'ensemble des activités qui ont fait l'objet de la subvention, il doit aussitôt en aviser le CALQ. Le CALQ peut, conséquemment, ajuster le montant de la subvention et l'organisme peut être tenu de rembourser une partie ou la totalité de la subvention.

L'organisme subventionné doit se conformer aux lois québécoises qui lui sont applicables : la Loi sur le statut professionnel et les conditions d'engagement des artistes de la scène, du disque et du cinéma (L.R.Q., c. S-32.1) et la Loi sur le statut professionnel des artistes des arts visuels, des métiers d'art et de la littérature et sur les contrats avec les diffuseurs, notamment en ayant un contrat écrit avec l'artiste contenant les six mentions prévues à l'article 31 de la loi (L.R.Q., c. S-32.01). 

Par ailleurs, l'organisme subventionné doit aussi respecter la Loi sur l'équité salariale (L.R.Q., chapitre E-12.001) et la Charte de la langue française (L.R.Q.,c. C-11, chapitre V, titre II), notamment pour l'organisme qui compte plus de 50 personnes à son emploi.

L'organisme doit déposer sa politique à l'égard de la propriété intellectuelle et du paiement de cachets aux artistes, auteurs et collaborateurs. Un exemple de politique est disponible sur le site Web du CALQ. [Guide pour l'élaboration d'une politique à l'égard de la propriété intellectuelle, du droit d'auteur et du paiement de cachets aux artistes, auteurs, écrivains et collaborateurs]

L'organisme qui reçoit une subvention s'engage à faire respecter rigoureusement par les membres de son conseil d'administration les dispositions des articles 321 à 330 de la Section III (Des obligations des administrateurs et de leurs inhabilités) du Code civil du Québec.

L'organisme qui reçoit une subvention pour son fonctionnement pour une année doit fournir un rapport d'activité ainsi qu'un rapport financier concernant l'utilisation de la subvention dans un délai de quatre mois après la fin de son exercice financier. Ce rapport d'activité doit contenir l'ensemble des données réelles, tel que spécifié dans la lettre d'entente. Ce document sera disponible sur le site Web du CALQ, à la page Rapports pour les organismes.

L'organisme qui, au cours d'une même année, reçoit une ou plusieurs subventions de toutes sources publiques, incluant le CALQ, doit présenter des états financiers de sa dernière année d'activité. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue de sources publiques (provinciale, fédérale et municipale). L'organisme doit se conformer aux exigences suivantes:

• si le total de ces subventions est inférieur à 50 000 $, les états financiers peuvent être préparés par l'organisme;
• si le total de ces subventions se situe entre 50 000 $ et 250 000 $, les états financiers doivent faire l'objet d'un rapport d'examen préparé par un expert-comptable;
• si le total de ces subventions est supérieur à 250 000 $, les états financiers doivent être vérifiés par un comptable agréé.

Ces états financiers doivent être adoptés par résolution du conseil d'administration et présentés dans les quatre mois suivant la fin de l'exercice financier de l'organisme.

Nonobstant ce qui précède, le CALQ se réserve le droit de réclamer en tout temps des états financiers vérifiés d'un organisme qu'il subventionne ainsi que des états financiers vérifiés du ou des organismes apparentés et tout autre renseignement les concernant qu'il juge pertinent. L'organisme autorise le CALQ et lui assure l'accès, ou à ses représentants dûment identifiés, aux heures normales de bureau, à ses locaux, ses livres, sa documentation, aux contrats signés entre l'organisme et les artistes, écrivains et collaborateurs ainsi qu'à tout autre document que le CALQ peut raisonnablement requérir aux fins d'application et de vérification de la présente entente; l'organisme permet aussi la reproduction de tout document nécessaire à ces fins.

L'organisme subventionné doit se conformer aux normes d'utilisation du logo du CALQ telles que décrites dans un document disponible sur son site Web. [Normes de visibilité et d'utilisation du logo du CALQ]

Le défaut de se conformer aux modalités d'attribution d'une subvention et aux conditions particulières qui s'y rattachent de même que le non-respect des lois qui leur sont applicables peuvent compromettre l'admissibilité ultérieure d'un organisme aux programmes du CALQ.


Processus de révision
Sous réserve de ce qui suit, les décisions du conseil d'administration du CALQ sont finales et sans appel.

Un organisme admissible au fonctionnement peut, en s'adressant par écrit au secrétaire du CALQ, faire une demande de révision s'il juge inéquitable le traitement de sa demande de subvention de fonctionnement au regard des critères et des conditions établis. Une telle demande de révision ne peut cependant pas porter uniquement sur le montant de la subvention accordée à l'organisme ou sur le refus du CALQ d'accorder à l'organisme une subvention de fonctionnement.

Toute demande de révision doit concerner un dossier traité par le CALQ pendant l'année en cours et être acheminée au plus tard le 15 septembre de la même année.

Après analyse de la demande de révision, et sur recommandation du secrétaire du CALQ, le conseil d'administration du CALQ est alors appelé à statuer sur la demande de révision présentée par l'organisme. La décision du conseil d'administration du CALQ devient alors finale et sans appel. Elle n'est plus sujette à une autre demande de révision.


Critères d'évaluation
L'organisme qui présente une demande de subvention au fonctionnement fait l'objet d'une évaluation au mérite de sa performance qui porte principalement sur sa mission et l'acquittement de son mandat, sa gestion et gouvernance ainsi que sa contribution au développement de la discipline et son apport à la communauté artistique.


1. Mission et acquittement du mandat : 40  %

• qualité et pertinence du programme d'activités et de services, et son adéquation au regard du mandat et des orientations de l'organisme.

2. Gestion et gouvernance : 20 %

• qualité de la gestion et de la planification sur le plan des ressources humaines, financières et matérielles;
• efforts consacrés à la rémunération des travailleurs culturels;
• Importance de la contribution des membres, diversification des sources de financement et atteinte de l'équilibre budgétaire.

3. Contribution au développement de la discipline et apport à la communauté artistique : 40 %

• capacité à maintenir et/ou améliorer sa représentativité dans un domaine artistique ou un secteur d'activité à l'échelle nationale compte tenu du bassin d'adhérents potentiels;
• effort consenti pour rejoindre la communauté artistique visée dans l'ensemble des régions du Québec;
• efforts consacrés à l'amélioration des conditions socio-économiques dans la discipline concernée;
• caractère significatif des retombées en termes de défense, de vie associative et de développement du domaine artistique.

Veuillez sélectionner une discipline pour accéder aux programmes offerts aux organismes qui oeuvrent dans ce secteur et au calendrier des dates limites d'inscription.


Arts du cirque

Arts multidisciplinaires

Arts numériques, cinéma et vidéo

Arts visuels

Danse

Littérature et conte

Métiers d'art

Musique

Recherche architecturale

Théâtre