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Renseignements généraux
Par ce programme, le Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ)
souhaite appuyer financièrement la tenue de manifestations artistiques d'envergure nationale ou internationale dans les domaines des arts du cirque, des arts multidisciplinaires et de la musique.
Les organismes œuvrant dans les domaines des arts visuels, des métiers d'art et de l'architecture sont admissibles au
Programme de subventions en arts visuels, métiers d'art et architecture, ceux du domaine des arts médiatiques au
Programme de subventions en arts médiatiques
et ceux des domaines de la littérature et du conte au Programme de subventions en littérature.
Ce programme concerne le soutien au fonctionnement pour une année. Veuillez noter que la prochaine inscription pour une demande de soutien au fonctionnement sur une base pluriannuelle (quatre années ou deux années) se tiendra en 2013.
Objectifs généraux du programme
En accordant des subventions pour la tenue d'événements nationaux et internationaux, le
CALQ poursuit les objectifs
suivants :
- permettre, dans le cadre d'une programmation spécifique et représentative d'un secteur, la présentation d'œuvres et la tenue d'activités d'artistes et de
spécialistes;
- promouvoir de nouvelles œuvres ou ouvrir la voie à
l'innovation;
- favoriser les échanges et la confrontation de points de vue relativement à la pratique
artistique;
- favoriser la diffusion des œuvres et accroître la renommée nationale et internationale des artistes et des organismes
québécois;
- favoriser la participation du public, des praticiens et des spécialistes d'un secteur aux activités de l'événement.
Conditions générales d'admissibilité
Ce programme s'adresse aux organismes professionnels responsables de la tenue d'un événement d'envergure nationale ou internationale dans les domaines des arts du cirque, des arts multidisciplinaires et de la musique.
L'organisme doit être une personne morale légalement constituée sans but lucratif, ayant son siège social au Québec, et dont la majorité des administrateurs sont des citoyens canadiens résidant habituellement au Québec ou des résidents permanents au sens de l'article 2(1) de la
Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés qui résident habituellement au Québec.
L'organisme doit avoir à son actif au moins une année de réalisation. Il doit démontrer qu'il dispose des ressources humaines, techniques et matérielles nécessaires à l'accomplissement de son mandat en matière de programmation, d'accueil, de gestion, de promotion et de mise en marché; enfin, il doit générer un volume d'activités ainsi que des revenus de guichet ou d'autres revenus significatifs par rapport à sa discipline et au contexte territorial.
L'événement doit se dérouler au Québec. Il peut être annuel, biennal ou triennal.
Inadmissibilité
N'est pas admissible à ce programme, l'organisme qui présente :
- une programmation composée majoritairement d'activités non reconnues comme
professionnelles;
- gratuitement la majorité de ses activités;
- un événement déjà réalisé à la date d'inscription;
- un événement déjà soutenu dans le cadre d'un autre programme du
CALQ ou par la Société de développement des entreprises culturelles
(SODEC).
Lexique
Événement national
On entend par événement national un événement qui accueille, de façon significative, des artistes et des spécialistes québécois d'un domaine particulier. Selon la nature de l'événement, la programmation doit inclure la création d'œuvres ou la présentation d'œuvres inédites, doit tenir compte des nouvelles tendances dans la discipline visée et doit comprendre des activités qui peuvent susciter des échanges.
La participation d'artistes et de spécialistes québécois à l'événement doit être prédominante.
L'événement doit être appuyé par un plan de promotion prévoyant des activités au plan national, la participation des médias nationaux qui peuvent diffuser l'événement ou lui donner une notoriété à l'échelle nationale.
Événement international
On entend par événement international un événement qui accueille, de façon significative, des artistes et des spécialistes québécois, canadiens et étrangers d'un domaine particulier et dont les activités peuvent susciter des échanges et ententes réciproques.
L'événement doit être appuyé par un plan de promotion important prévoyant notamment la participation des médias nationaux et internationaux qui peuvent diffuser l'événement ou lui donner une notoriété à l'échelle nationale et internationale.
Liens avec un organisme apparenté
L'organisme subventionné qui a des liens d'affaires avec un ou des organismes apparentés,
doit :
- être l'unique bénéficiaire de ses surplus, subventions et autres apports
externes;
- fournir la preuve que les transactions avec des sociétés apparentées respectent les règles
suivantes :
- elles doivent être documentées formellement par contrat ou par entente
écrite;
- elles doivent faire l'objet d'une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement
reconnus;
- les conditions et les coûts y découlant doivent être au moins comparables à ce qui prévaudrait avec une tierce
partie;
- rendre disponible, sur demande du CALQ, les états financiers de l'organisme apparenté.
Présentation de la demande
L'organisme qui désire s'inscrire à ce programme doit remplir le formulaire prévu à cet effet et fournir un dossier complet en s'assurant d'y inclure toutes les pièces exigées, incluant une copie du contrat-type avec les artistes, les auteurs ou les compagnies invitées.
Dans le cas où l'événement intègre plus d'un secteur artistique, l'organisme doit déposer sa demande dans le secteur artistique qui domine dans sa programmation.
Le formulaire d'inscription peut être téléchargé à partir de la page du programme auquel il est rattaché sur le site Web du
CALQ. [Sous la rubrique Formulaire en haut à gauche de cette page]
Le dossier d'inscription doit être fourni en un seul exemplaire de format 21,6 cm x 27,9 cm (8 1/2 po x 11 po). Les documents ne doivent pas être brochés, reliés ou imprimés recto verso, ceci afin d'en faciliter la photocopie.
Le CALQ ne se tient pas responsable de la perte des documents fournis ou des dommages encourus lors du transport de ces pièces. À l'exception des états financiers, il est donc recommandé de ne jamais joindre les originaux des documents ou matériel d'appui à une demande de subvention.
Seuls les documents visuels, sonores et les publications sont retournés dans un délai de 90 jours après l'annonce des résultats.
Sous réserve des dispositions de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, le
CALQ respecte la confidentialité des documents et renseignements en sa possession ainsi que de ceux qui lui ont été transmis.
Lieu d'inscription
Les demandes peuvent être acheminées à l'un ou l'autre des bureaux du
CALQ, à Québec ou à Montréal.
Date limite d'inscription
Le 1er février 2012
Lorsqu'une date limite d'inscription coïncide avec un jour non
ouvrable ou férié, elle est reportée au jour ouvrable suivant. Le CALQ considère le cachet de la poste comme étant la date de réception
de la demande. Les demandes incomplètes ou celles reçues après la
date limite d'inscription ne sont pas admissibles.
Le CALQ émet un accusé de réception par courriel aux demandeurs
qui ont une adresse électronique. Dans les cas où les demandes sont
déposées aux bureaux du CALQ, un accusé de réception daté sera
remis.
Délai de réponse
Si le dossier est complet, le CALQ informe le demandeur de sa décision, à la suite de l'évaluation de sa demande, dans un délai d'environ cinq mois après la date
limite d'inscription.
Les organismes ayant déposé une demande inadmissible recevront une lettre identifiant les motifs de l'inadmissibilité.
Évaluation des demandes de subvention
Les demandes sont analysées, en premier lieu, par les chargés de programmes du
CALQ en fonction des conditions d'admissibilité et des objectifs généraux du programme.
Les demandes jugées admissibles sont soumises au comité consultatif qui est formé en vertu de la
Politique concernant les jurys, les comités et les appréciateurs du
CALQ. Les membres sont des personnes reconnues pour leurs compétences dans le domaine concerné et possèdent une bonne connaissance des organismes et de leur impact sur le milieu artistique.
Le comité consultatif évalue au mérite les demandes sur la base des critères d'évaluation inscrits dans le programme et tient compte des orientations du
CALQ. Au terme de ses travaux, il fait part de ses recommandations au
CALQ.
Les recommandations du comité consultatif et les analyses du secteur disciplinaire sont ensuite soumises à la direction et finalement au conseil
d'administration pour décision. Ce dernier peut accepter les recommandations ou rendre toute autre décision
qu'il juge à propos, particulièrement en ce qui a trait aux orientations adoptées. À cet égard, la décision du conseil
d'administration du CALQ est finale.
La Politique concernant les jurys, les comités et les appréciateurs du
CALQ est disponible sur son site Web.
Le processus d'évaluation des demandes est décrit dans un document d'information disponible
sur le site Web du CALQ.
[Guide d'information sur l'évaluation par les
pairs]
Modalités d'attribution d'une subvention
Les modalités d'attribution d'une subvention sont décrites dans une lettre d'entente qui doit être signée par un représentant dûment autorisé de l'organisme.
La subvention du CALQ doit être complémentaire à d'autres sources de revenus. Lorsque l'organisme connaît le montant des subventions qu'il obtient du
CALQ et d'autres organismes publics, il doit, s'il y a lieu, préparer un budget révisé et équilibré qu'il soumettra au
CALQ.
La subvention accordée peut s'appliquer à une partie ou à l'ensemble des activités décrites par l'organisme dans sa demande. Si celui-ci ne peut réaliser une partie ou l'ensemble des activités qui ont fait l'objet de la subvention, il doit aussitôt en aviser le
CALQ. Le CALQ peut, conséquemment, ajuster le montant de la subvention et l'organisme peut être tenu de rembourser une partie ou la totalité de la subvention.
L'organisme subventionné doit se conformer aux lois québécoises qui lui sont applicables : la
Loi sur le statut professionnel et les conditions d'engagement des artistes de la scène, du disque et du cinéma
(L.R.Q., c. S-32.1) et la Loi sur le statut professionnel des artistes des arts visuels, des métiers
d'art et de la littérature et sur les contrats avec les diffuseurs, notamment en ayant un contrat écrit avec
l'artiste contenant les six mentions prévues à l'article 31 de la loi (L.R.Q., c. S-32.01).
Par ailleurs, l'organisme subventionné doit aussi respecter la Loi sur
l'équité salariale (L.R.Q., chapitre E-12.001) et la Charte de la langue française (L.R.Q.,c. C-11, chapitre V, titre II), notamment pour
l'organisme qui compte plus de 50 personnes à son emploi.
L'organisme doit déposer sa politique à l'égard de la propriété intellectuelle et du paiement de cachets aux artistes, auteurs et collaborateurs. Un exemple de politique est disponible
sur le site Web du CALQ.
[Guide pour l'élaboration d'une politique à l'égard de la propriété intellectuelle, du droit d'auteur et du paiement de cachets aux artistes, auteurs, écrivains et
collaborateurs]
L'organisme qui reçoit une subvention s'engage à faire respecter rigoureusement par les membres de son conseil
d'administration les dispositions des articles 321 à 330 de la Section III
(Des obligations des administrateurs et de leurs inhabilités) du
Code civil du Québec.
L'organisme qui reçoit une subvention pour son fonctionnement pour une année doit fournir un rapport d'activité ainsi qu'un rapport financier concernant l'utilisation de la subvention dans un délai de quatre mois après la fin de son exercice financier. Ce rapport d'activité doit contenir l'ensemble des données réelles, tel que spécifié dans la lettre d'entente.
Ce document sera disponible sur le site Web du CALQ, à la page Rapports
pour les organismes.
L'organisme qui, au cours d'une même année, reçoit une ou plusieurs subventions de toutes sources publiques, incluant le
CALQ, doit présenter des états financiers de sa dernière année d'activité. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue de sources publiques (provinciale, fédérale et municipale). L'organisme doit se conformer aux exigences
suivantes:
- si le total de ces subventions est inférieur à 50 000 $, les états financiers peuvent être préparés par
l'organisme ;
- si le total de ces subventions se situe entre 50 000 $ et 250 000 $, les états financiers doivent faire l'objet d'un rapport d'examen préparé par un
expert-comptable ;
- si le total de ces subventions est supérieur à 250 000 $, les états financiers doivent être vérifiés par un comptable agréé.
Ces états financiers doivent être adoptés par résolution du conseil d'administration et présentés dans les quatre mois suivant la fin de l'exercice financier de l'organisme.
Nonobstant ce qui précède, le CALQ se réserve le droit de réclamer en tout temps des états financiers vérifiés
d'un organisme qu'il subventionne ainsi que des états financiers vérifiés du ou des organismes apparentés et tout autre renseignement les concernant
qu'il juge pertinent. L'organisme autorise le CALQ et lui assure l'accès, ou à ses représentants dûment identifiés, aux heures normales de bureau, à ses locaux, ses livres, sa documentation, aux contrats signés entre
l'organisme et les artistes, écrivains et collaborateurs ainsi qu'à tout autre document que le
CALQ peut raisonnablement requérir aux fins
d'application et de vérification de la présente entente; l'organisme permet aussi la reproduction de tout document nécessaire à ces fins.
L'organisme qui reçoit une subvention doit se conformer aux normes d'utilisation du logo du
CALQ telles que décrites dans un document disponible
sur son site Web.
[Normes de visibilité et d'utilisation du logo du
CALQ]
Le défaut de se conformer aux modalités d'attribution d'une subvention et aux conditions particulières qui s'y rattachent de même que le non-respect des lois qui leur sont applicables peuvent compromettre l'admissibilité ultérieure d'un organisme aux programmes du
CALQ.
Processus de révision
Sous réserve de ce qui suit, les décisions du conseil d'administration du
CALQ sont finales et sans appel.
Un organisme admissible au fonctionnement peut, en s'adressant par écrit au secrétaire du
CALQ, faire une demande de révision s'il juge inéquitable le traitement de sa demande de subvention de fonctionnement au regard des critères et des conditions établis. Une telle demande de révision ne peut cependant pas porter uniquement sur le montant de la subvention accordée à l'organisme ou sur le refus du
CALQ d'accorder à l'organisme une subvention de fonctionnement.
Toute demande de révision doit concerner un dossier traité par le CALQ pendant l'année en cours et être acheminée au plus tard le 15 septembre de la même année.
Après analyse de la demande de révision, et sur recommandation du secrétaire du
CALQ, le conseil d'administration du CALQ est alors appelé à statuer sur la demande de révision présentée par l'organisme. La décision du conseil d'administration du
CALQ devient alors finale et sans appel. Elle n'est plus sujette à une autre demande de révision.
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