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La forme masculine utilisée dans ce document désigne autant les femmes que les hommes.
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Ces modalités se retrouvent dans la lettre d'entente des mesures suivantes:
Les modalités d'attribution d'une subvention sont décrites dans une lettre d'entente qui doit être signée par un représentant dûment autorisé de l'organisme ou de l'organisme titulaire.
La subvention du Conseil doit être complémentaire à d'autres sources de revenus. Lorsque le demandeur connaît le montant des subventions qu'il obtient du Conseil et d'autres organismes publics, il doit, s'il y a lieu, préparer un budget révisé et équilibré qu'il soumettra au Conseil.
L'organisme ou l'organisme titulaire qui reçoit une subvention ponctuelle pour un projet doit obligatoirement fournir un rapport d'activité ainsi qu'un rapport financier concernant l'utilisation de la subvention dans un délai de quatre mois après la fin du projet. Ces rapports doivent être produits à même le formulaire de demande de subvention initialement rempli par l'organisme ou l'organisme titulaire et doivent contenir l'ensemble des données réelles.
La subvention accordée peut s'appliquer à une partie ou à l'ensemble des activités décrites par le demandeur dans sa demande. Si celui-ci ne peut réaliser une partie ou l'ensemble des activités qui ont fait l'objet de la subvention, il doit aussitôt en aviser le Conseil. Le Conseil peut, conséquemment, ajuster le montant de la subvention et le demandeur peut être tenu de rembourser une partie ou la totalité de la subvention.
Dans le cas des arts médiatiques, un organisme ou un organisme titulaire agissant en tant que producteur tel que défini dans la
Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec (L.R.Q., c. B-2.2) doit respecter l'article 20.9.1. qui concerne le dépôt légal des films.
L'organisme ou l'organisme titulaire subventionné doit se conformer aux lois québécoises qui lui sont applicables : la
Loi sur le statut professionnel et les conditions d'engagement des artistes de la scène, du disque et du cinéma (L.R.Q., c. S-32.1) et la
Loi sur le statut professionnel des artistes des arts visuels, des métiers d'art et de la littérature et sur les contrats avec les
diffuseurs, notamment en ayant un contrat écrit avec l'artiste contenant les six mentions prévues à l'article 31 de la loi (L.R.Q., c. S-32.01).
Par ailleurs, l'organisme ou l'organisme titulaire subventionné doit aussi respecter la
Loi sur l'équité salariale (L.R.Q., chapitre E-12.001) et la Charte de la langue française (L.R.Q.,c. C-11, chapitre V, titre II), notamment pour l'organisme ou l'organisme titulaire qui compte plus de 50 personnes à son emploi.
L'organisme ou l'organisme titulaire qui reçoit une subvention s'engage à faire respecter rigoureusement par les membres de son conseil d'administration les dispositions des articles 321 à 330 de la Section III (Des obligations des administrateurs et de leurs inhabilités) du
Code civil du Québec.
L'organisme ou l'organisme titulaire qui, au cours d'une même année, reçoit une ou plusieurs subventions de toutes sources publiques, incluant le Conseil, doit présenter des états financiers de sa dernière année d'activité. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue de sources publiques (provinciale, fédérale et municipale).
L'organisme ou l'organisme titulaire doit se conformer aux exigences suivantes:
- si le total de ces subventions est inférieur à 50 000 $, les états financiers peuvent être préparés par l'organisme ou l'organisme titulaire;
- si le total de ces subventions se situe entre 50 000 $ et 250 000 $, les états financiers doivent faire l'objet d'un rapport d'examen préparé par un expert-comptable;
- si le total de ces subventions est supérieur à 250 000 $, les états financiers doivent être vérifiés par un comptable agréé.
Ces états financiers doivent être adoptés par résolution du conseil d'administration et présentés dans les quatre mois suivant la fin de l'exercice financier de l'organisme ou de l'organisme titulaire.
Nonobstant ce qui précède, le Conseil se réserve le droit de réclamer en tout temps des états financiers vérifiés d'un organisme ou d'un organisme titulaire qu'il subventionne ainsi que des états financiers vérifiés du ou des organismes apparentés et tout autre renseignement les concernant qu'il juge pertinent. L'organisme ou l'organisme titulaire autorise le Conseil et lui assure l'accès, ou à ses représentants dûment identifiés, aux heures normales de bureau, à ses locaux, ses livres, sa documentation, aux contrats signés entre l'organisme ou l'organisme titulaire et les artistes, écrivains et collaborateurs ainsi qu'à tout autre document que le Conseil peut raisonnablement requérir aux fins d'application et de vérification de la présente entente; il permet aussi la reproduction de tout document nécessaire à ces fins.
Le demandeur subventionné doit se conformer aux normes d'utilisation du logo du Conseil telles que décrites dans un document disponible au Conseil et sur son site Web. [Accès
aux Normes de visibilité et d'utilisation du logo du Conseil].
Le défaut de se conformer aux modalités d'attribution d'une subvention et aux conditions particulières qui s'y rattachent de même que le non-respect des lois en vigueur qui leur sont applicables peuvent compromettre l'admissibilité ultérieure d'un organisme ou d'un organisme titulaire aux programmes du Conseil.
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