INTRODUCTION

En créant le Conseil des arts et des lettres du Québec, le gouvernement a voulu associer le milieu artistique à la gestion des décisions qui le concernent. Cette orientation a été déterminante dans l'organisation du Conseil dont le conseil d'administration est formé de personnes issues de différents milieux artistiques, en provenance des régions comme des grands centres.

C'est également en consultation étroite et continue avec les représentants des milieux artistiques et culturels - les associations professionnelles et regroupements nationaux d'artistes, les conseils régionaux de la culture et les commissions consultatives sectorielles de pairs - que le Conseil élabore et révise périodiquement ses programmes d'aide financière, en vue de les adapter aux besoins spécifiques de chaque discipline et des diverses dynamiques régionales.

Pour l'appuyer dans l'attribution des bourses et des subventions, le Conseil a recours à des jurys, à des comités consultatifs et à des comités de sélection. Plus de 300 artistes et spécialistes du milieu des arts et des lettres, de partout au Québec, sont associés annuellement aux décisions. Ce processus décisionnel est au cœur même du fonctionnement du Conseil et se fonde sur l'expertise d'un milieu, sur la compétence des pairs et leur capacité de tenir compte des dynamiques propres au processus de création.

Ce guide a pour objectif de décrire le processus d'évaluation par les pairs dans l'attribution des bourses aux artistes professionnels et des subventions aux organismes artistiques soutenus par le Conseil des arts et des lettres du Québec. De plus, ce document répond à quelques questions particulières entourant l'attribution de l'aide financière.

LE CONSEIL ET SON FONCTIONNEMENT

Quelle est la mission du Conseil?
Le Conseil des arts et des lettres du Québec a pour mission de soutenir, sur l'ensemble du territoire québécois, la recherche et la création artistique et littéraire, l'expérimentation, la production et la diffusion dans les domaines des arts visuels, des métiers d'art, de la littérature, des arts de la scène, des arts multidisciplinaires, des arts médiatiques et de la recherche architecturale. Il soutient également le rayonnement des artistes, des écrivains, des organismes artistiques et de leurs œuvres au Québec, dans le reste du Canada et à l'étranger. 


Qui gère le Conseil?
Les affaires du Conseil des arts et des lettres du Québec sont gérées par un conseil d'administration formé de 15 membres nommés par le gouvernement dont la présidente, qui préside les réunions et voit au bon fonctionnement du conseil d'administration, et le président-directeur général, qui est responsable de la gestion du Conseil dans le cadre de ses règlements et politiques. Les membres sont principalement issus des domaines culturels dans lesquels le Conseil exerce ses attributions. Le conseil d'administration adopte, entre autres, les orientations, les politiques, le plan stratégique, le budget, les programmes et mesures d'aide ainsi que l'attribution des bourses et des subventions.

En plus des séances régulières, les membres du conseil d'administration participent, selon leur champ d'expertise, aux travaux des comités permanents ou des commissions consultatives. Ces commissions, qui sont composées également de membres externes, permettent aux milieux artistiques de s'exprimer sur les mesures d'aide financière et sur les orientations disciplinaires du Conseil.


Quels types d'initiatives le Conseil soutient-il?
Le Conseil offre aux artistes professionnels des bourses destinées à soutenir la recherche et la création, de même que des bourses de soutien à la carrière permettant le perfectionnement, l'accueil en résidence ou un séjour à l'étranger. Le Conseil accorde annuellement plus d'un millier de bourses.

Le Conseil offre aux organismes artistiques sans but lucratif des subventions pour soutenir leur fonctionnement ou des projets de production, de diffusion au Québec et hors Québec, pour l'accueil de spectacles étrangers et pour l'organisation d'événements nationaux et internationaux. Le Conseil soutient plus de 500 organismes artistiques.


Par quel processus les bourses et subventions sont-elles attribuées?
La politique d'attribution des bourses et des subventions du Conseil repose sur un processus d'évaluation juste et rigoureux basé sur le jugement par les pairs. 

Les demandes de bourses sont évaluées au mérite par les membres des jurys [voir l'article 2 de la Politique concernant les jurys, les comités et les appréciateurs] 

Le rôle d'un membre de jury est défini plus bas.

Les demandes de subventions sont évaluées au mérite par les membres de comités consultatifs [voir l'article 2 de la Politique concernant les jurys, les comités et les appréciateurs]. 

Le rôle d'un membre de comité consultatif est défini plus bas.

Au moins une fois tous les quatre ans pour les organismes bénéficiant d'un financement pluriannuel, et annuellement pour les autres organismes, les dossiers sont soumis à un processus d'évaluation. Il revient au conseil d'administration du Conseil de prendre une décision finale relativement à l'octroi d'une subvention.

Dans le cadre d'ententes signées entre le Conseil et des partenaires signataires, les demandes sont évaluées par les membres de comités de sélection [voir l'article 2 de la Politique concernant les jurys, les comités et les appréciateurs].

Le rôle d'un membre de comité de sélection est défini plus bas.


Comment sont prises les décisions des jurys, des comités consultatifs et des comités de sélection?
Les choix d'un jury, d'un comité de sélection et les recommandations d'un comité consultatif sont faits selon le principe du consensus. En l'absence de consensus, les choix sont faits selon le principe de la majorité des voix des membres du jury ou du comité. L'annonce des décisions est faite conformément aux renseignements contenus, s'il y a lieu, dans les brochures de programmes.


Qui peut faire partie d'un comité consultatif, d'un comité de sélection ou d'un jury?
Le Conseil gère une banque de personnes-ressources aux fins de la composition de ses jurys, comités consultatifs et comités de sélection ainsi que de l'embauche d'appréciateurs.


Comment est constituée la banque de personnes-ressources du Conseil?
La Politique concernant les jurys, les comités et les appréciateurs définit:

• les conditions d'admissibilité à la banque de personnes-ressourses (BPR) du Conseil [voir l'article 3.1 de la politique];
• les modalités d'inscription [voir l'article 3.2 de la politique].

Qui approuve les candidatures à la banque de personnes-ressources?
La Politique concernant les jurys, les comités et les appréciateurs présente les modalités appliquées aux fins de:

• l'approbation des candidatures [voir l'article 3.3 de la politique];
• la mise à jour de la banque de personnes-ressources du Conseil [voir l'article 3.4 de la politique].

Comment les jurys, les comités consultatifs et les comités de sélection sont-ils composés?
La Politique concernant les jurys, les comités et les appréciateurs définit la composition des comités et jurys [voir l'introduction de l'article 4 de la politique] et les critères de sélection à respecter [voir l'article 4.1 de la politique].


Le Conseil fait appel à des appréciateurs. Dans quelles circonstances?
Le Conseil fait à l'occasion appel à des appréciateurs [voir l'article 2 de la Politique concernant les jurys, les comités et les appréciateurs].

Le rôle d'un appréciateur est défini plus bas.


Quelle est la durée du mandat des jurys, comités consultatifs, comités de sélection et appréciateurs?
Il n'existe pas de jurys permanents au Conseil. La Politique concernant les jurys, les comités et les appréciateurs définit la durée de chaque type de mandat. [voir l'article 4.2 de la politique]


Quelles sont les modalités d'engagement d'un membre de jury, de comité consultatif, de comité de sélection et d'un appréciateur?
La Politique concernant les jurys, les comités et les appréciateurs introduit les modalités d'engagement [voir l'article 4.3 de la politique] telles que définies au Code d'éthique et de déontologie régissant les membres de jurys, de comités et les appréciateurs et les formulaires à remplir. [voir l'article 6.1 de la politique]


Comment connaître le nom des membres d'un jury, d'un comité consultatif ou d'un comité de sélection?
La Politique concernant les jurys, les comités et les appréciateurs présente les modalités de publication. [voir l'article 4.4 de la politique]


Un membre de jury, un membre de comité ou un appréciateur est-il rémunéré?
La Politique concernant les jurys, les comités et les appréciateurs précise:

• les honoraires des membres de jurys, de comités ou des appréciateurs [voir l'annexe I de la politique] ;
• les modalités de paiement des honoraires ainsi que des frais de séjour et de déplacement. [voir l'article 6.3 de la politique]

Quels sont les rôles respectifs du personnel du Conseil, d'un membre de jury, de comité consultatif, de comité de sélection et d'un appréciateur?
La Politique concernant les jurys, les comités et les appréciateurs définit respectivement le rôle:

• de la personne responsable du programme [article 5.1 de la politique];
• d'un membre de jury [article 5.2 de la politique];
• d'un membre de comité consultatif [article 5.3 de la politique];
• d'un membre de comité de sélection [article 5.4 de la politique];
• d'un appréciateur [article 5.6 de la politique].

Quel est le rôle du conseil d'administration suite à un comité ou un jury?
Le Règlement de régie interne du conseil d'administration du Conseil des arts et des lettres du Québec définit les instances et les conditions auxquelles le conseil d'administration délègue l'approbation de l'octroi de l'aide financière aux organismes et aux artistes professionnels [voir la Section III, article 14 n du Règlement de régie interne]

LE CONSEIL ET L'ATTRIBUTION DES FONDS

Quels sont les critères pris en considération lors de l'évaluation?
Les critères d'évaluation d'une demande de bourse sont modulés en fonction de la discipline artistique et du type de bourse demandée (recherche et création, commandes d'œuvres, promotion, spectacles littéraires ou de contes et œuvres littéraires hypermédiatiques, perfectionnement, studios et ateliers-résidences, déplacement). Ces critères apparaissent dans les brochures descriptives du programme de bourses aux artistes et aux écrivains professionnels. 

En ce qui concerne les demandes de subvention, le comité consultatif doit tenir compte des objectifs généraux et des critères d'évaluation identifiés dans chacun des programmes de subventions adoptés par le Conseil. Il tient également compte des orientations du Conseil. 


Comment est évaluée la qualité artistique des demandes?
L'évaluation de la qualité artistique repose sur l'expertise des membres de comités et jurys et sur l'examen des documents soumis par les artistes ou les organismes, d'où l'importance pour les demandeurs de présenter des documents adéquats et représentatifs de leurs réalisations. Lorsque des appréciations de spectacles, d'expositions, d'événements, d'oeuvres, de projets particuliers ou autres ont eu lieu, les avis des appréciateurs sont aussi déposés aux comités consultatifs ou aux jurys.


Peut-on connaître le nom des artistes et des organismes qui ont reçu une aide financière du Conseil?
Pour connaître le nom des artistes qui ont reçu une bourse et des organismes soutenus par le Conseil, il est possible de consulter la liste des bourses et subventions octroyées au cours d'un exercice financier dans le rapport annuel. Ces listes sont également disponibles sur le site Web du Conseil.


Quel est le délai de réponse à une demande de bourse ou de subvention?
Pour les bourses, le Conseil informe l'artiste, par écrit, de la réponse à sa demande environ trois mois après la date limite d'inscription. Exceptionnellement, pour les bourses de déplacement, le délai est de huit semaines après le dépôt de la demande. 

Les organismes sont, quant à eux, informés par écrit des décisions du Conseil environ cinq mois après la date limite d'inscription. 


Un artiste ou un organisme peut-il recevoir des commentaires sur l'évaluation de sa demande?
Pour obtenir des renseignements sur l'évaluation de sa demande, l'artiste ou l'organisme doit communiquer avec la personne responsable de son dossier au Conseil. Celle-ci lui transmettra verbalement les renseignements relatifs à l'évaluation de sa demande et pourra fournir plus de précisions sur le contexte de l'évaluation. Ces renseignements sont fournis uniquement aux candidats ou aux organismes eux-mêmes et non aux agents, conjoints ou autres, suite à la réception de la lettre divulguant les résultats.


Un candidat ou un organisme peut-il en appeler de la décision prise à son égard?
Sous réserve de ce qui suit, les décisions du Conseil concernant les bourses et les subventions sont finales et sans appel.

Toutefois, un organisme admissible au fonctionnement peut, en s'adressant par écrit au secrétaire du Conseil, faire une demande de révision s'il juge inéquitable le traitement de sa demande de subvention de fonctionnement au regard des critères et des conditions établis. Une telle demande de révision ne peut cependant pas porter uniquement sur le montant de la subvention accordée à l'organisme ou sur le refus du Conseil d'accorder à l'organisme une subvention de fonctionnement.

Toute demande de révision doit concerner un dossier traité par le Conseil pendant l'année en cours et être acheminée au plus tard le 15 septembre de la même année.

Après analyse de la demande de révision, et sur recommandation du secrétaire du Conseil, le conseil d'administration du Conseil est alors appelé à statuer sur la demande de révision présentée par l'organisme. La décision du conseil d'administration du Conseil devient alors finale et sans appel. Elle n'est plus sujette à une autre demande de révision.

L'ÉTHIQUE AU CONSEIL

Quels sont les engagements d'éthique et de déontologie des membres de comités, de jurys et appréciateurs?
Les membres de comités et de jurys ainsi que les appréciateurs s'engagent à respecter les règles d'éthique et de déontologie prévues, lesquelles sont parties intégrantes de leur formulaire d'engagement de confidentialité.

À cet effet, en complément des critères de sélection énoncés plus haut, le Code d'éthique et de déontologie régissant les membres de jurys, de comités et les appréciateurs:

• prévoit la signature d'une déclaration d'intérêts par les membres de comités, de jurys et les appréciateurs [voir l'article 9 du code];
• définit la notion de conflit d'intérêts [voir l'article 10 du code].

Les délibérations et recommandations des jurys, comités consultatifs et comités de sélection sont-elles confidentielles?
Les membres s'engagent à respecter le caractère confidentiel des délibérations et des recommandations du jury ou du comité consultatif et à ne pas divulguer, ni utiliser à quelque fin que ce soit, tout renseignement de nature confidentielle provenant du Conseil, d'un organisme ou d'un artiste relativement à une demande d'aide financière au Conseil. Le Conseil garantit la confidentialité des documents nominatifs en sa possession ainsi que le non-accès à tout document confidentiel qu'il reçoit, sous réserve des cas prévus par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.


Le conseil d'administration et le personnel du Conseil sont-ils soumis à un code d'éthique?
Les membres du conseil d'administration du Conseil sont soumis à un code d'éthique et de déontologie. Ces derniers de même que le personnel du Conseil doivent s'abstenir de prendre part à toute discussion ou décision relative à une demande d'aide financière qui risque d'être entachée par une situation de conflit d'intérêts direct ou indirect réelle ou potentielle. Ils doivent agir de bonne foi et avec impartialité dans l'exercice de leurs fonctions. Enfin, au même titre que les membres des jurys, des comités consultatifs, des comités de sélection ainsi que des appréciateurs, ils ne peuvent utiliser à leurs propres fins les informations confidentielles ou privilégiées qui leur sont communiquées ou transmises.


Pour plus d'information, veuillez consulter les codes d'éthique et de déontologie en vigueur au Conseil.