Volet III

Soutien à la consolidation et au développement d'organismes artistiques de Trois Rivières

PRÉAMBULE

En vue de poursuivre leurs orientations respectives et le travail commun amorcé en 2001 pour le développement et la diffusion de la pratique artistique professionnelle en Mauricie, la Conférence régionale des élus (CRÉ) de la Mauricie, le Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ), le Conseil de la culture et des communications de la Mauricie (CCCM), le Forum Jeunesse Mauricie (FJM) et la Ville de Trois-Rivières ont signé en 2010 une entente spécifique qui vise:

• une meilleure visibilité et une diversification des sources de revenus pour les artistes et les écrivains professionnels;
• l'émergence de la relève artistique professionnelle;
• la création de projets artistiques qui renforcent les liens de partenariat et de solidarité au sein de la collectivité mauricienne;
• le développement et le rayonnement des organismes artistiques professionnels.

Cette entente comprend la création du Fonds de la Mauricie pour les arts et les lettres dont une partie des crédits annuels, soit 40 000 $, est attribuée à la mise en oeuvre du volet 3 intitulé Soutien à la consolidation et au développement d'organismes artistiques de Trois-Rivières.

Cette entente s'inscrit dans les orientations ministérielles concernant la démocratisation de la culture et confirme l'engagement du Conseil des arts et des lettres du Québec en matière de reconnaissance des spécificités régionales.

Elle a été rendue possible grâce à l'étroite collaboration entre la CRÉ de la Mauricie et le CALQ, le CCCM, le FJM, la Ville de Trois-Rivières, le ministère de la Culture, des Communications et de la Condition féminine (MCCCF) et le ministère des Affaires municipales, des Régions et de l'Occupation du territoire (MAMROT).


OBJECTIFS

L'aide financière sera attribuée dans le cadre des exercices financiers 2011-2012 et 2012-2013. Les projets soumis s'inscrivent dans une démarche visant à maximiser la capacité d'action des organismes. Ils doivent répondre au moins à un des objectifs spécifiques suivants:

• Soutenir des projets visant à consolider le mandat artistique des organismes et à maximiser leur capacité d'action sur le territoire municipal;
• soutenir des projets de développement organisationnel des organismes ayant une action artistique structurante sur le territoire municipal.

CONDITIONS D'ADMISSIBILITÉ

Sont admissibles les organismes artistiques professionnels sans but lucratif de Trois-Rivières oeuvrant dans les domaines suivants : arts du cirque, arts médiatiques, arts multidisciplinaires, arts visuels, chanson, danse, littérature, conte, métiers d'art, musique, théâtre et recherche architecturale. Ceux-ci font appel à des artistes professionnels, des concepteurs ou des intervenants reconnus dans leur discipline artistique. Leur administration est assurée par un personnel qualifié et expérimenté.

Les organismes artistiques professionnels soutenus ou admissibles aux programmes d'aide financière du CALQ.

Organisme professionnel 
L'organisme doit être une personne morale légalement constituée sans but lucratif, ayant son siège social sur le territoire de la Ville de Trois-Rivières et dont la majorité des administrateurs sont des citoyens canadiens résidant habituellement au Québec ou des résidents permanents au sens de l'article 2 (1) de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés qui résident habituellement au Québec. 


RESTRICTIONS

L'organisme a reçu une aide financière dans le cadre du volet 3 peut présenter une nouvelle demande à la condition d'avoir produit son rapport final d'utilisation de subvention. Ce rapport doit avoir été accepté par le CALQ.

Au cours d'une même période d'inscription, un organisme ne peut déposer deux projets peu importe la discipline.

Les projets déjà réalisés à la date limite d'inscription ne sont pas admissibles.

Le personnel du CCCM, de la CRÉ de la Mauricie, du FJM et de la Ville de Trois-Rivières ne sont pas admissibles au programme du Fonds de la Mauricie pour les arts et les lettres.

Les organismes municipaux ou paramunicipaux n'y sont pas non plus admissibles. 


Lien avec un organisme apparenté 
L'organisme subventionné qui a des liens d'affaires avec un ou des organismes apparentés doit:

• être l'unique bénéficiaire de ses surplus, subventions et autres apports externes;
• fournir la preuve que les transactions avec des sociétés apparentées respectent les règles suivantes:
  • elles doivent être documentées formellement par contrat ou par entente écrite;
  • elles doivent faire l'objet d'une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus;
  • les conditions et les coûts y découlant doivent être au moins comparables à ce qui prévaudrait avec une tierce partie;
  • sur demande du CALQ rendre disponibles les états financiers de l'organisme apparenté.

TYPES DE PROJET ADMISSIBLE

Les projets recevables doivent avoir un impact dans la communauté. À titre d'exemple:

• projet faisant appel à des personnes-ressources en vue d'améliorer la structure administrative, les services de communication et de promotion ou le développement de nouveaux publics;
• projet de diffusion ou d'événement ponctuel incluant la collaboration d'intervenants ou d'organismes de la collectivité;
• projet favorisant l'intégration d'artistes ou d'écrivains aux activités artistiques ou organisationnelles de l'organisme;
• projet de circulation des oeuvres sur le territoire en vue de développer des nouveaux publics.

TYPES DE PROJET INADMISSIBLE

• Projet soutenu dans le cadre d'un programme d'aide financière du MCCCF, de la SODEC ou du CALQ;
• projet visant le démarrage d'une entreprise ou d'un atelier de création à des fins strictement lucratives.

Les demandes incomplètes ou les projets déjà réalisés à la date limite d'inscription ne sont pas admissibles.


MONTANT MAXIMAL DU SOUTIEN FINANCIER

Le montant maximal accordé à un organisme ne peut excéder 20 000 $ par année. Ce montant, incluant les autres subventions gouvernementales s'il y a lieu, ne pourra représenter plus de 80 % du coût total admissible du projet. 

Si le coût réel de la réalisation du projet entraîne un dépassement du barème relatif au montant maximal de la subvention, le CALQ peut demander le remboursement du montant excédentaire.


FRAIS ADMISSIBLES

• Frais liés à l'engagement de personnel supplémentaire ou d'experts-conseils ou les deux à la fois;
• frais liés à l'amélioration des outils de gestion ou d'autres outils favorisant l'intégration des nouvelles technologies de l'information;
• frais liés à des activités de rayonnement et de diffusion sur le territoire;
• cachets et droits, frais de déplacement des artistes et des autres participants au projet;
• honoraires professionnels, frais de déplacement et indemnités quotidiennes des contractuels tels que collaborateurs, consultants, techniciens ou tout autre spécialiste qui peuvent apporter une expertise ponctuelle à la réalisation du projet;
• outils de promotion.

Les frais admissibles seront considérés à partir de la date de dépôt d'un projet.


FRAIS INADMISSIBLES

• Frais de fonctionnement des organismes;
• frais liés à des campagnes de souscription et de financement;
• frais de mise en place d'infrastructures d'une organisation (location d'un bureau, installation d'un téléphone, etc.);
• achat d'équipement spécialisé, sauf celui qui est nécessaire au projet et qui est non réutilisable;
• frais d'immobilisation, de rénovation et de construction;
• frais de formation.

CRITÈRES D'ÉVALUATION

Les projets soumis sont évalués sur la base des objectifs spécifiques au volet 3 et en fonction des normes et barèmes du programme.


ÉVALUATION DES PROJETS

Les projets retenus dans le cadre du volet 3 sont issus d'un processus de consultation entre le CALQ et la Ville de Trois-Rivières.


MODALITÉS D'ATTRIBUTION

Les montants sont attribués en fonction des crédits disponibles, des budgets soumis et des frais admissibles. En aucun temps, les montants maximums prévus au volet 3 ne peuvent être augmentés.

Les modalités d'attribution d'une subvention sont décrites dans une lettre d'entente qui doit être signée par un représentant dûment autorisé de l'organisme.

Les partenaires ne peuvent attribuer une aide financière pour les mêmes dépenses reliées à un projet déjà soutenu dans le cadre d'un programme du CALQ ou d'un autre organisme, quel qu'il soit.

Le fait d'encaisser la subvention constitue pour l'organisme un engagement à réaliser le projet prévu et à respecter les conditions rattachées à son versement.

La subvention accordée peut s'appliquer à une partie ou à l'ensemble des activités décrites par l'organisme dans sa demande. Si l'organisme ne peut réaliser une partie ou l'ensemble des activités qui ont fait l'objet de la subvention, il doit aussitôt en aviser le CALQ. Celui-ci peut, conséquemment, ajuster le montant de la subvention et l'organisme peut être tenu de rembourser une partie ou la totalité de la subvention. 

L'organisme qui reçoit une subvention s'engage à faire respecter par les membres de son conseil d'administration les dispositions des articles 321 à 330 de la Section III (Des obligations des administrateurs et de leurs inhabilités) du Code civil du Québec.

Il doit aussi se conformer aux lois québécoises qui lui sont applicables, entre autres, la Loi sur le statut professionnel et les conditions d'engagement des artistes de la scène, du disque et du cinéma (L.R.Q., c. S-32.1) et la Loi sur le statut professionnel des artistes des arts visuels, des métiers d'art et de la littérature et sur leurs contrats avec les diffuseurs, notamment en ayant un contrat écrit avec l'artiste contenant les six mentions prévues à l'article 31 de la loi (L.R.Q., c. S-32.01) et la Charte de la langue française (L.R.Q.,c. C-11, chapitre V, Titre II), notamment pour l'organisme qui compte plus de 50 personnes à son emploi. Le CALQ peut à tout moment requérir une copie des contrats signés entre l'organisme et les artistes.

L'organisme qui reçoit une subvention ponctuelle pour un projet doit obligatoirement fournir un rapport d'activité ainsi qu'un rapport financier concernant l'utilisation de la subvention dans un délai de trois mois après la fin du projet. Ces rapports doivent contenir l'ensemble des données réelles et êtres approuvés par le CALQ.

L'organisme qui, au cours d'une même année, reçoit une ou plusieurs subventions de toutes sources publiques, incluant le CALQ, doit présenter des états financiers de sa dernière année d'activité. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue de sources provinciale, fédérale et municipale. L'organisme doit se conformer aux exigences suivantes:

• si le total des subventions est inférieur à 50 000 $, les états financiers peuvent être préparés par l'organisme;
• si le total des subventions se situe entre 50 000 $ et 250 000 $, les états financiers doivent faire l'objet d'un rapport d'examen préparé par un expert-comptable;
• si le total des subventions est supérieur à 250 000 $, les états financiers doivent être vérifiés par un comptable agréé.

Ces états financiers doivent être adoptés par résolution du conseil d'administration et présentés dans les quatre mois suivant la fin de l'exercice financier.

Nonobstant ce qui précède, le CALQ se réserve le droit de réclamer en tout temps des états financiers vérifiés d'un organisme qu'il subventionne ainsi que des états financiers vérifiés du ou des organismes apparentés et tout autre renseignement les concernant qu'il juge pertinents. L'organisme autorise le CALQ et lui assure l'accès, ou à ses représentants dûment identifiés, aux heures normales de bureau, à ses locaux, ses livres, sa documentation, aux contrats signés entre l'organisme et les artistes, écrivains et collaborateurs ainsi qu'à tout autre document que le CALQ peut raisonnablement requérir aux fins d'application et de vérification de la présente entente. L'organisme permet aussi la reproduction de tout document nécessaire à ces fins. 

Le défaut de se conformer aux modalités d'attribution d'une subvention et de ses conditions particulières de même que le non respect des lois qui leur sont applicables peuvent compromettre l'admissibilité d'un organisme à une inscription ultérieure.


PRÉSENTATION D'UNE DEMANDE

L'organisme doit remplir le formulaire prévu à cet effet et fournir un dossier complet en s'assurant d'y inclure toutes les pièces exigées.

Seul l'original du formulaire dûment signé par les représentants de l'organisme est considéré comme valide. L'envoi du dossier par télécopieur ou par courrier électronique n'est pas autorisé. 

Le formulaire d'inscription est disponible sur demande au CALQ ainsi qu'à la Ville de Trois-Rivières. 

Le dossier doit inclure les éléments suivants :

• description du projet pour lequel une aide financière est demandée (maximum de deux pages au format 8 ½ x 11 po ou 500 mots);
• budget détaillé et équilibré indiquant les sources de revenus et les dépenses projetées pour la réalisation du projet;
• tout autre document à l'appui de la demande d'aide financière : charte, rapport d'activité et rapport financier du dernier exercice complété, curriculum vitae des artistes et collaborateurs, dossier de presse, lettres d'appui, échéancier, documentation visuelle ou audio.

Joindre, en cinq exemplaires, l'un ou l'autre des documents suivants identifiés au nom de l'organisme demandeur :

Pour le théâtre, les arts du cirque et les arts multidisciplinaires: une oeuvre récente présentée sur DVD, disque compact ou une compilation choisie d'une durée maximum de 15 minutes.

Pour la danse: un maximum de trois chorégraphies totalisant au plus 15 minutes enregistrées sur DVD.

Pour la musique: un enregistrement récent, en studio ou en concert, de trois oeuvres d'époque ou de genre différent, sur disque compact ou DVD. Pour les chorales, l'enregistrement devra inclure des oeuvres a cappella. 

Pour les arts médiatiques, les arts visuels, les métiers d'art et l'architecture: un maximum de 20 images numériques ou un maximum de cinq DVD, disques compacts ou une compilation choisie d'une durée maximum de 15 minutes.

Pour la littérature et le conte: un maximum de cinq livres, manuscrits, DVD, disques compacts.


Recommandations propres à un type de support
Si les pièces et documents d'appui ne peuvent pas être présentés en suivant les recommandations ci-après, veuillez communiquer avec la Direction de la musique, de la danse et de l'action territoriale du CALQ.


Supports informatiques
On entend par support informatique tous les supports qui ne peuvent être lus que par l'entremise d'un ordinateur personnel. Assurez-vous que vos supports informatiques sont lisibles dans l'environnement Windows, au moyen d'un des logiciels ou plugiciels suivants:

• Internet Explorer version 6.1 ou antérieure
• Quicktime version 7.1.3 ou antérieure
• Shockwave Player version 10.2 ou antérieure
• Windows Media Player version 9.0 ou antérieure
• FlashPlayer version 9.0 ou antérieure
• Acrobat Reader version 7.0 ou antérieure
• Microsoft Word, Excel, PowerPoint ou Visio, tous de la version 2000 ou antérieure
• ACDsee version 6.0 ou antérieure

Pour la vidéo, les formats recommandés sont MPEG (aussi appelé MPG) et AVI. Quant à l'audio, ce sont les formats MP3 et CDA.

Note : il est de votre responsabilité de vous assurer que tous les documents parviennent intacts et dans un des formats appropriés.

La Ville de Trois-Rivières et le CALQ ne se tiennent pas responsables de la perte des documents fournis ou des dommages encourus lors du transport de ces pièces. Il est donc recommandé de ne jamais joindre les originaux des documents ou du matériel d'appui à une demande.

Sous réserve des dispositions de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, la Ville de Trois-Rivières et le CALQ respectent la confidentialité des documents et renseignements en leur possession ainsi que ceux qui leur ont été transmis. 


NORMES DE VISIBILITÉ ET D'UTILISATION DES LOGOS

L'organisme qui reçoit une aide financière dans le cadre du volet 3 doit faire mention du Fonds de la Mauricie pour les arts et les lettres dans tous les documents promotionnels et d'information relatifs au projet. Il doit également afficher les logos du CALQ et de la Ville de Trois-Rivières, et ce, en se conformant aux normes d'utilisation en vigueur.

Les organismes doivent utiliser les logos dans les documents suivants, s'il y a lieu : carton d'invitation, dépliant promotionnel, catalogue d'exposition, programme de spectacle, pochette ou livret d'enregistrement, matériel audiovisuel servant à la promotion, générique d'une oeuvre, communiqué de presse, mention sur le site Web de l'organisme, etc.

Tous les logos doivent avoir une dimension équivalente. Dans une séquence horizontale, le logo du CALQ sera le premier à gauche, suivi de celui de la Ville de Trois-Rivières. Dans une séquence verticale, on retrouvera le logo du CALQ en haut, suivi de celui de la Ville de Trois-Rivières.

L'organisme doit également se conformer aux normes d'utilisation du logo CALQ telles que décrites dans un document disponible sur son site Web (www.calq.gouv.qc.ca/normes/organismes/htm).

Aucune modification ne doit être apportée aux signatures.

Pour obtenir les logos du CALQ et de la Ville de Trois-Rivières, les organismes doivent communiquer avec madame Martine Perrin du CCCM (ses coordonnées sont à la rubrique information et soutien technique).


DATE LIMITE D'INSCRIPTION

Le 1^er novembre 2010

Les partenaires considèrent le cachet de la poste comme étant la date de réception de la demande. 

Les demandes incomplètes ou celles reçues après la date limite d'inscription ne sont pas admissibles.


DÉCISION

Si le dossier est complet, les partenaires informent le demandeur de leur décision dans un délai d'environ trois mois après la date limite d'inscription.

Les organismes ayant déposé une demande inadmissible recevront une lettre identifiant les motifs de l'inadmissibilité.


LIEU D'INSCRIPTION

Les demandes doivent être acheminées à :

Ville de Trois-Rivières
Monsieur Michel Jutras
Directeur des Arts et de la Culture
1425, Place de l'Hôtel de ville
C.P. 368
Trois-Rivières (Québec) G9A 5H3

Téléphone : 819 372-4614
Télécopieur : 819 372-4632
Courriel : michel.jutras @ v3r.net

Site Web : www.v3r.net


GESTION DU PROGRAMME

Conseil des arts et des lettres du Québec
Madame Patricia Nadeau 
Chargée d'affaires régionales
79, boul. René-Lévesque Est, 3e étage
Québec (Québec) G1R 5N5

Téléphone : 418 643-1707
Sans frais : 1 800 897-1707
Télécopieur : 418 643-4558
Courriel : patricia.nadeau @ calq.gouv.qc.ca

Site Web : www.calq.gouv.qc.ca


INFORMATION ET SOUTIEN TECHNIQUE 

Conseil de la culture et des communications de la Mauricie
Madame Martine Perrin
Coordonnatrice à la concertation et au développement
118, rue Radisson, bureau 500
Trois-Rivières (Québec) G9A 2C4

Téléphone : 819 374-3242, poste 230
Télécopieur : 819 374-2649
Courriel : concertation @ culturemauricie.ca

Site Web : www.culturemauricie.ca



La forme masculine utilisée dans ce document désigne autant les femmes que les hommes.