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PRÉAMBULE
- Volet 1 : Soutien aux artistes et aux écrivains professionnels à
toutes les étapes de la carrière;
- Volet 2 : Soutien aux organismes artistiques professionnels du
territoire de Sherbrooke;
- Volet 3 : Soutien aux initiatives des territoires des MRC pour
faciliter l'accès des jeunes à la culture;
- Volet 4 : Outiller la relève artistique et culturelle de
l'Estrie;
- Volet 5 : Soutien à la promotion et à la diffusion du volet 1 de
l'Entente.
Le volet 2 dispose de crédits annuels de 100 000 $ pour faciliter la
réalisation de projets de développement destinés aux organismes
artistiques et littéraires de la Ville de Sherbrooke et encourager le
développement de publics.
L'Entente s'inscrit dans les orientations ministérielles concernant la
démocratisation de la culture et confirme l'engagement du CALQ en
matière de reconnaissance des spécificités régionales par la mise en
place des conditions favorables au développement de la pratique
artistique professionnelle en Estrie impliquant des initiatives de
partenariat avec la communauté et les milieux artistiques. Elle entend
également faciliter la réalisation de projets d'organismes artistiques
professionnels du territoire de Sherbrooke.
OBJECTIFS
Les projets soumis au volet 2 s'inscrivent dans une démarche d'une à
trois années visant à maximiser la capacité d'action des organismes. Ils
doivent répondre au moins à un des objectifs spécifiques suivants :
- Consolider le mandat artistique et à améliorer la capacité d'actions
auprès de la collectivité, notamment le développement de publics;
- Développer la structure organisationnelle d'un organisme ayant
une action structurante sur le territoire sherbrookois;
- Améliorer les conditions de pratique des artistes, des écrivains
et des travailleurs culturels au sein des organisations;
- Parrainer ou accompagner des artistes et des écrivains en
émergence;
- Favoriser le réseautage ou la mise en commun de services.
CONDITIONS D'ADMISSIBILITÉ
Sont admissibles les organismes artistiques professionnels sans
but lucratif soutenus par la Ville de Sherbrooke et oeuvrant dans les
domaines suivants : arts du cirque, arts médiatiques, arts
multidisciplinaires, arts visuels, danse, littérature et conte, métiers
d'art, musique, recherche architecturale et théâtre.
Ces organismes font appel à des artistes professionnels, des concepteurs
ou des intervenants reconnus dans leur discipline artistique. Leur
administration est assurée par un personnel qualifié et expérimenté.
Organismes professionnels
L'organisme doit être une personne morale légalement constituée sans but
lucratif, ayant son siège social sur le territoire de la Ville de
Sherbrooke et dont la majorité des administrateurs sont des citoyens
canadiens résidant habituellement au Québec ou des résidents permanents
au sens de l'article 2 (1) de la Loi sur l'immigration et la
protection des réfugiés qui résident habituellement au Québec.
Les organismes artistiques professionnels soutenus ou admissibles aux
programmes d'aide financière du CALQ.
Organismes inadmissibles
Les organismes professionnels de création production et de diffusion de
la chanson et des variétés doivent s'adresser à la Société de
développement des entreprises culturelles (SODEC).
Les organismes voués à l'enseignement, à l'éducation et à la formation
professionnelle de même que les organismes publics, parapublics
mandataires des gouvernements et des corporations municipales sont
inadmissibles à ce programme.
RESTRICTIONS
L'organisme qui a déjà reçu une aide financière dans le cadre du volet 2
peut présenter une nouvelle demande à la condition d'avoir produit au
préalable son rapport final d'utilisation de subvention. Ce rapport doit
avoir été accepté par le CALQ.
Un organisme ne peut déposer deux projets au cours d'une même période
d'inscription, peu importe la discipline.
Les projets déjà réalisés à la date limite d'inscription ne sont pas
admissibles.
Lien avec un organisme apparenté
L'organisme subventionné qui a des liens d'affaires avec un ou des
organismes apparentés doit :
- être l'unique bénéficiaire de ses surplus, subventions et autres
apports externes;
- fournir la preuve que les transactions avec des sociétés apparentées
respectent les règles suivantes :
- elles doivent être documentées formellement par contrat ou par
entente écrite;
- elles doivent faire l'objet d'une divulgation par voie de notes
aux états financiers conformément aux principes comptables
généralement reconnus;
- les conditions et les coûts y découlant doivent être au moins
comparables à ce qui prévaudrait avec une tierce partie;
- sur demande du CALQ rendre disponibles les états financiers de
l'organisme apparenté.
TYPES DE PROJETS ADMISSIBLES
Les projets recevables dans le cadre du Fonds doivent nécessairement
impliquer des partenariats parmi les formes suivantes :
Les projets recevables doivent avoir un impact dans la communauté. À
titre d'exemple :
- projet faisant appel à des personnes-ressources en vue d'améliorer
la structure administrative, les services de communication et de
promotion ou le développement de nouveaux publics;
- projet de diffusion ou d'événement ponctuel incluant la collaboration d'intervenants ou d'organismes
de la collectivité;
- projet favorisant l'intégration d'artistes ou d'écrivains aux activités artistiques ou organisationnelles de l'organisme;
- projet de circulation des oeuvres sur le territoire en vue de développer des nouveaux publics.
TYPES DE PROJETS INADMISSIBLES
- Projet soutenu dans le cadre d'un programme d'aide financière de la CRÉ, de la Ville de Sherbrooke, du MCCCF, de la SODEC
ou du CALQ;
- projet visant le démarrage d'une entreprise ou d'un atelier de création à des fins strictement lucratives.
Les demandes incomplètes ou les projets déjà réalisés à la date limite
d'inscription ne sont pas admissibles.
MONTANT MAXIMAL DE L'AIDE FINANCIÈRE
Le montant maximal accordé annuellement à un organisme ne peut excéder
25 000 $ pour une subvention totale de 75 000 $ pour trois ans. Le
montant annuel ne pourra représenter plus de 80 % du coût total
admissible du projet incluant les autres subventions gouvernementales,
s'il y a lieu.
Le soutien attribué aux organismes artistiques professionnels de la
Ville de Sherbrooke dans le cadre de ce volet est pour trois années
consécutives. Au terme de chaque exercice financier, l'organisme ayant
reçu une aide est tenu de présenter un rapport d'activités ainsi qu'un
bilan financier et il doit actualiser son programme de renforcement
accompagné d'un budget pro-format.
Si le coût réel de la réalisation du projet entraîne un dépassement du
barème relatif au montant maximal de la subvention, les partenaires
peuvent demander le remboursement du montant excédentaire.
FRAIS ADMISSIBLES
- Frais liés à l'engagement de personnel supplémentaire ou d'experts
conseils ou les deux à la fois;
- frais liés à l'amélioration des outils de gestion ou d'autres outils favorisant l'intégration des nouvelles technologies de l'information;
- frais liés à des activités de rayonnement et de diffusion sur le territoire;
– cachets et droits, frais de déplacement des artistes et des autres
participants au projet;
- honoraires professionnels, frais de déplacement et indemnités
quotidiennes des collaborateurs, des consultants, des techniciens et
tout autre spécialiste qui peuvent apporter une expertise ponctuelle
à la réalisation du projet;
- frais de matériaux, de location d'équipements et de transport
liés à la réalisation du projet;
- frais de promotion.
Les frais admissibles seront considérés à partir de la date de dépôt
d'un projet.
FRAIS INADMISSIBLES
- Frais de fonctionnement des organismes;
- frais liés à des campagnes de souscription ou de financement;
- frais de mise en place d'infrastructures d'une organisation (location d'un bureau, installation d'un
téléphone, etc.);
- achat d'équipements spécialisés, sauf celui qui est nécessaire
au projet et qui est non réutilisable;
- frais d'immobilisation, de rénovation et de construction;
- frais de formation.
CRITÈRES D'ÉVALUATION
- La pertinence du projet par rapport aux objectifs du volet (40
points);
- la qualité du projet de consolidation ou des initiatives favorisant l'émergence,
le réseautage, le rayonnement et les retombées sur les collectivités
visées (35 points);
- la rémunération des artistes ou des écrivains et le versement
des droits (15 points);
- l'équilibre financier et le réalisme des prévisions budgétaires (10 points).
ÉVALUATION DES PROJETS
Les demandes sont évaluées par un comité consultatif formé de
personnes-ressources issues majoritairement du milieu des arts et des
lettres de la région de l'Estrie. Elles sont reconnues pour leur
compétence dans leur domaine et possèdent une bonne connaissance du
milieu dans lequel elles oeuvrent.
Toutes les demandes sont évaluées au mérite, sur la base des objectifs
et des critères d'évaluation spécifiques au volet 2. La sélection tient
compte à la fois de la valeur comparée des projets et des crédits
disponibles. Elle est soumise à un processus de consultation entre le
CALQ et la Ville de Sherbrooke. La décision est finale et sans appel.
Le CALQ rend disponibles les noms des membres d'un comité de sélection
trois mois après la fin de son mandat.
MODALITÉS D'ATTRIBUTION
Les montants sont attribués en fonction des crédits disponibles, des
budgets soumis et des frais admissibles. En aucun temps, les montants
maximums ne peuvent être augmentés.
Les modalités d'attribution d'une subvention sont décrites dans une
lettre d'entente signée par un représentant dûment autorisé.
Les partenaires ne peuvent attribuer une aide financière pour les mêmes
dépenses reliées à un projet déjà soutenu dans le cadre d'un autre
programme du CALQ ou d'un autre organisme, quel qu'il soit.
Le fait d'encaisser la subvention constitue pour l'organisme un
engagement à réaliser le projet prévu et à respecter les conditions
rattachées à son versement.
La subvention accordée peut s'appliquer à une partie ou à l'ensemble des
activités décrites par l'organisme dans sa demande. Si celui-ci ne peut
réaliser une partie ou l'ensemble des activités qui ont fait l'objet de
la subvention, il doit aussitôt en aviser le CALQ et la Ville de
Sherbrooke. Ceux-ci peuvent conséquemment ajuster le montant de la
subvention et l'organisme peut être tenu de rembourser une partie ou la
totalité de la subvention.
L'organisme qui reçoit une subvention s'engage à faire respecter
rigoureusement par les membres de son conseil d'administration les
dispositions des articles 321 à 330 de la section III (Des obligations
des administrateurs et de leurs inhabilités) du Code civil du Québec.
L'organisme subventionné doit se conformer aux lois québécoises qui lui
sont applicables, entre autres, la Loi sur le statut professionnel et
les conditions d'engagement des artistes de la scène, du disque et du
cinéma (L.R.Q., c. S-32.1), la Loi sur le statut professionnel des
artistes des arts visuels, des métiers d'art et de la littérature et sur
leurs contrats avec les diffuseurs, notamment en ayant un contrat écrit
avec l'artiste contenant les six mentions prévues à l'article 31 de la
loi (L.R.Q., c. S-32.01), la Loi sur l'équité salariale (L.R.Q.,
chapitre E-12.001) et la Charte de la langue française (L.R.Q.,c. C-11,
chapitre V, Titre II), notamment pour l'organisme qui compte plus de 50
personnes à son emploi. Le CALQ peut à tout moment requérir une copie
des contrats signés entre l'organisme et les artistes.
L'organisme qui reçoit une subvention ponctuelle pour un projet doit
obligatoirement fournir un rapport d'activité ainsi qu'un rapport
financier concernant l'utilisation de la subvention dans un délai de
trois mois après la fin du projet. Ces rapports doivent contenir
l'ensemble des données réelles et être approuvés par le CALQ et la Ville
de Sherbrooke.
L'organisme qui, au cours d'une même année, reçoit une ou plusieurs
subventions de toutes sources publiques, incluant le CALQ, doit
présenter des états financiers de sa dernière année d'activité. Ceux-ci
doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de
chaque subvention reçue de sources provinciale, fédérale et municipale.
L'organisme doit se conformer aux exigences suivantes :
- si le total des subventions est inférieur à 50 000 $, les états
financiers peuvent être préparés par l'organisme;
- si le total des subventions se situe entre 50 000 $ et 250 000 $, les
états financiers doivent faire l'objet d'un rapport d'examen préparé par
un expert-comptable;
- si le total des subventions est supérieur à 250 000 $, les états
financiers doivent être vérifiés par un comptable agréé.
Ces états financiers doivent être adoptés par résolution du conseil
d'administration et présentés dans les quatre mois suivant la fin de
l'exercice financier de l'organisme.
Nonobstant ce qui précède, le CALQ se réserve le droit de réclamer en
tout temps des états financiers vérifiés d'un organisme qu'il
subventionne ainsi que des états financiers vérifiés du ou des
organismes apparentés et tout autre renseignement les concernant qu'il
juge pertinents. L'organisme autorise le CALQ et lui assure l'accès ou à
ses représentants dûment identifiés aux heures normales de bureau, à ses
locaux, ses livres, sa documentation, aux contrats signés entre
l'organisme et les artistes, écrivains et collaborateurs ainsi qu'à tout
autre document que le CALQ peut raisonnablement requérir aux fins
d'application et de vérification de la présente entente. L'organisme
permet aussi la reproduction de tout document nécessaire à ces fins.
Le défaut de se conformer aux modalités d'attribution d'une subvention
et de ses conditions particulières de même que le non respect des lois
qui leur sont applicables peuvent compromettre l'admissibilité d'un
organisme lors d'une inscription ultérieure.
PRÉSENTATION D'UNE DEMANDE
L'organisme doit remplir le formulaire prévu à cet effet et fournir un
dossier complet en s'assurant d'y inclure toutes les pièces exigées.
Seul l'original du formulaire dûment signé par les représentants de
l'organisme est considéré comme valide. L'envoi du dossier par
télécopieur ou par courrier électronique n'est pas autorisé.
Le formulaire d'inscription est disponible sur demande au CALQ, à la
Ville de Sherbrooke.
Le dossier doit inclure les éléments suivants :
- description du projet pour lequel une aide financière est
demandée (maximum de deux pages au format 8 ½ x 11 po ou 500 mots);
- États financiers de la dernière année d'activité approuvés par le
conseil d'administration de l'organisme
- budget détaillé et équilibré indiquant les sources de revenus et
les dépenses projetées pour la réalisation du projet en précisant un
indicateur de résultat;
- Bilan de la dernière année d'activité
- Copie de la charte et des règlements généraux (pour un nouvel
organisme demandeur ou s'il y a modification)
- curriculum vitae des artistes et des collaborateurs
- tout autre document à l'appui de la demande d'aide financière :
dossier de presse, lettres d'appui, échéancier, documentation visuelle
ou audio.
Joindre l'un ou l'autre des documents suivants identifiés au nom de
l'organisme demandeur en cinq exemplaires :
Pour le théâtre, les arts du cirque et les arts multidisciplinaires :
une oeuvre récente présentée sur DVD, disque compact ou une compilation
choisie d'une durée maximum de 15 minutes.
Pour la danse : un maximum de trois chorégraphies totalisant au plus 15
minutes enregistrées sur DVD.
Pour la musique : un enregistrement récent, en studio ou en concert, de
trois oeuvres d'époque ou de genre différent, sur disque compact ou DVD.
Pour les chorales, l'enregistrement devra inclure des oeuvres a cappella.
Pour les arts médiatiques, les arts visuels, les métiers d'art et
l'architecture : un maximum de 15 images numériques ou de cinq DVD,
disque compact ou une compilation choisie d'une durée maximum de 15
minutes.
Pour la littérature et le conte : un maximum de cinq livres, manuscrits,
DVD, disques compacts.
Recommandations propres à un type de support
Si les pièces et documents d'appui ne peuvent pas être présentés en
suivant les recommandations ci-après, veuillez communiquer avec le CALQ.
Supports informatiques
On entend par support informatique tous les supports qui ne peuvent être
lus que par l'entremise d'un ordinateur personnel. Assurez-vous que vos
supports informatiques sont lisibles dans l'environnement Windows, au
moyen d'un des logiciels ou plugiciels suivants :
- Internet Explorer version 8 ou antérieure
- Quicktime version 7.6 ou antérieure (format vidéo standard et audio
standard de Macintosh (mov).
Ne pas utiliser un format vidéo HD.
- Shockwave Player version 10.2 ou antérieure
- Windows Media Player version 11.0 ou antérieure
- FlashPlayer version 10.0 ou antérieure
- Acrobat Reader version 7.0 ou antérieure
- Microsoft Word, Excel, PowerPoint ou Visio, tous de la version 2000 ou
antérieure
- ACDsee version 6.0 ou antérieure
Pour la vidéo, les formats recommandés sont MPEG (aussi appelé MPG) et
AVI. Quant à l'audio, ce sont les formats MP3 et CDA.
Note : il est de votre responsabilité de vous assurer que tous les
documents parviennent intacts et dans un des formats appropriés.
Les partenaires ne se tiennent pas responsables de la perte des
documents fournis ou des dommages encourus lors de leur transport. Il
est donc recommandé de ne jamais joindre les originaux des documents ou
du matériel d'appui à une demande.
Sous réserve des dispositions de la Loi sur l'accès aux documents des
organismes publics et sur la protection des renseignements personnels,
les partenaires respectent la confidentialité des documents et des
renseignements en leur possession ainsi que ceux qui leur ont été
transmis.
NORMES DE VISIBILITÉ ET D'UTILISATION DES LOGOS
L'organisme qui reçoit une aide financière dans le cadre du volet 2 doit
faire mention du Fonds de l'Estrie pour les arts et les lettres dans
tous les documents promotionnels et d'information relatifs au projet. Il
doit également afficher les logos du CALQ et de la Ville de Sherbrooke,
et ce, en se conformant aux normes d'utilisation en vigueur.
Les organismes doivent utiliser les logos dans les documents suivants,
s'il y a lieu : carton d'invitation, dépliant promotionnel, catalogue
d'exposition, programme de spectacle, pochette ou livret
d'enregistrement, matériel audiovisuel servant à la promotion, générique
d'une oeuvre, communiqué de presse, mention sur le site Web de
l'organisme, etc.
Tous les logos doivent avoir une dimension équivalente. Dans une
séquence horizontale, le logo du CALQ sera le premier à gauche, suivi de
la Ville de Sherbrooke. Dans une séquence verticale, on retrouvera le
même ordre.
L'organisme qui reçoit une aide financière dans le cadre du Fonds de
l'Estrie pour les arts et les lettres doit également se conformer aux
normes d'utilisation du logo du CALQ telles que décrites dans un
document disponible sur son site Web
www.calq.gouv.qc.ca/normes/organismes/htm.
Aucune modification ne doit être apportée aux signatures.
Pour obtenir les logos du CALQ et de la Ville de Sherbrooke, les
organismes doivent communiquer avec Mme Judith Lavallée, à la Conférence
régionale des élus de l'Estrie (voir coordonnées ci-après).
DATE LIMITE D'INSCRIPTION
16 janvier 2012
Les partenaires considèrent le cachet de la poste comme étant la
date de réception de la demande. Les demandes incomplètes ou celles
reçues après la date limite d'inscription ne sont pas admissibles.
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DÉCISION
Si le dossier est complet, les partenaires informeront le demandeur de
leur décision dans un délai d'environ trois mois après la date limite
d'inscription.
Les organismes ayant déposé une demande inadmissible recevront une
lettre identifiant les motifs de l'inadmissibilité.
LIEU D'INSCRIPTION
Les demandes doivent être acheminées à :
Ville de Sherbrooke
Monsieur Yves Masson
Chef de la Division de la culture
420, rue Marquette, local 130
Sherbrooke, J1H 1M4
Téléphone : 819 823- 8000 poste 5707
Télécopieur : 819 821-5778
Courriel : yves.masson @ ville.sherbrooke.qc.ca
Site Web : www.ville.sherbrooke.qc.ca
GESTION DU PROGRAMME
Conseil des arts et des lettres du Québec
Mme Patricia Nadeau
Chargée d'affaires régionales
79, boul. René-Lévesque Est, 3e étage
Québec (Québec) G1R 5N5
Téléphone : 418 528-2506
Sans frais : 1 800 897-1707
Télécopieur : 418 643-4558
Courriel : patricia.nadeau @ calq.gouv.qc.ca
Site Web : www.calq.gouv.qc.ca
INFORMATION ET SOUTIEN TECHNIQUE
Ville de Sherbrooke
Mme Ann-Janick Lépine
420, rue Marquette, local 130
Sherbrooke (Québec) J1H 1M4
Téléphone : 819 823- 8000, poste 5439
Télécopieur : 819 821-5778
Courriel : ann-janick.lepine
@ ville.sherbrooke.qc.ca
Site Web : www.ville.sherbrooke.qc.ca
Pour l'obtention des logos :
Conférence régionale des élus de l'Estrie
Mme Judith Lavallée
Chargée de communication
Téléphone : 819 563-1911, poste 229
Télécopieur : 819 563-7800
Courriel : jl @ creestrie.qc.ca
La forme masculine utilisée dans ce document désigne autant les femmes que les hommes.
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