PRÉAMBULE

En vue de poursuivre leurs orientations respectives et le travail commun amorcé en 2007 pour soutenir la création, l'innovation et la diversité des pratiques artistiques professionnelles de la région de Montréal, la Conférence régionale des élus (CRÉ) de Montréal, le Forum jeunesse de l'Île de Montréal (FORUM) , le Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ) et le Conseil des arts de Montréal (CAM) ont signé en février 2011 une entente de partenariat visant à:

• favoriser le développement de la relève artistique et littéraire;
• favoriser le renouveau de la création et l'innovation en matière de diffusion;
• soutenir les pratiques émergentes, les pratiques faisant appel aux nouvelles technologies, à la diversité des expressions culturelles et au métissage des courants artistiques et les pratiques issues des artistes et écrivains professionnels autochtones.

Cette entente comprend la création de 8 volets dont la mise en œuvre du volet intitulé Soutien aux organismes culturels œuvrant à la diversité des expressions culturelles et au métissage des courants artistiques. 

Elle s'inscrit dans les orientations ministérielles concernant la démocratisation de la culture et confirme l'engagement du CALQ en matière de reconnaissance des spécificités régionales.

La signature de cette entente a été rendue possible grâce à l'étroite collaboration entre la CRÉ de Montréal, le FORUM, le CALQ et le CAM.

OBJECTIFS

L'aide financière sera attribuée au cours des exercices financiers 2010-2011, 2011-2012 et 2012-2013. Les projets doivent s'inscrire dans une démarche triennale visant à optimiser la capacité d'action des organismes culturels œuvrant à la diversité des expressions culturelles et au métissage des courants artistiques. Les dossiers soumis doivent répondre au moins à un des objectifs suivants:

• soutenir un programme de promotion visant le développement de nouveaux publics;
• soutenir un projet ou un programme assurant le rayonnement des œuvres issues de la diversité des expressions culturelles et du métissage des courants artistiques.

CONDITIONS D'ADMISSIBILITÉ

Sont admissibles les organismes culturels sans but lucratif œuvrant à la protection et à la promotion de la diversité des expressions culturelles et au métissage des courants artistiques dans les domaines suivants: arts du cirque, arts médiatiques, arts multidisciplinaires, arts visuels, danse, littérature, conte, métiers d'art, musique, théâtre et recherche architecturale.

Ces organismes font appel à des artistes professionnels, des concepteurs ou des intervenants reconnus dans leur discipline artistique. De plus, leur administration est assurée par un personnel qualifié et expérimenté.


Organismes professionnels 
L'organisme doit être une personne morale légalement constituée sans but lucratif, ayant son siège social dans la région de Montréal et dont la majorité des administrateurs sont des citoyens canadiens résidant habituellement dans la région de Montréal, ou des résidents permanents au sens de l'article 2 (1) de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés qui résident habituellement dans la région de Montréal.

Autres conditions
L'organisme doit obligatoirement être en mesure de présenter lors du dépôt de sa demande un rapport d'activité et financier pour un exercice complété et s'assurer que le mandat et sa mission de son organisation relèvent du champ de responsabilité du CALQ.


Artistes professionnels
Le terme "artistes" inclut les écrivains, les conteurs et les artisans-créateurs. L'artiste se définit comme suit:

• se déclare artiste professionnel;
• crée des œuvres ou pratique un art à son propre compte ou offre ses services contre rémunération à titre de créateur ou d'interprète, notamment dans les domaines sous la responsabilité du CALQ;
• a une reconnaissance de ses pairs;
• diffuse ou interprète publiquement des œuvres dans des lieux et/ou un contexte reconnus par les pairs.

Il doit être citoyen canadien ou résident permanent au sens de l'article 2 (1) de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés. Dans les deux cas, il doit résider habituellement au Québec et avoir résidé dans la région de la Montréal au cours des 12 derniers mois.

RESTRICTIONS

Un organisme ne peut déposer deux projets au cours d'une même période d'inscription, peu importe la discipline.

Les projets déjà réalisés à la date limite d'inscription ne sont pas admissibles.

Le personnel du CAM ne peut être impliqué dans l'administration des organismes demandeurs.


Lien avec un organisme apparenté 
L'organisme subventionné qui a des liens d'affaires avec un ou des organismes apparentés doit:

• être l'unique bénéficiaire de ses surplus, subventions et autres apports externes;
• fournir la preuve que les transactions avec des sociétés apparentées respectent les règles suivantes:
  • elles doivent être documentées formellement par contrat ou par entente écrite;
  • elles doivent faire l'objet d'une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus;
  • les conditions et les coûts y découlant doivent être au moins comparables à ce qui prévaudrait avec une tierce partie;
  • sur demande du CALQ rendre disponibles les états financiers de l'organisme apparenté.

TYPES DE PROJETS ADMISSIBLES

Les projets recevables doivent avoir un impact dans la communauté. À titre d'exemples:

• projets de production et de diffusion faisant appel à des collaborations inédites avec des maisons d'enseignement, des bibliothèques ou des instances municipales en vue de développer de nouveaux publics;
• programme impliquant une activité de promotion, de sensibilisation ou favorisant l'accès aux arts et aux lettres aux citoyens et aux citoyennes de la région de Montréal;
• projets de création et production de matériel et d'outils promotionnels, tels que catalogues, monographies, portfolios, site Web, placement média, affiches et autres;
• activités d'animation et de sensibilisation aux arts et aux lettres issues de diverses expressions culturelles;
• projets transdisciplinaires qui doivent obligatoirement reposer sur la rencontre entre des artistes ou des écrivains et des organismes œuvrant dans divers domaines artistiques et issus de diverses expressions culturelles.

TYPES DE PROJETS INADMISSIBLES

• Projet soutenu dans le cadre d'un programme d'aide financière du MCCCF, de la SODEC, du CALQ et du CAM;
• projet visant le démarrage d'une entreprise ou d'un atelier de création à des fins lucratives.

Les demandes incomplètes ou les projets déjà réalisés à la date limite d'inscription ne sont pas admissibles.

MONTANT MAXIMAL DU SOUTIEN FINANCIER

Le montant maximal qui pourra être accordé à un projet est de 30 000 $ par exercice financier et ne peut représenter plus de 80 % du coût total du projet. Le montant maximal global attribué sur trois ans ne pourra excéder 90 000 $. 

Le soutien attribué aux organismes culturels œuvrant à la diversité des expressions et au métissage des courants artistiques dans le cadre de ce volet est pour trois années consécutives. Au terme de chaque exercice financier, l'organisme ayant reçu une aide est tenu de présenter un rapport d'activité et un bilan financier. De plus, il doit actualiser son programme de consolidation accompagné d'un budget pro forma.

Si le coût réel de la réalisation entraîne un dépassement du barème relatif au montant maximal de la subvention, les partenaires peuvent demander le remboursement du montant excédentaire.

FRAIS ADMISSIBLES

• Frais liés à l'engagement de personnel supplémentaire ou d'experts-conseils ou les deux à la fois;
• frais liés à l'amélioration des outils de gestion ou d'autres outils favorisant l'intégration des nouvelles technologies de l'information;
• frais liés à des activités de rayonnement et de diffusion sur le territoire;
• versement de cachets et de droits, coûts de déplacement des artistes et des autres participants au projet;
• honoraires professionnels, frais de déplacements et indemnités quotidiennes des contractuels tels que consultants, techniciens ou tout autre spécialiste qui peut apporter une expertise ponctuelle à la réalisation du projet;
• outils de promotion.

Les frais admissibles seront considérés à partir de la date de dépôt d'un projet.

FRAIS INADMISSIBLES

• Frais de fonctionnement des organismes;
• frais liés à des campagnes de souscription ou de financement;
• frais de mise en place d'infrastructures d'une organisation (location d'un bureau, installation d'un téléphone, etc.);
• achat d'équipements spécialisés, sauf celui qui est nécessaire au projet et qui est non réutilisable;
• frais d'immobilisation, de rénovation et de construction;
• frais de formation.

CRITÈRES D'ÉVALUATION

• La pertinence du projet par rapport aux objectifs du volet Soutien aux organismes culturels oeuvrant à la diversité des expressions culturelles et au métissage des courants artistiques (40 points);
• la qualité du projet et sa valeur artistique par rapport au mandat de l'organisme et les retombées auprès des collectivités (30 points);
• la capacité à réaliser le projet (15 points);
• l'équilibre financier et le réalisme des prévisions budgétaires (15 points).

ÉVALUATION DES PROJETS

Les demandes sont évaluées par un comité de sélection formé de personnes-ressources issues du milieu des arts et des lettres de Montréal, reconnues pour leur compétence dans leur domaine et qui possèdent une bonne connaissance du milieu artistique de Montréal. 

Toutes les demandes sont évaluées au mérite, sur la base des objectifs et des critères d'évaluation spécifiques au volet Soutien aux organismes culturels œuvrant à la diversité des expressions culturelles et au métissage des courants artistiques. La sélection tient compte à la fois de la valeur comparée des projets et des crédits disponibles et elle est soumise à l'approbation des partenaires. La décision est finale et sans appel. 

Le CALQ rend disponible les noms des membres du comité de sélection trois mois après la fin de son mandat.

ÉTHIQUE

Les membres du comité de sélection sont soumis au code d'éthique et de déontologie en vigueur au CALQ. Tous doivent agir de bonne foi dans l'exercice de leurs fonctions et s'abstenir de prendre part à toute discussion relative à une demande de subvention qui risque d'être entachée par une situation de conflit d'intérêts. De plus, ils ne peuvent utiliser à leurs propres fins les informations confidentielles ou privilégiées qui leur sont communiquées.

MODALITÉS D'ATTRIBUTION

Les montants sont attribués en fonction des crédits disponibles, des budgets soumis et des frais admissibles. En aucun temps, les montants maximums ne peuvent être augmentés.

Les modalités d'attribution d'une subvention sont décrites dans une lettre d'entente signée par un représentant dûment autorisé de l'organisme.

Les partenaires ne peuvent attribuer une aide financière pour les mêmes dépenses reliées à un projet déjà soutenu dans le cadre d'un autre programme du CALQ ou d'un autre organisme subventionnaire, quel qu'il soit.

Le fait d'encaisser la subvention constitue pour l'organisme un engagement à réaliser le projet prévu et à respecter les conditions rattachées à son versement.

La subvention accordée peut s'appliquer à une partie ou à l'ensemble des activités décrites par l'organisme dans sa demande. Si celui-ci ne peut réaliser une partie ou l'ensemble des activités qui ont fait l'objet de la subvention, il doit aussitôt en aviser le CALQ. Celui-ci peut conséquemment ajuster le montant de la subvention et l'organisme peut être tenu de rembourser une partie ou la totalité de la subvention.

L'organisme qui reçoit une subvention s'engage à faire respecter rigoureusement par les membres de son conseil d'administration les dispositions des articles 321 à 330 de la section III (Des obligations des administrateurs et de leurs inhabilités) du Code civil du Québec.

L'organisme subventionné doit se conformer aux lois québécoises qui lui sont applicables: la Loi sur le statut professionnel et les conditions d'engagement des artistes de la scène, du disque et du cinéma (L.R.Q., c. S-32.1) et la Loi sur le statut professionnel des artistes des arts visuels, des métiers d'art et de la littérature et sur les contrats avec les diffuseurs, notamment en ayant un contrat écrit avec l'artiste contenant les six mentions prévues à l'article 31 de la loi (L.R.Q., c. S-32.01).

Par ailleurs, l'organisme subventionné doit aussi respecter la Loi sur l'équité salariale (L.R.Q., chapitre E-12.001) et la Charte de la langue française (L.R.Q.,c. C-11, chapitre V, titre II), notamment pour l'organisme qui compte plus de 50 personnes à son emploi.

L'organisme qui reçoit une subvention ponctuelle pour un projet doit obligatoirement fournir un rapport d'activité ainsi qu'un rapport financier concernant l'utilisation de la subvention dans un délai de trois mois après la fin du projet. Ces rapports doivent contenir l'ensemble des données réelles et être approuvés par le CALQ.

L'organisme qui, au cours d'une même année, reçoit une ou plusieurs subventions de toutes sources publiques, incluant le CALQ, doit présenter des états financiers de sa dernière année d'activité. Ces états doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue de sources publiques (provinciale, fédérale et municipale). L'organisme doit se conformer aux exigences suivantes:

• si le total des subventions est inférieur à 50 000 $, les états financiers peuvent être préparés par l'organisme;
• si le total des subventions se situe entre 50 000 $ et 250 000 $, les états financiers doivent faire l'objet d'un rapport d'examen préparé par un expert-comptable;
• si le total des subventions est supérieur à 250 000 $, les états financiers doivent être vérifiés par un comptable agréé.

Ces états financiers doivent être adoptés par résolution du conseil d'administration et présentés dans les quatre mois suivant la fin de l'exercice financier de l'organisme.

Nonobstant ce qui précède, le CALQ se réserve le droit de réclamer en tout temps des états financiers vérifiés d'un organisme qu'il subventionne ainsi que des états financiers vérifiés du ou des organismes apparentés et tout autre renseignement les concernant qu'il juge pertinent. L'organisme autorise le CALQ et lui assure l'accès ou à ses représentants dûment identifiés, aux heures normales de bureau, à ses locaux, ses livres, sa documentation, aux contrats signés entre l'organisme et les artistes, les écrivains et les collaborateurs ainsi qu'à tout autre document que le CALQ peut raisonnablement requérir aux fins d'application et de vérification de la présente entente. L'organisme permet aussi la reproduction de tout document nécessaire à ces fins. 

Le défaut de se conformer aux modalités d'attribution d'une subvention et de ses conditions particulières de même que le non respect des lois qui leur sont applicables peuvent compromettre l'admissibilité d'un organisme lors d'une inscription ultérieure.

PRÉSENTATION D'UNE DEMANDE

L'organisme doit remplir le formulaire prévu à cet effet et fournir un dossier complet en s'assurant d'y inclure toutes les pièces exigées.

Seul l'original du formulaire dûment signé par les représentants de l'organisme est considéré comme valide. L'envoi du dossier par télécopieur ou par courrier électronique n'est pas autorisé. 

Le programme et le formulaire d'inscription sont disponibles au CALQ et sur son site Web. Le formulaire d'inscription est aussi disponible au CAM.

Le dossier doit inclure les éléments suivants:

• description du projet pour lequel une aide financière est demandée (maximum de deux pages au format 8 ½ po x 11 po ou 500 mots);
• budget détaillé et équilibré indiquant les sources de revenus et les dépenses projetées pour la réalisation du projet;
• tout autre document à l'appui de la demande d'aide financière: charte, rapport d'activité et rapport financier du dernier exercice complété, curriculum vitæ des artistes et des collaborateurs, dossier de presse, lettres d'appui, échéancier, documentation visuelle ou audio.

Joindre l'un ou l'autre des documents suivants identifiés au nom de l'organisme demandeur en cinq exemplaires:

Pour le théâtre, les arts du cirque et les arts multidisciplinaires: une œuvre récente présentée sur DVD, disque compact ou une compilation choisie d'une durée maximum de 15 minutes. 

Pour la danse: un maximum de trois chorégraphies totalisant au plus 15 minutes enregistrées sur DVD. 

Pour la musique: un enregistrement récent, en studio ou en concert, de trois œuvres d'époque ou de genre différent, sur disque compact ou DVD. Pour les chorales, l'enregistrement devra inclure des œuvres a cappella.

Pour les arts médiatiques, les arts visuels, les métiers d'art et l'architecture: un maximum de 15 images numériques ou un maximum de cinq DVD, disques compacts ou une compilation choisie d'une durée maximum de 15 minutes.

Pour la littérature et le conte: une œuvre récente présentée sur DVD, disque compact ou une compilation choisie d'une durée maximum de 15 minutes. Un maximum de cinq livres, manuscrits, DVD, disques compacts.


Recommandations propres à un type de support
Si les pièces et documents d'appui ne peuvent pas être présentés en suivant les recommandations ci-après, veuillez communiquer avec la Direction de la musique, de la danse et de l'action territoriale du CALQ.

Supports informatiques
On entend par support informatique tous les supports qui ne peuvent être lus que par l'entremise d'un ordinateur personnel. Assurez-vous que vos supports informatiques sont lisibles dans l'environnement Windows, au moyen d'un des logiciels ou plugiciels suivants:

• Internet Explorer version 8 ou antérieure
• Quicktime version 7.6 ou antérieure (format vidéo standard et audio standard de Macintosh (mov). Ne pas utiliser un format vidéo HD.
• Shockwave Player version 10.2 ou antérieure
• Windows Media Player version 11.0 ou antérieure
• FlashPlayer version 10.0 ou antérieure
• Acrobat Reader version 7.0 ou antérieure
• Microsoft Word, Excel, PowerPoint ou Visio, tous de la version 2000 ou antérieure
• ACDsee version 6.0 ou antérieure

Pour la vidéo, les formats recommandés sont MPEG (aussi appelé MPG) et AVI. Quant à l'audio, ce sont les formats MP3 et CDA.

Note: l'organisme est responsable de s'assurer que tous les documents parviennent intacts et dans un des formats appropriés.

Le CALQ et le CAM ne se tiennent pas responsables de la perte des documents fournis ou des dommages encourus lors de leur transport. Il est donc recommandé de ne jamais joindre les originaux des documents ou du matériel d'appui à une demande. 

Sous réserve des dispositions de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, le CALQ et le CAM respectent la confidentialité des documents et des renseignements en leur possession ainsi que ceux qui leur ont été transmis.

NORMES DE VISIBILITÉ ET D'UTILISATION DES LOGOS

L'organisme, qui reçoit une aide financière, doit faire mention du Soutien aux organismes culturels oeuvrant à la diversité des expressions culturelles et au métissage des courants artistiques. Il doit également afficher les logos du CALQ et du CAM dans tous les documents promotionnels et d'information relatifs au projet: carton d'invitation, dépliant promotionnel, catalogue d'exposition, programme de spectacle, pochette ou livret d'enregistrement, matériel audiovisuel servant à la promotion, générique d'une œuvre, communiqué de presse, mention sur le site Web de l'organisme, etc. Pour ce faire, ils doivent se conformer aux normes d'utilisation en vigueur au CAM et au CALQ.

Pour obtenir le logo du CAM, les organismes devront communiquer avec madame Iulia-Anamaria Salagor (ses coordonnées sont à la rubrique information et soutien technique). Celui du CALQ est disponible sur son site Web et ses normes d'utilisation sont décrites dans un document disponible au www.calq.gouv.qc.ca/normes/organismes/htm.


Tous les logos doivent avoir une dimension équivalente. Dans une séquence horizontale, le logo du CALQ sera le premier à gauche, suivi de celui du CAM. Dans une séquence verticale, on retrouvera le même ordre.

Aucune modification ne doit être apportée aux signatures.

DÉCISION

Si le dossier est complet, les partenaires informeront le demandeur de leur décision dans un délai d'environ trois mois après la date limite d'inscription.

Les organismes ayant déposé une demande inadmissible recevront une lettre identifiant les motifs de l'inadmissibilité.

LIEU D'INSCRIPTION ET DE GESTION DU PROGRAMME

Les demandes doivent être acheminées au:

Conseil des arts et des lettres du Québec
Soutien aux organismes culturels œuvrant 
à la diversité des expressions culturelles 
et au métissage des courants artistiques
Madame Patricia Nadeau
Chargée d'affaires régionales
500, place d'Armes
15^e étage 
Montréal (Québec) H2Y 2W2

Téléphone: 514 864-3350
Sans frais: 1 800 608-3350
Télécopieur: 514 864-4160
Courriel: info@calq.gouv.qc.ca

Site Web: www.calq.gouv.qc.ca

INFORMATION ET SOUTIEN TECHNIQUE

Conseil des arts de Montréal
Madame Iulia-Anamaria Salagor
Chargée de projets - diversité culturelle dans les arts 
Édifice Gaston-Miron
1210, rue Sherbrooke Est
Montréal (Québec) H2L 1L9

Téléphone: 514 280-3583
Télécopieurs: 514 280-3784 et 514 280-3789
Courriel: iasalagor.p @ ville.montreal.qc.ca

Site Web: www.artsmontreal.org



La forme masculine utilisée dans ce document désigne autant les femmes que les hommes.