PRÉAMBULE

Ce programme s'applique à l'exercice 2012-2013.

Dans le respect de leur plan d'action respectif, la Conférence régionale des élus de l'Outaouais (CRÉO), la Table jeunesse de l'Outaouais (TJO), la Fondation pour les arts et les lettres et la culture en Outaouais (FALCO), la Ville de Gatineau, le ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale (MESS) et le Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ) signaient, à l'automne 2010, une entente de partenariat portant sur l'accès à la culture, l'amélioration des conditions de pratique des artistes et des écrivains ainsi que la consolidation des organismes artistiques professionnels de l'Outaouais.

Cette entente porte notamment sur la mise en place des conditions visant à favoriser l'émergence et l'essor d'une relève artistique et culturelle dans la région de l'Outaouais. Elle a pour but de consolider des organismes artistiques professionnels et d'encourager la réalisation de projets favorisant l'accès du public aux oeuvres produites en Outaouais. Cette entente est issue d'un partenariat qui vise à mettre en commun des actions adaptées au développement professionnel de la relève artistique et littéraire de la région de l'Outaouais. 

Elle comprend la création du Fonds des arts et des lettres de l'Outaouais, dont 90 000 $ sont destinés annuellement au volet 1 intitulé Soutien aux organismes artistiques professionnels.

Cette entente s'inscrit dans les orientations ministérielles de démocratisation de la culture et confirme l'engagement du CALQ en matière de reconnaissance des spécificités régionales. D'une durée de trois ans, cette dernière a été rendue possible grâce au travail d'étroite collaboration de la CRÉO, de la TJO, de la FALCO, de la Ville de Gatineau, du MESS, du Conseil régional de la culture de l'Outaouais (CRCO), du ministère de la Culture, des Communications et de la Condition féminine (MCCCF) et du CALQ.


Objectifs

Les projets soumis doivent répondre au moins à un des objectifs suivants :

• soutenir des projets ou la mise en place de mesures visant à améliorer les conditions de pratique des artistes, des écrivains et des travailleurs culturels au sein des organisations;

• faciliter l'intégration de la relève et de la jeune pratique artistique et littéraire au sein des organismes;

• soutenir des projets ou la mise en place de mesures visant à consolider les organismes et à améliorer leur capacité d'action;

• soutenir des projets visant à favoriser le développement de public et la circulation des oeuvres sur le territoire;

• soutenir des projets de mise en marché et de rayonnement des créations issues de la pratique artistique.

CONDITIONS D'ADMISSIBILITÉ

Sont admissibles les organismes artistiques professionnels sans but lucratif de l'Outaouais oeuvrant dans les domaines suivants : arts du cirque, arts médiatiques, arts multidisciplinaires, arts visuels, chanson, conte, danse, littérature, métiers d'art, musique, recherche architecturale et théâtre. 

Ces organismes font appel à des artistes professionnels, des concepteurs ou des intervenants reconnus dans leur discipline artistique et leur administration est assurée par un personnel qualifié et expérimenté.

Organismes professionnels 

L'organisme doit être une personne morale légalement constituée sans but lucratif, ayant son siège social dans la région de l'Outaouais et dont la majorité des administrateurs sont des citoyens canadiens résidant habituellement au Québec ou des résidents permanents au sens de l'article 2 (1) de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés qui résident habituellement au Québec.

Artistes professionnels

Le terme "artistes" inclut les écrivains, les conteurs et les artisans-créateurs. L'artiste se définit comme suit : 

• se déclare artiste professionnel; 
• crée des oeuvres ou pratique un art à son propre compte ou offre ses services contre rémunération à titre de créateur ou d'interprète, notamment dans les domaines sous la responsabilité du CALQ; 
• a une reconnaissance de ses pairs; 
• diffuse ou interprète publiquement des oeuvres dans des lieux et/ou un contexte reconnus par les pairs.

Il doit être citoyen canadien ou un résident permanent au sens de l'article 2 (1) de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés; dans les deux cas, il doit résider habituellement au Québec. De plus, il doit avoir résidé dans la région de l'Outaouais au cours des 12 derniers mois.

Artistes et écrivains professionnels de la jeune relève

Un artiste ou un écrivain professionnel de la jeune relève doit répondre à la définition précédente et être âgé de 35 ans ou moins à la date limite de l'inscription.


RESTRICTIONS

L'organisme qui est déjà bénéficiaire d'une aide financière dans le cadre du volet 1 peut présenter une nouvelle demande à la condition d'avoir produit son rapport final d'utilisation de subvention. Ce rapport doit avoir été accepté par le CALQ.

Un organisme ne peut déposer deux projets au cours d'une même période d'inscription, peu importe la discipline.

Les projets déjà réalisés à la date limite d'inscription ne sont pas admissibles.

Le personnel du CRCO, de la CRÉO, du TJO, de la Ville de Gatineau et de la FALCO n'est pas admissible à ce volet.


Lien avec un organisme apparenté 

L'organisme subventionné qui a des liens d'affaires avec un ou des organismes apparentés doit : 

– être l'unique bénéficiaire de ses surplus, subventions et autres apports externes; 

– fournir la preuve que les transactions avec des sociétés apparentées respectent les règles suivantes : 

• elles doivent être documentées formellement par contrat ou par entente écrite; 
• elles doivent faire l'objet d'une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus;
• les conditions et les coûts y découlant doivent être au moins comparables à ce qui prévaudrait avec une tierce partie;
• sur demande du CALQ, rendre disponibles les états financiers de l'organisme apparenté.

TYPES DE PROJETS ADMISSIBLES

Les projets comportent un programme de consolidation et de renforcement des activités établi sur une année. Ils doivent avoir un impact dans la communauté. À titre d'exemple :

• projet faisant appel à des personnes ressources en vue d'améliorer la structure administrative, les services de communication et de promotion ou le développement de nouveaux publics; 
• projet de diffusion ou événement ponctuel impliquant la collaboration d'intervenants ou d'organismes de la collectivité; 
• projet favorisant l'intégration d'artistes ou d'écrivains de la relève aux activités artistiques ou organisationnelles de l'organisme; 
• projet de circulation des oeuvres sur le territoire en vue de développer des nouveaux publics. 

TYPES DE PROJETS INADMISSIBLES

• Projet soutenu dans le cadre d'un programme d'aide financière du MCCCF, de la SODEC, du CALQ de la CRÉO, de la Ville de Gatineau et de la TJO; 
• projet visant le démarrage d'une entreprise ou d'un atelier de création conçu à des fins lucratives.
   

Les demandes incomplètes ou les projets déjà réalisés à la date limite d'inscription ne sont pas admissibles.


MONTANT MAXIMAL DU SOUTIEN FINANCIER

Le montant maximal accordé à un organisme ne peut excéder 25 000 $ par inscription. Ce montant, incluant les autres subventions gouvernementales s'il y a lieu, ne pourra représenter plus de 80 % du coût total admissible du projet. 

Si le coût réel de la réalisation du projet entraîne un dépassement du barème relatif au montant maximal de la subvention, les partenaires peuvent demander le remboursement du montant excédentaire.


FRAIS ADMISSIBLES

• Frais liés à des activités de rayonnement et de diffusion sur le territoire;
• cachets et droits, frais de déplacement des artistes et des autres participants au projet; 
• honoraires professionnels, frais de déplacement et indemnités quotidiennes des collaborateurs, des consultants, des techniciens ou tout autre spécialiste qui peuvent apporter une expertise ponctuelle à la réalisation du projet; 
• frais de matériaux, de location d'équipements et de transport liés à la réalisation du projet;
• frais de promotion.
   

Les frais admissibles seront considérés à partir de la date de dépôt d'un projet.


FRAIS INADMISSIBLES

• Frais de fonctionnement des organismes
• frais liés à des campagnes de souscription ou de financement;
• frais de mise en place d'infrastructures d'une organisation (location d'un bureau, installation d'un téléphone, etc.); 
• achat d'équipements spécialisés, sauf celui qui est nécessaire au projet et qui est non réutilisable; 
• frais d'immobilisation, de rénovation et de construction;
• frais de formation.

CRITÈRES D'ÉVALUATION

• La pertinence du projet par rapport aux objectifs du volet (40 points); 
• l'impact du projet sur la consolidation de l'organisme et les retombées auprès des collectivités (30 points); 
• la considération accordée aux ressources artistiques de la région et à la rémunération des artistes et des écrivains (versement des droits d'auteur, cachets, honoraires) dans les prévisions budgétaires du projet (10 points); 
• la capacité à réaliser le projet (10 points); 
• l'équilibre financier et le réalisme des prévisions budgétaires (10 points). 
   

ÉVALUATION DES PROJETS

Les demandes sont évaluées par un comité de sélection formé de personnes ressources issues des milieux des arts et des lettres de la région de l'Outaouais. Elles sont reconnues pour leur compétence dans leur domaine et possèdent une bonne connaissance du milieu dans lequel elles oeuvrent.

Toutes les demandes sont évaluées au mérite, sur la base des objectifs et des critères d'évaluation spécifiques au volet 1. La sélection tient compte à la fois de la valeur comparée des projets et des crédits disponibles. Elle est soumise à l'approbation du CALQ, de la CRÉO et de la Ville de Gatineau. La décision est finale et sans appel.

Le CALQ rend disponible le nom des membres d'un comité de sélection trois mois après la fin de son mandat.


ÉTHIQUE

Les membres du comité de sélection sont soumis chacun au code d'éthique et de déontologie en vigueur au CALQ. Tous doivent agir de bonne foi dans l'exercice de leurs fonctions et s'abstenir de prendre part à toute discussion relative à une demande de subvention qui risque d'être entachée par une situation de conflit d'intérêts. De plus, ils ne peuvent utiliser à leurs propres fins les informations confidentielles ou privilégiées qui leur sont communiquées.


MODALITÉS D'ATTRIBUTION

Les montants sont attribués en fonction des crédits disponibles, des budgets soumis et des frais admissibles. En aucun temps, les montants maximums ne peuvent être augmentés.

Les modalités d'attribution d'une subvention sont décrites dans une lettre d'entente signée par un représentant dûment autorisé de l'organisme.

Les partenaires ne peuvent attribuer une aide financière pour les mêmes dépenses reliées à un projet déjà soutenu dans le cadre d'un autre programme du CALQ ou d'un autre organisme, quel qu'il soit.

Le fait d'encaisser les chèques de la subvention constitue pour l'organisme un engagement à réaliser le projet prévu et à respecter les conditions rattachées à son versement.

La subvention accordée peut s'appliquer à une partie ou à l'ensemble des activités décrites par l'organisme dans sa demande. Si celui-ci ne peut réaliser une partie ou l'ensemble des activités qui ont fait l'objet de la subvention, il doit aussitôt en aviser le CALQ. Ce dernier peut conséquemment ajuster le montant de la subvention et l'organisme peut être tenu de rembourser une partie ou la totalité de la subvention.

L'organisme qui reçoit une subvention s'engage à faire respecter rigoureusement par les membres de son conseil d'administration les dispositions des articles 321 à 330 de la Section III (Des obligations des administrateurs et de leurs inhabilités) du Code civil du Québec.

L'organisme subventionné doit se conformer aux lois québécoises qui lui sont applicables : la Loi sur le statut professionnel et les conditions d'engagement des artistes de la scène, du disque et du cinéma (L.R.Q., c. S-32.1) et la Loi sur le statut professionnel des artistes des arts visuels, des métiers d'art et de la littérature et sur les contrats avec les diffuseurs, notamment en ayant un contrat écrit avec l'artiste contenant les six mentions prévues à l'article 31 de la loi (L.R.Q., c. S-32.01). Le CALQ peut à tout moment requérir une copie des contrats signés entre l'organisme et les artistes.

Par ailleurs, l'organisme subventionné doit aussi respecter la Loi sur l'équité salariale (L.R.Q., chapitre E-12.001) et la Charte de la langue française (L.R.Q.,c. C-11, chapitre V, titre II), notamment pour l'organisme qui compte plus de 50 personnes à son emploi. 

L'organisme qui reçoit une subvention ponctuelle pour un projet doit obligatoirement fournir un rapport d'activité ainsi qu'un rapport financier concernant l'utilisation de la subvention dans un délai de trois mois après la fin du projet. Ces rapports doivent contenir l'ensemble des données réelles et être approuvés par le CALQ.

L'organisme qui, au cours d'une même année, reçoit une ou plusieurs subventions de toutes sources publiques, incluant le CALQ, doit présenter des états financiers de sa dernière année d'activité. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue de sources publiques (provinciale, fédérale et municipale). L'organisme doit se conformer aux exigences suivantes :

• si le total de ces subventions est inférieur à 50 000 $, les états financiers peuvent être préparés par l'organisme;
• si le total de ces subventions se situe entre 50 000 $ et 250 000 $, les états financiers doivent faire l'objet d'un rapport d'examen préparé par un expert-comptable;
• si le total de ces subventions est supérieur à 250 000 $, les états financiers doivent être vérifiés par un comptable agréé. 
   

Ces états financiers doivent être adoptés par résolution du conseil d'administration et présentés dans les quatre mois suivant la fin de l'exercice financier de l'organisme.

Nonobstant ce qui précède, le CALQ se réserve le droit de réclamer en tout temps des états financiers vérifiés d'un organisme qu'il subventionne ainsi que des états financiers vérifiés du ou des organismes apparentés et tout autre renseignement les concernant qu'il juge pertinent. L'organisme autorise le CALQ et lui assure l'accès ou à ses représentants dûment identifiés, aux heures normales de bureau, à ses locaux, ses livres, sa documentation, aux contrats signés entre l'organisme et les artistes, les écrivains et les collaborateurs ainsi qu'à tout autre document que le CALQ peut raisonnablement requérir aux fins d'application et de vérification de la présente entente. L'organisme permet aussi la reproduction de tout document nécessaire à ces fins. 

Le défaut de se conformer aux modalités d'attribution d'une subvention et de ses conditions particulières de même que le non respect des lois qui leur sont applicables peuvent compromettre l'admissibilité d'un organisme lors d'une inscription ultérieure.


PRÉSENTATION D'UNE DEMANDE

L'organisme doit remplir le formulaire prévu à cet effet et fournir un dossier complet en s'assurant d'y inclure toutes les pièces exigées. 

Seul l'original du formulaire dûment signé par les représentants de l'organisme est considéré comme valide. L'envoi du dossier par télécopieur ou par courrier électronique n'est pas autorisé. 

Les formulaires d'inscription sont disponibles sur demande au CALQ, à la CRÉO, au CRCO ainsi qu'à la Ville de Gatineau.

Le dossier doit inclure les éléments suivants :

• Description du projet pour lequel une aide financière est demandée (maximum de deux pages au format 8 ½ po x 11 po ou 500 mots);
• budget détaillé et équilibré indiquant les sources de revenus et les dépenses projetées pour la réalisation du projet;
• tout autre document à l'appui de la demande d'aide financière : charte, rapport d'activité et rapport financier du dernier exercice complété, curriculum vitæ des artistes et des collaborateurs, dossier de presse, lettres d'appui, échéancier, documentation visuelle ou audio.
   

Joindre l'un ou l'autre des documents suivants identifiés au nom de l'organisme demandeur en cinq exemplaires :

Pour le théâtre, les arts du cirque et les arts multidisciplinaires : une oeuvre récente présentée sur DVD, disque compact ou une compilation choisie d'une durée maximum de 15 minutes. 

Pour la danse : un maximum de trois chorégraphies totalisant au plus 15 minutes enregistrées sur DVD. 

Pour la musique : un enregistrement récent, en studio ou en concert, de trois oeuvres d'époque ou de genre différent, sur disque compact ou DVD. Pour les chorales, l'enregistrement devra inclure des oeuvres a cappella. 

Pour les arts médiatiques, les arts visuels, les métiers d'art et recherche architecturale : un maximum de 15 images numériques ou un maximum de cinq DVD, disques compacts ou une compilation choisie d'une durée maximum de 15 minutes.

Pour la littérature et le conte : une oeuvre récente présentée sur DVD, disque compact ou une compilation choisie d'une durée maximum de 15 minutes. Un maximum de cinq livres, manuscrits, DVD, disques compacts.


Recommandations propres à un type de support

Si les pièces et les documents d'appui ne peuvent pas être présentés en suivant les recommandations ci-après, veuillez communiquer avec le CALQ.


Supports informatiques

On entend par support informatique tous les supports qui ne peuvent être lus que par l'entremise d'un ordinateur personnel. Assurez-vous que vos supports informatiques sont lisibles dans l'environnement Windows, au moyen d'un des logiciels ou plugiciels suivants : 

• Internet Explorer version 8 ou antérieure
• Quicktime version 7.6 ou antérieure (format vidéo standard et audio standard de Macintosh (mov).Ne pas utiliser un format vidéo HD.
• Shockwave Player version 10.2 ou antérieure
• Windows Media Player version 11.0 ou antérieure
• FlashPlayer version 10.0 ou antérieure
• Acrobat Reader version 7.0 ou antérieure
• Microsoft Word, Excel, PowerPoint ou Visio, tous de la version 2000 ou antérieure
• ACDsee version 6.0 ou antérieure
   

Pour la vidéo, les formats recommandés sont MPEG (aussi appelé MPG) et AVI. Quant à l'audio, ce sont les formats MP3 et CDA. 

Note : il est de votre responsabilité de vous assurer que tous les documents parviennent intacts et dans un des formats appropriés.

Le CALQ, la CRÉO et la Ville de Gatineau ne se tiennent pas responsables de la perte des documents fournis ou des dommages encourus lors de leur transport. Il est donc recommandé de ne jamais joindre les originaux des documents ou du matériel d'appui à une demande. 

Sous réserve des dispositions de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, le CALQ, la CRÉO et la Ville de Gatineau respectent la confidentialité des documents et des renseignements en leur possession ainsi que ceux qui leur ont été transmis.


NORMES DE VISIBILITÉ ET D'UTILISATION DES LOGOS

L'organisme qui reçoit une aide financière dans le cadre du volet 1 doit faire mention du Programme pour les arts et les lettres de l'Outaouais dans tous les documents promotionnels et d'information relatifs au projet. Il doit également afficher les logos du CALQ, de la CRÉO et de la Ville de Gatineau, et ce, en se conformant aux normes d'utilisation en vigueur.

Les organismes doivent utiliser les logos dans les documents suivants, s'il y a lieu : carton d'invitation, dépliant promotionnel, catalogue d'exposition, programme de spectacle, pochette ou livret d'enregistrement, matériel audiovisuel servant à la promotion, générique d'une oeuvre, communiqué de presse, mention sur le site Web de l'organisme, etc.

Tous les logos doivent avoir une dimension équivalente. Dans une séquence horizontale, le logo du CALQ sera le premier à gauche, suivi de celui de la CRÉO et de la Ville de Gatineau. Dans une séquence verticale, on retrouvera le logo du CALQ en haut, suivi de celui de la CRÉO et de la Ville de Gatineau.

L'organisme qui reçoit une aide financière dans le cadre du Programme pour les arts et les lettres de l'Outaouais doit également se conformer aux normes d'utilisation du logo du CALQ telles que décrites dans un document disponible sur son site Web.

Aucune modification ne doit être apportée aux signatures.

Pour obtenir les logos du CALQ, de la CRÉO et de la Ville de Gatineau, les organismes devront communiquer avec monsieur Réjean Lampron de la CRÉO (ses coordonnées se trouvent dans la section Lieu d'inscription).

DATES LIMITES D'INSCRIPTION

Ce programme est mis à jour annuellement, veuillez vous assurer d'avoir en main la version correspondant à l'année en cours. 

Le 16 avril 2012

Les partenaires considèrent le cachet de la poste comme étant la date de réception de la demande. 

Les demandes incomplètes ou reçues après la date limite d'inscription ne sont pas admissibles.


DÉCISION

Si le dossier est complet, les partenaires informeront le demandeur de leur décision dans un délai d'environ trois mois après la date limite d'inscription.

Les organismes ayant déposé une demande inadmissible recevront une lettre identifiant les motifs de l'inadmissibilité.


LIEU D'INSCRIPTION

Les demandes doivent être acheminées à :

Conférence régionale des élus de l'Outaouais
M. Réjean Lampron
Agent de développement
394, boulevard Maloney Ouest, bureau 101
Gatineau (Québec) J8P 7Z5

Téléphone : 819 663-2480, poste 224
Télécopieur : 819 663-9950
Courriel : rlampron@cre-o.qc.ca

Site Web : www.cre-o.qc.ca



GESTION DU PROGRAMME

CALQ
Mme Patricia Nadeau 
Chargée d'affaires régionales
79, boulevard René-Lévesque Est, 3e étage
Québec (Québec) G1R 5N5

Téléphone : 418 643-1707
Sans frais : 1 800 897-1707
Télécopieur : 418 643-4558
Courriel : patricia.nadeau@calq.gouv.qc.ca

Site Web : www.calq.gouv.qc.ca



INFORMATION ET SOUTIEN TECHNIQUE 

Conseil régional de la culture de l'Outaouais
M. Shawn Ratté
Coordonnateur à la recherche et au développement 
432, boulevard Alexandre-Taché 
Gatineau (Québec) J9A 1M7

Téléphone : 819 595-2601, poste 221
Télécopieur : 819 595-9088
Courriel : developpement@crco.org

Site Web : www.crco.org

La forme masculine utilisée dans ce document désigne autant les femmes que les hommes.