Soutien aux organismes artistiques et littéraires professionnels

Volet 1 et Volet 2

PRÉAMBULE

Dans le respect de leur plan d’action respectif, la Conférence régionale des élu(e)s de la Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine, la Commission jeunesse de la Gaspésie-Îles-de-la Madeleine et le Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ) signaient, en février 2012, une Entente de partenariat portant sur le développement des arts et des lettres de la Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine. Cette entente triennale vise à mettre en œuvre deux volets :

• Volet 1 - Soutien aux artistes et écrivains professionnels de la Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine;
• Volet 2 – Soutien aux organismes artistiques et littéraires professionnels de la Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine.

Le volet 2 dispose actuellement de crédits annuels de 50 000 $ pour soutenir des projets d’organismes artistiques et littéraires professionnels de la région de la Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine.

L’Entente s’inscrit dans les orientations ministérielles concernant la démocratisation de la culture et confirme l’engagement du CALQ en matière de reconnaissance des spécificités régionales par la mise en place des conditions favorables à l’émergence d’une relève artistique professionnelle. Elle entend également améliorer la pratique artistique professionnelle par une diversification des sources de revenus et une visibilité accrue pour les artistes et écrivains de la région de la Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine.

Elle a été rendue possible grâce au travail d’étroite collaboration de la Conférence régionale des élu(e)s de la Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine, de la Commission jeunesse de la Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine, du ministère de la Culture, des Communications et de la Condition féminine, du Conseil de la culture de la Gaspésie, d’Arrimage, Corporation culturelle des Îles-de-la-Madeleine et du CALQ.



OBJECTIFS

Les projets soumis dans le cadre du volet 2 s’inscrivent dans une démarche triennale, ils doivent répondre à au moins un des objectifs spécifiques suivants :

• Encourager des initiatives artistiques et littéraires favorisant le réseautage des artistes et écrivains professionnels et des organismes artistiques professionnels dans la région et/ou d’ailleurs;
• Favoriser le rayonnement et la circulation des productions artistiques professionnelles sur le territoire de la Gaspésie et des Îles-de-la-Madeleine et à l’extérieur;
• Favoriser des projets permettant une diffusion et/ou un partenariat sur plus d’un territoire de MRC;
• Soutenir la réalisation de projets qui font appel aux technologies de l’information et des communications notamment celles intégrant l’interactivité, la connectivité, les réseaux et l’utilisation des nouveaux médias;
• Soutenir des projets visant à consolider le mandat artistique et à améliorer la capacité d’action des organismes auprès de la collectivité sur le territoire;
• Soutenir des projets de développement organisationnel d’organismes de la relève en émergence ayant une action artistique structurante sur le territoire.

• se déclare artiste professionnel;
• crée des œuvres ou pratique un art à son propre compte ou offre ses services contre rémunération à titre de créateur ou d’interprète, notamment dans les domaines sous la responsabilité du CALQ;
• a une reconnaissance de ses pairs;
• diffuse ou interprète publiquement des œuvres dans des lieux et/ou un contexte reconnus par les pairs.

Il doit être citoyen canadien ou un résident permanent au sens de l’article 2 (1) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés; dans les deux cas, il doit résider habituellement au Québec.

Artistes et écrivains professionnels de la jeune relève
Un artiste ou un écrivain professionnel de la jeune relève doit répondre à la définition précédente et être âgé de 35 ans ou moins à la date limite de l'inscription.
 

RESTRICTIONS

L’organisme, qui est déjà bénéficiaire d’une aide financière dans le cadre du programme, peut présenter une nouvelle demande à la condition d’avoir produit son rapport final d’utilisation de subvention. Ce rapport doit avoir été accepté par le CALQ.

Un organisme ne peut déposer deux projets au cours d’une même période d’inscription, peu importe la discipline.

Les projets déjà réalisés à la date limite d’inscription ne sont pas admissibles.

Les membres du personnel de la CRÉ, de la CJ, du Conseil de la culture et d’Arrimage ne sont pas admissibles à ce programme.


Lien avec un organisme apparenté
L’organisme subventionné qui a des liens d’affaires avec un ou des organismes apparentés doit :

– être l’unique bénéficiaire de ses surplus, subventions et autres apports externes ;

– fournir la preuve que les transactions avec des sociétés apparentées respectent les règles suivantes :

• elles doivent être documentées formellement par contrat ou par entente écrite;
• elles doivent faire l’objet d’une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus;
• les conditions et les coûts y découlant doivent être au moins comparables à ce qui prévaudrait avec une tierce partie;
• sur demande du CALQ, rendre disponibles les états financiers de l’organisme apparenté.

TYPES DE PROJETS ADMISSIBLES

• Projet faisant appel à des personnes ressources en vue d’améliorer la structure administrative, les services de communication et de promotion ou le développement de nouveaux publics;
• projet de diffusion ou d’événement ponctuel impliquant la collaboration d’intervenants ou d’organismes de la collectivité;
• projet favorisant l’intégration d’artistes ou d’écrivains de la relève aux activités artistiques ou organisationnelles de l’organisme;
• projet de circulation des œuvres sur le territoire en vue de développer des nouveaux publics;
• projet de création, de diffusion ou de promotion qui favorise les technologies de l’information et les communications, notamment celles intégrant l’interactivité, la connectivité, les réseaux et l’utilisation des nouveaux médias.

TYPES DE PROJETS INADMISSIBLES

• Projet soutenu dans le cadre d’un programme d’aide financière du MCCCF, de la SODEC ou du CALQ;
• projet visant le démarrage d’une entreprise ou d’un atelier de création conçu à des fins lucratives.
• Les demandes incomplètes ou les projets déjà réalisés à la date limite d’inscription ne sont pas admissibles.

MONTANT MAXIMAL DE L'AIDE FINANCIÈRE

Les projets présentés s'inscrivent dans une démarche triennale visant à optimiser la capacité d'action des organismes. L'aide financière sera attribuée au cours des exercices financiers 2011-2012, 2012-2013 et 2013-2014.

Le montant maximal accordé à un organisme ne peut excéder 25 000 $ par année. Ce montant, incluant les autres subventions gouvernementales s'il y a lieu, ne pourra représenter plus de 80 % du coût total admissible du projet.

Le montant maximal accordé à un projet impliquant plus d’un territoire de MRC de la Gaspésie et des Îles-de-la-Madeleine est de 30 000 $ par année. Ce montant, incluant les autres subventions gouvernementales s'il y a lieu, ne pourra représenter plus de 80 % du coût total admissible du projet.



FRAIS ADMISSIBLES

• Frais liés à l’engagement de personnel supplémentaire ou d’experts conseils ou les deux à la fois ;
• frais liés à l’amélioration des outils de gestion ou d’autres outils favorisant l’intégration des nouvelles technologies de l’information ;
• frais liés à des activités de rayonnement et de diffusion sur le territoire ;
• cachets et droits, frais de déplacement des artistes et des autres participants au projet ;
• honoraires professionnels, frais de déplacement et indemnités quotidiennes des collaborateurs, des consultants, des techniciens et tout autre spécialiste qui peuvent apporter une expertise ponctuelle à la réalisation du projet ;
• frais de matériaux, de location d’équipements et de transport liés à la réalisation du projet ;
• frais de promotion.

Les frais admissibles seront considérés à partir de la date de dépôt d’un projet.


FRAIS INADMISSIBLES

• Frais de fonctionnement des organismes ;
• frais liés à des campagnes de souscription ou de financement ;
• frais de mise en place d’infrastructures d’une organisation (location d’un bureau, installation d’un téléphone, etc.) ;
• achat d’équipements spécialisés, sauf celui qui est nécessaire au projet et qui est non réutilisable ;
• frais d’immobilisation, de rénovation et de construction ;
• frais de formation.

CRITÈRES D'ÉVALUATION

• La pertinence du projet par rapport aux objectifs du volet (40 points);
• l’impact du projet sur la consolidation de l’organisme et les retombées auprès des collectivités (30 points);
• la considération accordée aux ressources artistiques de la région et à la rémunération des artistes et des écrivains (versement des droits d’auteur, cachets, honoraires) dans les prévisions budgétaires du projet (10 points);
• la capacité à réaliser le projet (10 points);
• l’équilibre financier et le réalisme des prévisions budgétaires (10 points).

ÉVALUATION DES PROJETS

Les demandes d’aide financière sont évaluées par un comité de sélection formé majoritairement de personnes-ressources issues du milieu des arts et des lettres de la région de la Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine. Au besoin, il est possible de faire appel à un artiste ou un écrivain provenant d’autres régions. Ces personnes sont reconnues pour leur compétence dans leur domaine et possèdent une bonne connaissance du milieu dans lequel elles œuvrent.

Toutes les demandes sont évaluées au mérite, sur la base des objectifs et des critères d’évaluation spécifiques au volet 2. La sélection tient compte à la fois de la valeur comparée des projets et des crédits disponibles. De plus, elle est soumise à l’approbation du CALQ, de la CRÉ, de la CJ. La décision est finale et sans appel.

Le CALQ rend disponibles les noms des membres du comité de sélection trois mois après la fin de son mandat.


ÉTHIQUE

Les membres du comité de sélection sont soumis chacun au code d’éthique et de déontologie en vigueur au CALQ. Tous doivent agir de bonne foi dans l’exercice de leurs fonctions et s’abstenir de prendre part à toute discussion relative à une demande de subvention qui risque d’être entachée par une situation de conflit d’intérêts. De plus, ils ne peuvent utiliser à leurs propres fins les informations confidentielles ou privilégiées qui leur sont communiquées.


MODALITÉS D'ATTRIBUTION

Les montants sont attribués en fonction des crédits disponibles, des budgets soumis et des frais admissibles. En aucun temps, les montants maximums ne peuvent être augmentés.

Les modalités d’attribution d’une subvention sont décrites dans une lettre d’entente signée par un représentant dûment autorisé de l’organisme.

Les partenaires ne peuvent attribuer une aide financière pour les mêmes dépenses reliées à un projet déjà soutenu dans le cadre d’un autre programme du CALQ ou d’un autre organisme, quel qu’il soit.

Le fait d’encaisser les chèques de la subvention constitue pour l’organisme un engagement à réaliser le projet prévu et à respecter les conditions rattachées à son versement.

La subvention accordée peut s’appliquer à une partie ou à l’ensemble des activités décrites par l’organisme dans sa demande. Si celui-ci ne peut réaliser une partie ou l’ensemble des activités qui ont fait l’objet de la subvention, il doit aussitôt en aviser le CALQ. Ce dernier peut conséquemment ajuster le montant de la subvention et l’organisme peut être tenu de rembourser une partie ou la totalité de la subvention.

L’organisme qui reçoit une subvention s’engage à faire respecter rigoureusement par les membres de son conseil d’administration les dispositions des articles 321 à 330 de la Section III (Des obligations des administrateurs et de leurs inhabilités) du Code civil du Québec.

L’organisme subventionné doit se conformer aux lois québécoises qui lui sont applicables : la Loi sur le statut professionnel et les conditions d’engagement des artistes de la scène, du disque et du cinéma (L.R.Q., c. S-32.1) et la Loi sur le statut professionnel des artistes des arts visuels, des métiers d’art et de la littérature et sur les contrats avec les diffuseurs, notamment en ayant un contrat écrit avec l’artiste contenant les six mentions prévues à l’article 31 de la loi (L.R.Q., c. S-32.01).

Par ailleurs, l’organisme subventionné doit aussi respecter la Loi sur l’équité salariale (L.R.Q., chapitre E-12.001) et la Charte de la langue française (L.R.Q.,c. C-11, chapitre V, titre II), notamment pour l’organisme qui compte plus de 50 personnes à son emploi.

L’organisme qui reçoit une subvention ponctuelle pour un projet doit obligatoirement fournir un rapport d’activité ainsi qu’un rapport financier concernant l’utilisation de la subvention dans un délai de trois mois après la fin du projet. Ces rapports doivent contenir l’ensemble des données réelles et être approuvés par le CALQ.

L’organisme qui, au cours d’une même année, reçoit une ou plusieurs subventions de toutes sources publiques, incluant le CALQ, doit présenter des états financiers de sa dernière année d’activité. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue de sources publiques (provinciale, fédérale et municipale). L’organisme doit se conformer aux exigences suivantes :

• si le total de ces subventions est inférieur à 50 000 $, les états financiers peuvent être préparés par l’organisme ;
• si le total de ces subventions se situe entre 50 000 $ et 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’un rapport d’examen préparé par un expert-comptable ;
• si le total de ces subventions est supérieur à 250 000 $, les états financiers doivent être vérifiés par un comptable agréé.

Ces états financiers doivent être adoptés par résolution du conseil d’administration et présentés dans les quatre mois suivant la fin de l’exercice financier de l’organisme.

Nonobstant ce qui précède, le CALQ se réserve le droit de réclamer en tout temps des états financiers vérifiés d’un organisme qu’il subventionne ainsi que des états financiers vérifiés du ou des organismes apparentés et tout autre renseignement les concernant qu’il juge pertinent. L’organisme autorise le CALQ et lui assure l’accès ou à ses représentants dûment identifiés, aux heures normales de bureau, à ses locaux, ses livres, sa documentation, aux contrats signés entre l’organisme et les artistes, les écrivains et les collaborateurs ainsi qu’à tout autre document que le CALQ peut raisonnablement requérir aux fins d’application et de vérification de la présente entente. L’organisme permet aussi la reproduction de tout document nécessaire à ces fins.

Le défaut de se conformer aux modalités d’attribution d’une subvention et de ses conditions particulières de même que le non respect des lois qui leur sont applicables peuvent compromettre l’admissibilité d’un organisme lors d’une inscription ultérieure.



PRÉSENTATION D'UNE DEMANDE

L’organisme doit remplir le formulaire prévu à cet effet et fournir un dossier complet en s’assurant d’y inclure toutes les pièces exigées.

Seul l’original du formulaire dûment signé par les représentants de l’organisme est considéré comme valide. L’envoi du dossier par télécopieur ou par courrier électronique n’est pas autorisé.

Le formulaire d’inscription est disponible sur le site Web du CALQ (en haut de cette page) ainsi que sur le site Web de la CRÉ au www.cre-gim.net.

Le dossier doit inclure les éléments suivants :

• Description du projet pour lequel une aide financière est demandée (maximum de deux pages au format 8 ½ po x 11 po ou 500 mots);
• budget détaillé et équilibré indiquant les sources de revenus et les dépenses projetées pour la réalisation du projet;
• tout autre document à l’appui de la demande d’aide financière : charte, rapport d’activité et rapport financier du dernier exercice complété, curriculum vitæ des artistes et des collaborateurs, dossier de presse, lettres d’appui, échéancier, documentation visuelle ou audio.

Joindre l’un ou l’autre des documents suivants identifiés au nom de l’organisme demandeur en cinq exemplaires :

Pour le théâtre, les arts du cirque et les arts multidisciplinaires : une œuvre récente présentée sur DVD, disque compact ou une compilation choisie d’une durée maximum de 15 minutes.

Pour la danse : un maximum de trois chorégraphies totalisant au plus 15 minutes enregistrées sur DVD.

Pour la musique : un enregistrement récent, en studio ou en concert, de trois œuvres d’époque ou de genre différent, sur disque compact ou DVD. Pour les chorales, l’enregistrement devra inclure des œuvres a cappella.

Pour les arts médiatiques, les arts visuels, les métiers d’art et l’architecture : un maximum de 15 images numériques ou un maximum de cinq DVD, disques compacts ou une compilation choisie d’une durée maximum de 15 minutes.

Pour la littérature et le conte : une œuvre récente présentée sur DVD, disque compact ou une compilation choisie d’une durée maximum de 15 minutes. Un maximum de cinq livres, manuscrits, DVD, disques compacts.


Recommandations propres à un type de support
Si les pièces et documents d’appui ne peuvent pas être présentés en suivant les recommandations ci-après, veuillez communiquer avec le CALQ.

Supports informatiques
On entend par support informatique tous les supports qui ne peuvent être lus que par l’entremise d’un ordinateur personnel. Assurez-vous que vos supports informatiques sont lisibles dans l’environnement Windows, au moyen d’un des logiciels ou plugiciels suivants :

• Internet Explorer version 8 ou antérieure
• Quicktime version 7.6 ou antérieure (format vidéo standard et audio standard de Macintosh (mov) Ne pas utiliser un format vidéo HD
• Shockwave Player version 10.2 ou antérieure
• Windows Media Player version 11.0 ou antérieure
• FlashPlayer version 10.0 ou antérieure
• Acrobat Reader version 7.0 ou antérieure
• Microsoft Word, Excel, PowerPoint ou Visio, tous de la version 2000 ou antérieure
• ACDsee version 6.0 ou antérieure

Pour la vidéo, les formats recommandés sont MPEG (aussi appelé MPG) et AVI. Quant à l’audio, ce sont les formats MP3 et CDA.

Note : il est de votre responsabilité de vous assurer que tous les documents parviennent intacts et dans un des formats appropriés.

Le CALQ et la CRÉ ne se tiennent pas responsables de la perte des documents fournis ou des dommages encourus lors de leur transport. Il est donc recommandé de ne jamais joindre les originaux des documents ou du matériel d’appui à une demande.

Sous réserve des dispositions de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, le CALQ et la CRÉ respectent la confidentialité des documents et des renseignements en leur possession ainsi que ceux qui leur ont été transmis.



NORMES D'UTILISATION DES LOGOS

L’organisme qui reçoit une aide financière dans le cadre du volet 2 doit faire mention du Programme pour les arts et les lettres de la Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine dans tous les documents promotionnels et d’information relatifs au projet. Il doit également afficher les logos du CALQ, de la CRÉ, et de la CJ, et ce, en se conformant aux normes d’utilisation en vigueur.

Les organismes doivent utiliser les logos dans les documents suivants, s’il y a lieu : carton d’invitation, dépliant promotionnel, catalogue d’exposition, programme de spectacle, pochette ou livret d’enregistrement, matériel audiovisuel servant à la promotion, générique d’une œuvre, communiqué de presse, mention sur le site Web de l’organisme, etc.

Tous les logos doivent avoir une dimension équivalente. Dans une séquence horizontale, le logo du CALQ sera le premier à gauche, suivi de celui de la CRÉ et de la CJ. Dans une séquence verticale, on retrouvera le logo du CALQ en haut, suivi de celui de la CRÉ et de la CJ.

L’organisme qui reçoit une aide financière dans le cadre du Programme pour les arts et les lettres de la Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine doit également se conformer aux normes d'utilisation du logo du CALQ telles que décrites dans un document disponible sur son site Web.

Pour l'utilisation du logo de la Conférence régionale des élu(e)s de la de la Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine, l'organisme devra aller le télécharger sur le site de la Conférence à l'adresse suivante : www.cre-gim.net. L'organisme devra se conformer aux normes d'utilisation décrites dans le document disponible à cet effet. 

Aucune modification ne doit être apportée aux signatures.

DATE LIMITE D'INSCRIPTION

Le 20 février 2012

Les partenaires considèrent le cachet de la poste comme étant la date de réception de la demande. Les demandes incomplètes ou reçues après la date limite d’inscription ne sont pas admissibles.

DÉCISION

Si le dossier est complet, les partenaires informeront le demandeur de leur décision dans un délai d’environ trois mois après la date limite d’inscription.

Les organismes ayant déposé une demande inadmissible recevront une lettre identifiant les motifs de l’inadmissibilité.


LIEU D'INSCRIPTION

Les demandes doivent être acheminées à :

CALQ
Mme Patricia Nadeau
Chargée d'affaires régionales
79, boulevard René-Lévesque Est, 3e étage
Québec (Québec) G1R 5N5

Téléphone : 418 643-1707
Sans frais : 1 800 897-1707
Télécopieur : 418 643-4558
Courriel : patricia.nadeau@calq.gouv.qc.ca

Site Web : www.calq.gouv.qc.ca


GESTION DU PROGRAMME

CALQ
Mme Patricia Nadeau
Chargée d'affaires régionales
79, boul. René-Lévesque Est, 3e étage
Québec (Québec) G1R 5N5

Téléphone : 418 643-1707
Sans frais : 1 800 897-1707
Télécopieur : 418 643-4558

Site Web : www.calq.gouv.qc.ca


INFORMATION ET SOUTIEN TECHNIQUE

Conseil de la Culture de la Gaspésie
Mme Annie Chénier
169, avenue Grand-Pré
Bonaventure (Québec) G0C 1E0

Téléphone. : 418 534-4139, poste 222
Courriel : achenier@culturegaspesie.org


Arrimage, Corporation culturelle des Îles-de-la-Madeleine
Mme Carole Painchaud
Agente de développement artistique
1-1349, Chemin de la Vernière
L’Étang-du-Nord (Québec) G4T 3G1

Téléphone : 418 986-3083
Télécopieur : 418 986-4277
Courriel : developpement @ arrimage-im.qc.ca



La forme masculine utilisée dans ce document désigne autant les femmes que les hommes.