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PRÉAMBULE
En vue de poursuivre leurs orientations respectives et le travail commun amorcé en 2007 pour le développement et la diffusion de la pratique artistique professionnelle des Laurentides, la Conférence régionale des élus (CRÉ) des Laurentides, le Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ), le Conseil de la culture des Laurentides (CCL) et le Forum jeunesse des Laurentides (FJL) ont signé en 2010 une entente spécifique qui vise :
– l’essor des arts et des lettres dans la région des Laurentides ;
– l’accroissement des sources de revenus pour les artistes et les écrivains professionnels des Laurentides ;
– l’émergence d’une relève dans la région et à contribuer à leur rétention dans les Laurentides ;
– à faciliter la professionnalisation et l’intégration au marché du travail des arts et lettres ;
– à soutenir des organismes artistiques professionnels qui occupent un créneau d’excellence en matière de tourisme culturel régional, notamment les événements ;
– à favoriser la mise en place de partenariats susceptibles d’améliorer le développement de marchés et de publics pour les artistes, les écrivains et les organismes artistiques professionnels ;
– à consolider des organismes artistiques professionnels qui excellent et qui ont un impact significatif pour le développement des arts et des lettres dans la région des Laurentides.
Cette entente comprend la création du Fonds des Laurentides pour les arts et les lettres dont une partie des crédits annuels, soit 90 000 $, est attribuée à la mise en œuvre du volet 2 intitulé Soutien aux organismes artistiques professionnels.
Cette entente s’inscrit dans les orientations ministérielles concernant la démocratisation de la culture et confirme l’engagement du CALQ en matière de reconnaissance des spécificités régionales.
Elle a été rendue possible grâce à l’étroite collaboration entre la CRÉ des Laurentides, le CALQ, le CCL, le FJL et le ministère de la Culture, des Communications et de la Condition féminine (MCCCF).
OBJECTIFS
Les projets soumis doivent répondre au moins à un des objectifs spécifiques suivants :
– soutenir des projets ou la mise en place de mesures visant à consolider le mandat artistique et le programme d’activités d’organismes ayant une action structurante sur le territoire ;
– soutenir des projets de diffusion et de promotion régionale visant à développer de nouveaux publics ;
– favoriser l’intégration de la jeune relève artistique (artiste, écrivain, travailleur culturel) au sein d’organismes artistiques professionnels de la région ;
– soutenir des initiatives favorisant l’émergence, le réseautage et le rayonnement artistiques professionnels des Laurentides, notamment de la relève laurentienne.
CONDITIONS D’ADMISSIBILITÉ
Sont admissibles les organismes artistiques professionnels sans but lucratif de la région des Laurentides œuvrant dans les domaines suivants : arts du cirque, arts médiatiques, arts multidisciplinaires, arts visuels, chanson, danse, littérature, conte, métiers d’art, musique, recherche architecturale et théâtre.
Ces organismes font appel à des artistes professionnels, des concepteurs ou des intervenants reconnus dans leur discipline artistique. Leur administration est assurée par un personnel qualifié et expérimenté.
Les organismes artistiques professionnels soutenus ou admissibles aux programmes d’aide financière du CALQ.
Organisme professionnel
L’organisme doit être une personne morale légalement constituée sans but lucratif, ayant son siège social dans la région des Laurentides et dont la majorité des administrateurs sont des citoyens canadiens résidant habituellement au Québec ou des résidents permanents au sens de l’article 2 (1) de la
Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés qui résident habituellement au Québec.
Artistes professionnels
Le terme « artistes » inclut les écrivains, les conteurs et les artisans-créateurs. L’artiste se définit comme suit :
- se déclare artiste professionnel
- crée des œuvres ou pratique un art à son propre compte ou offre ses services contre rémunération à titre de créateur ou d’interprète, notamment dans les domaines sous la responsabilité du CALQ ;
- a une reconnaissance de ses pairs ;
- diffuse ou interprète publiquement des œuvres dans des lieux et/ou un contexte reconnus par les pairs.
Il doit être citoyen canadien ou résident permanent au sens de l’article 2 (1) de la
Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés. Dans les
deux cas il doit résider habituellement au Québec et résider dans la
région des Laurentides depuis au moins 12 mois.
Artistes et écrivains professionnels de la jeune relève
Un artiste ou un écrivain professionnel de la jeune relève doit répondre à la définition précédente et être âgé de 35 ans ou moins à la date limite de l’inscription.
RESTRICTIONS
Au moment de déposer une demande, l’organisme déjà bénéficiaire d’une aide financière dans le cadre de l’entente de partenariat portant sur l’amélioration des conditions de pratique des artistes, des écrivains et des organismes artistiques professionnels des Laurentides peut présenter une nouvelle demande pour un projet distinct de l’aide attribuée entre 2007 et 2010.
De plus, l’organisme, qui est déjà bénéficiaire d’une aide financière dans le cadre du volet 2, peut présenter une nouvelle demande à la condition d’avoir produit son rapport final d’utilisation de subvention. Ce rapport doit avoir été accepté par le CALQ et la CRÉ des Laurentides.
Un organisme ne peut déposer deux projets au cours d’une même période d’inscription, peu importe la discipline.
Les projets déjà réalisés à la date limite d’inscription ne sont pas admissibles.
Les organismes municipaux ou paramunicipaux n’y sont pas non plus admissibles.
Lien avec un organisme apparenté
L’organisme subventionné qui a des liens d’affaires avec un ou des organismes apparentés doit :
– être l’unique bénéficiaire de ses surplus, subventions et autres apports externes ;
– fournir la preuve que les transactions avec des sociétés apparentées respectent les règles suivantes :
- elles doivent être documentées formellement par contrat ou par entente écrite ;
- elles doivent faire l’objet d’une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus ;
- les conditions et les coûts y découlant doivent être au moins comparables à ce qui prévaudrait avec une tierce partie ;
– sur demande du CALQ, rendre disponibles les états financiers de l’organisme apparenté.
TYPES DE PROJET ADMISSIBLE
Les projets recevables doivent avoir un impact dans la communauté. À titre d’exemple :
– projet faisant appel à des personnes-ressources en vue d’améliorer la structure administrative, les services de communication et de promotion ou le développement de nouveaux publics ;
– projet de diffusion ou d’événement ponctuel présentant la création de la relève artistique et littéraire des Laurentides ;
– projet favorisant l’intégration d’artistes ou d’écrivains de la relève aux activités artistiques ou organisationnelles de l’organisme ;
– projet de circulation des œuvres de la relève artistique et littéraire sur le territoire en vue de développer des nouveaux publics ;
– projet de création, de diffusion ou de promotion qui met en perspective des solutions novatrices destinées à la relève artistique et littéraire des Laurentides ;
– projet impliquant des artistes et/ou des écrivains dans le cadre d’une activité de promotion, de sensibilisation ou favorisant l’accès aux arts et aux lettres des citoyens des Laurentides ;
– projet de création et de production de matériel et d’outils promotionnels tels que catalogues, monographies, portfolios, site Web, placement média, affiches et autres ;
– projet interdisciplinaire qui repose obligatoirement sur la rencontre entre des artistes ou des écrivains et des organismes œuvrant dans divers domaines artistiques ;
– projet favorisant les échanges entre les artistes et les organismes de la région et d’ailleurs ;
– projet de développement de nouveaux publics.
TYPES DE PROJET INADMISSIBLE
– Projet soutenu dans le cadre d’un programme d’aide financière du MCCCF, de la SODEC ou du CALQ ;
– projet visant le démarrage d’une entreprise ou d’un atelier de création à des fins lucratives.
Les demandes incomplètes ou les projets déjà réalisés à la date limite d’inscription ne sont pas admissibles.
MONTANT MAXIMAL DU SOUTIEN FINANCIER
Le montant maximal accordé à un organisme ne peut excéder 20 000 $ par année. Ce montant, incluant les autres subventions gouvernementales s’il y a lieu, ne pourra représenter plus de 80 % du coût total admissible du projet. Si le coût réel de la réalisation du projet entraîne un dépassement du barème relatif au montant maximal de la subvention, le CALQ peut demander le remboursement du montant excédentaire.
FRAIS ADMISSIBLES
– Frais liés à l’engagement de personnel supplémentaire ou d’experts conseils ou les deux à la fois ;
– frais liés à l’amélioration des outils de gestion ou d’autres outils favorisant l’intégration des nouvelles technologies de l’information ;
– frais liés à des activités de rayonnement et de diffusion sur le territoire ;
– cachets et droits, frais de déplacement des artistes et des autres participants au projet ;
– honoraires professionnels, frais de déplacement et indemnités quotidiennes des collaborateurs, consultants, techniciens ou tout autre spécialiste qui peut apporter une expertise ponctuelle à la réalisation du projet ;
– frais de promotion.
Les frais admissibles seront considérés à partir de la date de dépôt d’un projet.
FRAIS INADMISSIBLES
- Frais de fonctionnement des organismes ;
- frais liés à des campagnes de souscription et de financement ;
- frais de mise en place d’infrastructures d’une organisation (location d’un bureau, installation d’un téléphone, etc.) ;
- achat d’équipement spécialisé, sauf celui qui est nécessaire au projet et qui est non réutilisable ;
- frais d’immobilisation, de rénovation et de construction ;
- frais de formation.
CRITÈRES D’ÉVALUATION
– La pertinence du projet par rapport aux objectifs du volet (40 points) ;
– la qualité du projet de consolidation ou des initiatives favorisant l’émergence, le réseautage, le rayonnement et les retombées sur les collectivités visées (35 points) ;
– la rémunération des artistes ou des écrivains et le versement des droits (15 points) ;
– l’équilibre financier et le réalisme des prévisions budgétaires (10 points).
ÉVALUATION DES PROJETS
Les demandes sont évaluées par un comité de sélection formé de personnes-ressources issues du milieu des arts et des lettres de la région des Laurentides. Elles sont reconnues pour leur compétence dans leur domaine et possèdent une bonne connaissance du milieu dans lequel elles œuvrent.
Toutes les demandes sont évaluées au mérite, sur la base des objectifs et des critères d’évaluation spécifiques au volet 2. La sélection tient compte à la fois de la valeur comparée des projets et des crédits disponibles. Elle est soumise à un processus de consultation entre le CALQ et la CRÉ des Laurentides. La décision est finale et sans appel.
Le CALQ rend disponibles les noms des membres d’un comité de sélection trois mois après la fin de son mandat.
ÉTHIQUE
Les membres du comité de sélection sont soumis au code d’éthique et de déontologie en vigueur au CALQ. Tous doivent agir de bonne foi dans l’exercice de leurs fonctions et s’abstenir de prendre part à toute discussion relative à une demande de subvention qui risque d’être entachée par une situation de conflit d’intérêts. De plus, ils ne peuvent utiliser à leurs propres fins les informations confidentielles ou privilégiées qui leur sont communiquées.
MODALITÉS D’ATTRIBUTION
Les montants sont attribués en fonction des crédits disponibles, des budgets soumis et des frais admissibles. En aucun temps, les montants maximums prévus au volet 2 ne peuvent être augmentés.
Les modalités d’attribution d’une subvention sont décrites dans une lettre d’entente qui doit être signée par un représentant dûment autorisé de l’organisme.
Les partenaires ne peuvent attribuer une aide financière pour les mêmes dépenses reliées à un projet déjà soutenu dans le cadre d’un programme du CALQ ou d’un autre organisme, quel qu’il soit.
Le fait d’encaisser la subvention constitue pour l’organisme un engagement à réaliser le projet prévu et à respecter les conditions rattachées à son versement.
La subvention accordée peut s’appliquer à une partie ou à l’ensemble des activités décrites par l’organisme dans sa demande. Si l’organisme ne peut réaliser une partie ou l’ensemble des activités qui ont fait l’objet de la subvention, il doit aussitôt en aviser le CALQ. Celui-ci peut, conséquemment, ajuster le montant de la subvention et l’organisme peut être tenu de rembourser une partie ou la totalité de la subvention.
L’organisme qui reçoit une subvention s’engage à faire respecter par les membres de son conseil d’administration les dispositions des articles 321 à 330 de la Section III (Des obligations des administrateurs et de leurs inhabilités) du Code civil du Québec.
L’organisme subventionné doit se conformer aux lois québécoises qui lui sont applicables : la
Loi sur le statut professionnel et les conditions d’engagement des artistes de la scène, du disque et du cinéma
(L.R.Q., c. S-32.1) et la Loi sur le statut professionnel des artistes des arts visuels, des métiers d’art et de la littérature et sur les contrats avec les
diffuseurs, notamment en ayant un contrat écrit avec l’artiste contenant les six mentions prévues à l’article 31 de la loi (L.R.Q., c. S-32.01). Le CALQ peut à tout moment requérir une copie des contrats signés entre l’organisme et les artistes.
Par ailleurs, l’organisme subventionné doit aussi respecter la Loi sur l’équité salariale (L.R.Q., chapitre E-12.001) et la Charte de la langue française (L.R.Q., c. C-11, chapitre V, titre II), notamment pour l’organisme qui compte plus de 50 personnes à son emploi.
L’organisme qui reçoit une subvention ponctuelle pour un projet doit obligatoirement fournir un rapport d’activité ainsi qu’un rapport financier concernant l’utilisation de la subvention dans un délai de trois mois après la fin du projet. Ces rapports doivent contenir l’ensemble des données réelles et êtres approuvés par le CALQ.
L’organisme qui, au cours d’une même année, reçoit une ou plusieurs subventions de toutes sources publiques, incluant le CALQ, doit présenter des états financiers de sa dernière année d’activité. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue de sources publiques (provinciale, fédérale et municipale). L’organisme doit se conformer aux exigences suivantes :
– si le total des subventions est inférieur à 50 000 $, les états financiers peuvent être préparés par l’organisme ;
– si le total des subventions se situe entre 50 000 $ et 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’un rapport d’examen préparé par un expert-comptable ;
– si le total des subventions est supérieur à 250 000 $, les états financiers doivent être vérifiés par un comptable agréé.
Ces états financiers doivent être adoptés par résolution du conseil d’administration et présentés dans les quatre mois suivant la fin de l’exercice financier de l’organisme.
Nonobstant ce qui précède, le CALQ se réserve le droit de réclamer en tout temps des états financiers vérifiés d’un organisme qu’il subventionne ainsi que des états financiers vérifiés du ou des organismes apparentés et tout autre renseignement les concernant qu’il juge pertinent. L’organisme autorise le CALQ et lui assure l’accès, ou à ses représentants dûment identifiés, aux heures normales de bureau, à ses locaux, ses livres, sa documentation, aux contrats signés entre l’organisme et les artistes, les écrivains et les collaborateurs ainsi qu’à tout autre document que le CALQ peut raisonnablement requérir aux fins d’application et de vérification de la présente entente. L’organisme permet aussi la reproduction de tout document nécessaire à ces fins.
Le défaut de se conformer aux modalités d’attribution d’une subvention et de ses conditions particulières de même que le non respect des lois qui leur sont applicables peuvent compromettre l’admissibilité d’un organisme à une inscription ultérieure.
PRÉSENTATION D’UNE DEMANDE
L’organisme doit remplir le formulaire prévu à cet effet et fournir un dossier complet en s’assurant d’y inclure toutes les pièces exigées.
Seul le formulaire original dûment signé par les représentants de l’organisme est considéré comme valide. L’envoi du dossier par télécopieur ou par courrier électronique n’est pas autorisé.
Les formulaires d’inscription sont disponibles sur demande au CALQ ainsi qu’à la CRÉ des Laurentides.
Le dossier doit inclure les éléments suivants :
- description du projet pour lequel une aide financière est demandée (maximum de deux pages au format 8 ½ po x 11 po ou 500 mots) ;
- budget détaillé et équilibré indiquant les sources de revenus et les dépenses projetées pour la réalisation du projet ;
- tout autre document à l’appui de la demande d’aide financière : charte, rapport d’activité et rapport financier du dernier exercice complété, curriculum vitæ des artistes et des collaborateurs, dossier de presse, lettres d’appui, échéancier, documentation visuelle ou audio.
Joindre l’un ou l’autre des documents suivants identifiés au nom du
demandeur en cinq exemplaires :
Pour le théâtre, les arts du cirque et les arts multidisciplinaires : une œuvre récente présentée sur DVD, disque compact ou une compilation choisie d’une durée maximum de 15 minutes.
Pour la danse : un maximum de trois chorégraphies totalisant au plus 15 minutes enregistrées sur DVD.
Pour la musique : un enregistrement récent, en studio ou en concert, de trois œuvres d’époque ou de genre différent, sur disque compact ou DVD. Pour les chorales, l’enregistrement devra inclure des œuvres a cappella.
Pour les arts médiatiques, les arts visuels, les métiers d’art et l’architecture
: un maximum de 15 images numériques ou un maximum de cinq DVD,
disques compacts ou une compilation choisie d’une durée maximum de
15 minutes.
Pour la littérature et le conte : un maximum de cinq livres, manuscrits, DVD, disques compacts.
Recommandations propres à un type de support
Si les pièces et les documents d’appui ne peuvent pas être présentés
en suivant les recommandations ci-après, veuillez communiquer avec
le CALQ.
Supports informatiques
On entend par support informatique tous les supports qui ne peuvent être lus que par l’entremise d’un ordinateur personnel. Assurez-vous que vos supports informatiques sont lisibles dans l’environnement Windows, au moyen d’un des logiciels ou plugiciels suivants :
– Internet Explorer version 8 ou antérieure
– Quicktime version 7.6 ou antérieure (format vidéo standard et
audio standard de Macintosh (mov). Ne pas utiliser un format vidéo
HD.
– Shockwave Player version 10.2 ou antérieure
– Windows Media Player version 11.0 ou antérieure
– FlashPlayer version 10.0 ou antérieure
– Acrobat Reader version 7.0 ou antérieure
– Microsoft Word, Excel, PowerPoint ou Visio, tous de la version
2000 ou antérieure
– ACDsee version 6.0 ou antérieure
Pour la vidéo, les formats recommandés sont MPEG (aussi appelé MPG) et AVI. Quant à l’audio, ce sont les formats MP3 et CDA.
Note : il est de votre responsabilité de vous assurer que tous les documents parviennent intacts et dans un des formats appropriés.
Les demandes incomplètes ou reçues après la date limite d’inscription ne sont pas admissibles.
La CRÉ des Laurentides et le CALQ déclinent toute responsabilité quant à la perte des documents fournis ou des dommages encourus lors de leur expédition à la CRÉ des Laurentides par l’organisme demandeur. Il est donc recommandé de ne jamais joindre les documents originaux ou du matériel d’appui à une demande.
Sous réserve des dispositions de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1) la CRÉ des Laurentides et le CALQ respectent la confidentialité des documents et renseignements en leur possession ainsi que ceux qui leur ont été transmis.
NORMES DE VISIBILITÉ ET D’UTILISATION DES LOGOS
L’organisme qui reçoit une aide financière dans le cadre du volet 2 doit faire mention du
Fonds des Laurentides pour les arts et les lettres dans tous les documents promotionnels et d’information relatifs au projet. Il doit également afficher les logos du CALQ et de la CRÉ des Laurentides, et ce, en se conformant aux normes d’utilisation en vigueur.
Les organismes doivent utiliser les logos dans les documents suivants, s’il y a lieu : carton d’invitation, dépliant promotionnel, catalogue d’exposition, programme de spectacle, pochette ou livret d’enregistrement, matériel audiovisuel servant à la promotion, générique d’une œuvre, communiqué de presse, mention sur le site Web de l’organisme, etc.
Tous les logos doivent avoir une dimension équivalente. Dans une séquence horizontale, le logo du CALQ sera le premier à gauche, suivi de celui de la CRÉ des Laurentides. Dans une séquence verticale, on retrouvera le logo du CALQ en haut, suivi de celui de la CRÉ des Laurentides.
L’organisme doit également se conformer aux normes d’utilisation du logo CALQ telles que décrites dans un document disponible sur son site Web (www.calq.gouv.qc.ca/normes/organismes/htm).
Aucune modification ne doit être apportée aux signatures.
Pour obtenir les logos du CALQ et de la CRÉ des Laurentides, les organismes devront communiquer avec M. Louis Pilon, de la CRÉ des Laurentides (ses coordonnées se trouvent dans la section Gestion du programme ci-après).
DATES LIMITES D’INSCRIPTION
Ce programme est mis à jour annuellement, veuillez vous assurer d’avoir en main la version correspondant à l’année en cours.
Le 23 janvier 2012
Le 21 janvier 2013
Les partenaires considèrent le cachet de la poste comme étant la date de réception de la demande.
Les demandes incomplètes ou reçues après la date limite d’inscription ne sont pas admissibles. |
DÉCISION
Si le dossier est complet, les partenaires informent le demandeur de leur décision dans un délai d’environ trois mois après la date limite d’inscription.
Les organismes ayant déposé une demande inadmissible recevront une lettre identifiant les motifs de l’inadmissibilité.
LIEU D’INSCRIPTION
Les demandes doivent être acheminées à :
Conférence régionale des élus des Laurentides
Fonds des Laurentides pour les arts et les lettres
a/s Mme Andrée Mondor
Technicienne comptable
161, de la Gare
Bureau 205
Saint-Jérôme (Québec) J7Y 2B9
Téléphone : 450 436-3111, poste 230
Télécopieur : 450 436-7477
Site Web : www.crelaurentides.qc.ca
GESTION DU PROGRAMME
Conseil des arts et des lettres du Québec
Mme Patricia Nadeau
Chargée d’affaires régionales
79, boul. René-Lévesque Est, 3e étage
Québec (Québec) G1R 5N5
Téléphone : 418 643-1707
Sans frais : 1 800 897-1707
Télécopieur : 418 643-4558
Courriel : patricia.nadeau@calq.gouv.qc.ca
Site Web : www.calq.gouv.qc.ca
Conférence régionale des élus des Laurentides
M. Louis Pilon
Conseiller stratégique
Affaires institutionnelles et politiques
161, de la Gare
Bureau 205
Saint-Jérôme (Québec) J7Y 2B9
Téléphone : 450 436-3111, poste 227
Télécopieur : 450 436-7477
Site Web : www.crelaurentides.qc.ca
INFORMATION ET SOUTIEN TECHNIQUE
Conseil de la culture des Laurentides
Mme Karine Gariépy
Agente de développement
223, rue Saint-Georges, bureau 400
Saint-Jérôme (Québec) J7Z 5A1
Téléphone : 450 432-2425
Téléphone sans frais : 1 866 432-2680
Télécopieur : 450 432-8434
Courriel : developpement@culturelaurentides.com
Site Web : www.culturelaurentides.com
La forme masculine utilisée dans ce document désigne autant les femmes que les hommes.
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