Volet 1B

Soutien aux organismes artistiques professionnels de la Montérégie Est

PRÉAMBULE

En vue de poursuivre leurs orientations respectives et leur travail commun amorcé en 2007, la Conférence régionale des élus de la Montérégie Est (CRÉ-ME), le Forum jeunesse Montérégie Est (FJME) et le Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ) signaient, à l'automne 2010, une entente de partenariat sur le développement et le rayonnement de la pratique artistique professionnelle sur le territoire de la Montérégie Est.

Cette entente porte sur l'essor des arts et des lettres dans ce territoire et la mise en place de partenariats susceptibles d'améliorer le développement de marchés et de publics pour les organismes artistiques professionnels. Les partenaires souhaitent que cette entente contribue à l'émergence et à la rétention de la relève artistique professionnelle ainsi qu'au développement et au rayonnement des organismes artistiques professionnels.

Elle comprend la création du Fonds pour les arts et les lettres de la Montérégie Est dont une partie des crédits annuels, soit 35 000 $, est attribuée à la mise en oeuvre du volet 1B intitulé Soutien aux organismes artistiques professionnels de la Montérégie Est. La moitié sera attribuée à des projets pour la relève artistique et littéraire.

Cette entente s'inscrit dans les orientations ministérielles pour la démocratisation de la culture et confirme l'engagement du CALQ en matière de reconnaissance des spécificités régionales.

Elle a été rendue possible grâce au travail d'étroite collaboration de la CRÉ-ME et du FJME, du Conseil montérégien de la culture et des communications (CMCC), du ministère de la Culture, des Communications et de la Condition féminine (MCCCF) et du CALQ.


OBJECTIFS

Les projets soumis doivent répondre au moins à un des objectifs suivants:

• soutenir des projets visant à consolider le mandat artistique et à améliorer leur capacité d'action auprès de la collectivité sur le territoire;
• encourager l'intégration de la relève artistique (artiste, écrivain, travailleur culturel) au sein d'organismes artistiques professionnels;
• favoriser la réalisation de projets contribuant à l'émergence de la relève artistique professionnelle;
• appuyer des projets de diffusion et de promotion visant le développement de nouveaux publics.

CONDITIONS D'ADMISSIBILITÉ

Sont admissibles les organismes artistiques professionnels sans but lucratif de la Montérégie Est oeuvrant dans les domaines suivants : arts du cirque, arts médiatiques, arts multidisciplinaires, arts visuels, chanson, conte, danse, littérature, métiers d'art, musique, recherche architecturale et théâtre. 

Ces organismes font appel à des artistes professionnels, des concepteurs ou des intervenants reconnus dans leur discipline artistique. Leur administration est assurée par un personnel qualifié et expérimenté.

Organismes professionnels 
L'organisme doit être une personne morale légalement constituée sans but lucratif, ayant son siège social sur le territoire de la Montérégie Est et dont la majorité des administrateurs sont des citoyens canadiens résidant habituellement au Québec ou des résidents permanents au sens de l'article 2 (1) de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés qui résident habituellement au Québec.

Artistes professionnels
Le terme "artistes" inclut les écrivains, les conteurs et les artisans-créateurs. L'artiste se définit comme suit:

• se déclare artiste professionnel;
• crée des oeuvres ou pratique un art à son propre compte ou offre ses services contre rémunération à titre de créateur ou d'interprète, notamment dans les domaines sous la responsabilité du CALQ;
• a une reconnaissance de ses pairs;
• diffuse ou interprète publiquement des oeuvres dans des lieux et/ou un contexte reconnus par les pairs.

Il doit être citoyen canadien ou résident permanent au sens de l'article 2 (1) de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés. De plus, il doit avoir résidé dans la région de la Montérégie Est au cours des 12 derniers mois.

Artistes et écrivains professionnels de la jeune relève
Un artiste ou un écrivain professionnel de la jeune relève doit répondre à la définition précédente et être âgé de 35 ans ou moins à la date limite de l'inscription.


RESTRICTIONS

Au moment de déposer une demande, l'organisme déjà bénéficiaire d'une aide financière dans le cadre de l'entente de partenariat portant sur la consolidation des organismes artistiques professionnels sur le territoire de la Montrégéie Est peut présenter une nouvelle demande pour un projet distinct de l'aide attribuée entre 2007 et 2010.

De plus, l'organisme, qui est déjà bénéficiaire d'une aide financière dans le cadre du volet 1B peut présenter une nouvelle demande à la condition d'avoir produit un rapport final d'utilisation de subvention. Ce rapport doit avoir été accepté par le CALQ.

Un organisme ne peut déposer deux projets au cours d'une même période d'inscription, peu importe la discipline.

Les projets déjà réalisés à la date limite d'inscription ne sont pas admissibles.

Les membres du personnel du CMCC, de la CRÉ-ME et du FJME ne sont pas admissibles à ce volet.

Lien avec un organisme apparenté 

L'organisme subventionné qui a des liens d'affaires avec un ou des organismes apparentés doit:

• être l'unique bénéficiaire de ses surplus, subventions et autres apports externes;
• fournir la preuve que les transactions avec des sociétés apparentées respectent les règles suivantes :
  • elles doivent être documentées formellement par contrat ou par entente écrite;
  • elles doivent faire l'objet d'une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus;
  • les conditions et les coûts y découlant doivent être au moins comparables à ce qui prévaudrait avec une tierce partie;
  • sur demande du CALQ rendre disponibles les états financiers de l'organisme apparenté.

TYPES DE PROJETS ADMISSIBLES

Les projets doivent avoir un impact dans la communauté. À titre d'exemple:

• projet faisant appel à des personnes ressources en vue d'améliorer la structure administrative, les services de communication et de promotion ou le développement de nouveaux publics;
• projet de diffusion ou événement ponctuel impliquant la collaboration d'intervenants ou d'organismes de la collectivité;
• projet favorisant l'intégration d'artistes ou d'écrivains, notamment de la relève, aux activités artistiques ou organisationnelles de l'organisme;
• projet de circulation des oeuvres sur le territoire en vue de développer des nouveaux publics.

TYPES DE PROJETS INADMISSIBLES

• Projet soutenu dans le cadre d'un programme d'aide financière du MCCCF, de la SODEC et du CALQ;
• projet visant le démarrage d'une entreprise ou d'un atelier de création à des fins lucratives.

Les demandes incomplètes ou les projets déjà réalisés à la date limite d'inscription ne sont pas admissibles.


MONTANT MAXIMAL DU SOUTIEN FINANCIER

Les projets présentés s'inscrivent dans une démarche triennale visant à optimiser la capacité d'action des organismes. L'aide financière sera attribuée au cours des exercices financiers 2010-2011, 2011-2012 et 2012-2013.

Le montant maximal accordé à un organisme ne peut excéder 10 000 $ par année. Ce montant, incluant les autres subventions gouvernementales s'il y a lieu, ne pourra représenter plus de 80 % du coût total admissible du projet.

Si le coût réel de la réalisation du projet entraîne un dépassement du barème relatif au montant maximal de la subvention, les partenaires peuvent demander le remboursement du montant excédentaire.


FRAIS ADMISSIBLES

• Frais liés à l'engagement de personnel supplémentaire ou d'expert conseil ou les deux à la fois;
• frais liés à l'amélioration des outils de gestion ou d'autres outils favorisant l'intégration des nouvelles technologies de l'information;
• frais liés à des activités de rayonnement et de diffusion sur le territoire;
• cachets et droits, frais de déplacement des artistes et des autres participants au projet;
• honoraires professionnels, frais de déplacement et indemnités quotidiennes des collaborateurs, consultants, techniciens ou tout autre spécialiste qui peuvent apporter une expertise ponctuelle à la réalisation du projet;
• frais de matériaux, de location d'équipements et de transport liés à la réalisation du projet;
• frais de promotion.

Les frais admissibles seront considérés à partir de la date de dépôt d'un projet.


FRAIS INADMISSIBLES

• Frais de fonctionnement des organismes;
• frais liés à des campagnes de souscription ou de financement;
• frais de mise en place d'infrastructures d'une organisation (location d'un bureau, installation d'un téléphone, etc.);
• achat d'équipements spécialisés, sauf celui qui est nécessaire au projet et qui est non réutilisable;
• frais d'immobilisation, de rénovation et de construction;
• frais de formation.

CRITÈRES D'ÉVALUATION

Les critères d'évaluation sont les suivants:

• la pertinence du projet par rapport aux objectifs du volet (40 points);
• la qualité des initiatives de consolidation dans la programmation de l'organisme et les retombées auprès des collectivités visées (35 points);
• la capacité à réaliser le projet (15 points);
• l'équilibre financier et le réalisme des prévisions budgétaires (10 points).

ÉVALUATION DES PROJETS

Les demandes sont évaluées par un comité de sélection formé de personnes ressources issues des milieux des arts et des lettres de la région de la Montérégie. Elles sont reconnues pour leur compétence dans leur domaine et possèdent une bonne connaissance du milieu dans lequel elles oeuvrent.

Toutes les demandes sont évaluées au mérite, sur la base des objectifs et des critères d'évaluation spécifiques au volet 1B. La sélection tient compte à la fois de la valeur comparée des projets et des crédits disponibles. Elle est soumise à l'approbation de la CRÉ-ME, du FJME et du CALQ. La décision est finale et sans appel.

Le CALQ rend disponible le nom des membres d'un comité de sélection trois mois après la fin de son mandat.


ÉTHIQUE

Les membres du comité de sélection sont soumis au code d'éthique et de déontologie en vigueur au CALQ. Tous doivent agir de bonne foi dans l'exercice de leurs fonctions et s'abstenir de prendre part à toute discussion relative à une demande de subvention qui risque d'être entachée par une situation de conflit d'intérêts. De plus, ils ne peuvent utiliser à leurs propres fins les informations confidentielles ou privilégiées qui leur sont communiquées.


MODALITÉS D'ATTRIBUTION

Les montants sont attribués en fonction des crédits disponibles, des budgets soumis et des frais admissibles. En aucun temps, les montants maximums ne peuvent être augmentés.

Les modalités d'attribution d'une subvention sont décrites dans une lettre d'entente signée par un représentant dûment autorisé.

Les partenaires ne peuvent attribuer une aide financière pour les mêmes dépenses reliées à un projet déjà soutenu dans le cadre d'un autre programme du CALQ ou d'un autre organisme, quel qu'il soit.

Le fait d'encaisser les chèques de la subvention constitue pour l'organisme un engagement à réaliser le projet prévu et à respecter les conditions rattachées à son versement.

La subvention accordée peut s'appliquer à une partie ou à l'ensemble des activités décrites par l'organisme dans sa demande. Si celui-ci ne peut réaliser une partie ou l'ensemble des activités qui ont fait l'objet de la subvention, il doit aussitôt en aviser le CALQ. Celui-ci peut conséquemment ajuster le montant de la subvention et l'organisme peut être tenu de rembourser une partie ou la totalité de la subvention.

L'organisme qui reçoit une subvention s'engage à faire respecter rigoureusement par les membres de son conseil d'administration les dispositions des articles 321 à 330 de la section III (Des obligations des administrateurs et de leurs inhabilités) du Code civil du Québec.

L'organisme subventionné doit se conformer aux lois québécoises qui lui sont applicables : la Loi sur le statut professionnel et les conditions d'engagement des artistes de la scène, du disque et du cinéma (L.R.Q., c. S-32.1) et la Loi sur le statut professionnel des artistes des arts visuels, des métiers d'art et de la littérature et sur les contrats avec les diffuseurs, notamment en ayant un contrat écrit avec l'artiste contenant les six mentions prévues à l'article 31 de la loi (L.R.Q., c. S-32.01). Le CALQ peut à tout moment requérir une copie des contrats signés entre l'organisme et les artistes.

Par ailleurs, l'organisme subventionné doit aussi respecter la Loi sur l'équité salariale (L.R.Q., chapitre E-12.001) et la Charte de la langue française (L.R.Q.,c. C-11, chapitre V, titre II), notamment pour l'organisme qui compte plus de 50 personnes à son emploi. 

L'organisme qui reçoit une subvention ponctuelle pour un projet doit obligatoirement fournir un rapport d'activité ainsi qu'un rapport financier concernant l'utilisation de la subvention dans un délai de trois mois après la fin du projet. Ces rapports doivent contenir l'ensemble des données réelles et être approuvés par le CALQ.

L'organisme qui, au cours d'une même année, reçoit une ou plusieurs subventions de toutes sources publiques, incluant le CALQ, doit présenter des états financiers de sa dernière année d'activité. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue de sources publiques (provinciale, fédérale et municipale). L'organisme doit se conformer aux exigences suivantes :

• si le total de ces subventions est inférieur à 50 000 $, les états financiers peuvent être préparés par l'organisme;
• si le total de ces subventions se situe entre 50 000 $ et 250 000 $, les états financiers doivent faire l'objet d'un rapport d'examen préparé par un expert-comptable;
• si le total de ces subventions est supérieur à 250 000 $, les états financiers doivent être vérifiés par un comptable agréé.

Ces états financiers doivent être adoptés par résolution du conseil d'administration et présentés dans les quatre mois suivant la fin de l'exercice financier de l'organisme.

Nonobstant ce qui précède, le CALQ se réserve le droit de réclamer en tout temps des états financiers vérifiés d'un organisme qu'il subventionne ainsi que des états financiers vérifiés du ou des organismes apparentés et tout autre renseignement les concernant qu'il juge pertinent. L'organisme autorise le CALQ et lui assure l'accès ou à ses représentants dûment identifiés aux heures normales de bureau, à ses locaux, ses livres, sa documentation, aux contrats signés entre l'organisme et les artistes, les écrivains et les collaborateurs ainsi qu'à tout autre document que le CALQ peut raisonnablement requérir aux fins d'application et de vérification de la présente entente. L'organisme permet aussi la reproduction de tout document nécessaire à ces fins. 

Le défaut de se conformer aux modalités d'attribution d'une subvention et de ses conditions particulières de même que le non respect des lois qui leur sont applicables peuvent compromettre l'admissibilité d'un organisme lors d'une inscription ultérieure.


PRÉSENTATION D'UNE DEMANDE

L'organisme doit remplir le formulaire prévu à cet effet et fournir un dossier complet en s'assurant d'y inclure toutes les pièces exigées.

Seul l'original du formulaire dûment signé par les représentants de l'organisme est considéré comme valide. L'envoi du dossier par télécopieur ou par courrier électronique n'est pas autorisé.

Les formulaires d'inscription sont disponibles sur demande au CALQ, à la CRÉ-ME, au FJME et au CMCC.

Le dossier doit inclure les éléments suivants:

• description du projet pour lequel une aide financière est demandée (maximum de deux pages au format 8 ½ x 11 po ou 500 mots);
• budget détaillé et équilibré indiquant les sources de revenus et les dépenses projetées pour la réalisation du projet;
• tout autre document à l'appui de la demande d'aide financière : charte, rapport d'activité et rapport financier du dernier exercice complété, curriculum vitæ des artistes et des collaborateurs, dossier de presse, lettres d'appui, échéancier, documentation visuelle ou audio.

Joindre l'un ou l'autre des documents suivants identifiés au nom de l'organisme demandeur en cinq exemplaires:

Pour le théâtre, les arts du cirque et les arts multidisciplinaires : une oeuvre récente présentée sur DVD, disque compact ou une compilation choisie d'une durée maximum de 15 minutes. 

Pour la danse : un maximum de trois chorégraphies totalisant au plus 15 minutes enregistrées sur DVD. 

Pour la musique : un enregistrement récent, en studio ou en concert, de trois oeuvres d'époque ou de genre différent, sur disque compact ou DVD. Pour les chorales, l'enregistrement devra inclure des oeuvres a cappella. 

Pour les arts médiatiques, les arts visuels, les métiers d'art et l'architecture : un maximum de 20 images numériques ou un maximum de cinq DVD, disques compacts ou une compilation choisie d'une durée maximum de 15 minutes.

Pour la littérature et le conte : un maximum de cinq livres, manuscrits, DVD, disques compacts.


Recommandations propres à un type de support
Si les pièces et documents d'appui ne peuvent pas être présentés en suivant les recommandations ci-après, veuillez communiquer avec la Direction de la musique, de la danse et de l'action territoriale du CALQ.

Supports informatiques
On entend par support informatique tous les supports qui ne peuvent être lus que par l'entremise d'un ordinateur personnel. Assurez-vous que vos supports informatiques sont lisibles dans l'environnement Windows, au moyen d'un des logiciels ou plugiciels suivants:

• Internet Explorer version 6.1 ou antérieure
• Quicktime version 7.1.3 ou antérieure
• Shockwave Player version 10.2 ou antérieure
• Windows Media Player version 9.0 ou antérieure
• FlashPlayer version 9.0 ou antérieure
• Acrobat Reader version 7.0 ou antérieure
• Microsoft Word, Excel, PowerPoint ou Visio, tous de la version 2000 ou antérieure
• ACDsee version 6.0 ou antérieure

Pour la vidéo, les formats recommandés sont MPEG (aussi appelé MPG) et AVI. Quant à l'audio, ce sont les formats MP3 et CDA.

Note : il est de votre responsabilité de vous assurer que tous les documents parviennent intacts et dans un des formats appropriés.

Les demandes incomplètes ou celles reçues après la date limite d'inscription ne sont pas admissibles. 

La CRÉ-ME, le FJME et le CALQ ne se tiennent pas responsables de la perte des documents fournis ou des dommages encourus lors du transport de ces pièces. Il est donc recommandé de ne jamais joindre les originaux des documents ou du matériel d'appui à une demande.

Sous réserve des dispositions de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, la CRÉ-ME, le FJME et le CALQ respectent la confidentialité des documents et des renseignements en leur possession ainsi que ceux qui leur ont été transmis.


NORMES DE VISIBILITÉ ET D'UTILISATION DES LOGOS

L'organisme qui reçoit une aide financière dans le cadre du volet 1B doit faire mention du Fonds pour les arts et les lettres de la Montérégie Est dans tous les documents promotionnels et d'information relatifs au projet. Il doit également afficher les logos du CALQ, de la CRÉ-ME et du FJME, et ce, en se conformant aux normes d'utilisation en vigueur.

Les organismes doivent utiliser les logos dans les documents suivants, s'il y a lieu: carton d'invitation, dépliant promotionnel, catalogue d'exposition, programme de spectacle, pochette ou livret d'enregistrement, matériel audiovisuel servant à la promotion, générique d'une oeuvre, communiqué de presse, mention sur le site Web de l'organisme, etc.

Tous les logos doivent avoir une dimension équivalente. Dans une séquence horizontale, le logo du CALQ sera le premier à gauche, suivi de ceux du FJME et de la CRÉ-ME. Dans une séquence verticale, on retrouvera le logo du CALQ en haut, suivi de ceux du FJME et de la CRÉ-ME.

L'organisme qui reçoit une aide financière dans le cadre du Fonds pour les arts et les lettres de la Montérégie Est doit également se conformer aux normes d'utilisation du logo du CALQ telles que décrites dans un document disponible sur son site Web (www.calq.gouv.qc.ca/normes/organismes/htm).

Aucune modification ne doit être apportée aux signatures.

Pour obtenir les logos du CALQ, de la CRÉ-ME et du FJME, les organismes devront communiquer avec Mme Judith Bissonnette de la CRÉ-ME (ses coordonnées se trouvent dans la section Lieu d'inscription).


DATE LIMITE D'INSCRIPTION

Le 8 novembre 2010

Les partenaires considèrent le cachet de la poste comme étant la date de réception de la demande.

Les demandes incomplètes ou celles reçues après la date limite d'inscription ne sont pas admissibles.


DÉCISION

Si le dossier est complet, les partenaires informeront le demandeur de leur décision dans un délai d'environ trois mois après la date limite d'inscription.

Les organismes ayant déposé une demande inadmissible recevront une lettre identifiant les motifs de l'inadmissibilité.


LIEU D'INSCRIPTION

Les demandes doivent être acheminées à :

Conférence régionale des élus de la Montérégie Est
Mme Judith Bissonnette
Conseillère en développement Culture et Tourisme
255, boulevard Laurier, bureau 200
McMasterville (Québec) J3G OB7

Téléphone : 450 446-6491, poste 2407
Télécopieur : 450 446-1942
Courriel : judith.bissonnette @ monteregie-est.org

Site Web : www.monteregie-est.org


GESTION DU PROGRAMME

Conseil des arts et des lettres du Québec
Mme Patricia Nadeau 
Chargée d'affaires régionales
79, boulevard René-Lévesque Est, 3e étage
Québec (Québec) G1R 5N5

Téléphone : 418 643-1707
Sans frais : 1 800 897-1707
Télécopieur : 418 643-4558
Courriel : patricia.nadeau @ calq.gouv.qc.ca

Site Web : www.calq.gouv.qc.ca 


INFORMATION ET SOUTIEN TECHNIQUE 

Conseil montérégien de la culture et des communications
Madame Annie Fontaine
Agente de développement
80, rue Saint-Laurent Ouest, bureau 130 
Longueuil (Québec) J4H 1L8

Téléphone : 450 651-0694, poste 227 
Télécopieur : 450 651-6020
Courriel : afontaine @ culturemonteregie.qc.ca

M. Dominic Trudel
Coordonnateur Concertation et développement
80, rue Saint-Laurent Ouest, bureau 130 
Longueuil (Québec) J4H 1L8

Téléphone : 450 651-0694, poste 224 
Télécopieur : 450 651-6020 
Courriel : dtrudel @ culturemonteregie.qc.ca





La forme masculine utilisée dans ce document désigne autant les femmes que les hommes.