Volet 1C

Soutien aux organismes artistiques professionnels de la Vallée-du-Haut-Saint-Laurent

PRÉAMBULE

En vue de poursuivre leurs orientations respectives et leur travail commun amorcé en 2001, la Conférence régionale des élus Vallée-du-Haut-Saint-Laurent (CRÉ-VHSL), le Forum jeunesse Vallée-du-Haut-Saint-Laurent (FJVHSL) et le Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ) ont signé, en septembre 2010, une entente de partenariat sur le développement et le rayonnement de la pratique artistique professionnelle sur le territoire de la Vallée-du-Haut-Saint-Laurent.

Cette entente porte sur l'essor des arts et des lettres sur le territoire de la Vallée-du-Haut-Saint-Laurent et la mise en place de partenariats susceptibles d'améliorer le développement de marchés et de publics pour les organismes artistiques professionnels. Les partenaires souhaitent que cette entente contribue à l'émergence et à la rétention de la relève artistique professionnelle ainsi qu'au développement et au rayonnement des organismes artistiques professionnels.

Cette entente comprend la création du Fonds pour les arts et les lettres de la Vallée-du-Haut-Saint-Laurent dont une partie des crédits annuels, soit 30 000 $, est attribuée à la mise en oeuvre du volet 1C intitulé Soutien aux organismes artistiques professionnels de la Vallée-du-Haut-Saint-Laurent. 

Cette entente s'inscrit dans les orientations ministérielles concernant la démocratisation de la culture et confirme l'engagement du CALQ en matière de reconnaissance des spécificités régionales.

Elle a été rendue possible grâce au travail d'étroite collaboration de la CRÉ-VHSL et du FJVHSL, du Conseil montérégien de la Culture et des Communications (CMCC), du ministère de la Culture, des Communications et de la Condition féminine (MCCCF) et du CALQ.


OBJECTIFS

Les projets soumis dans le cadre de ce volet doivent répondre au moins à un des objectifs suivants:

• soutenir des projets visant à consolider le mandat artistique et à améliorer leur capacité d'action auprès de la collectivité;
• appuyer des projets de diffusion et de promotion visant le développement de nouveaux publics;
• encourager le rayonnement des créations artistiques et littéraires produites sur le territoire de la Vallée-du-Haut-Saint-Laurent, dans les régions et à l'étranger.

CONDITIONS D'ADMISSIBILITÉ

Sont admissibles les organismes artistiques professionnels sans but lucratif de la Vallée-du-Haut-Saint-Laurent oeuvrant dans les domaines suivants: arts du cirque, arts médiatiques, arts multidisciplinaires, arts visuels, chanson, conte, danse, littérature, métiers d'art, musique, théâtre et recherche architecturale. 

Ces organismes font appel à des artistes professionnels, des concepteurs ou des intervenants reconnus dans leur discipline artistique. Leur administration est assurée par un personnel qualifié et expérimenté.

Organismes professionnels 
L'organisme doit être une personne morale légalement constituée sans but lucratif, ayant son siège social dans la région de la Vallée-du-Haut-Saint-Laurent et dont la majorité des administrateurs sont des citoyens canadiens résidant habituellement au Québec ou des résidents permanents au sens de l'article 2 (1) de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés qui résident habituellement au Québec.

Artistes professionnels
Le terme "artistes" inclut les écrivains, les conteurs et les artisans-créateurs. L'artiste se définit comme suit:

• se déclare artiste professionnel;
• crée des oeuvres ou pratique un art à son propre compte ou offre ses services contre rémunération à titre de créateur ou d'interprète, notamment dans les domaines sous la responsabilité du CALQ;
• a une reconnaissance de ses pairs;
• diffuse ou interprète publiquement des oeuvres dans des lieux et/ou un contexte reconnus par les pairs.

Il doit être citoyen canadien ou résident permanent au sens de l'article 2 (1) de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés. De plus, il doit avoir résidé dans l'agglomération de Longueuil au cours des 12 derniers mois.

Artistes et écrivains professionnels de la jeune relève
Un artiste ou un écrivain professionnel de la jeune relève doit répondre à la définition précédente et être âgé de 35 ans ou moins à la date limite de l'inscription.


RESTRICTIONS

Au moment de déposer une demande, l'organisme, déjà bénéficiaire d'une aide financière dans le cadre de l'entente de partenariat portant sur la consolidation des organismes artistiques professionnels sur le territoire de la Vallée-du-Haut-Saint-Laurent, peut présenter une nouvelle demande pour un projet distinct de l'aide attribuée entre 2007 et 2010.

De plus, l'organisme, qui est déjà bénéficiaire d'une aide financière dans le cadre du volet 1C, peut présenter une nouvelle demande à la condition d'avoir produit son rapport final d'utilisation de subvention. Ce rapport doit avoir été accepté par le CALQ et la CRÉ.

Un organisme ne peut déposer deux projets au cours d'une même période d'inscription, peu importe la discipline.

Les projets déjà réalisés à la date limite d'inscription ne sont pas admissibles.

Le CMCC, la CRÉ-VHSL et le FJVHSL ne sont pas admissibles à ce programme.

Lien avec un organisme apparenté
L'organisme subventionné qui a des liens d'affaires avec un ou des organismes apparentés doit:

• être l'unique bénéficiaire de ses surplus, subventions et autres apports externes;
• fournir la preuve que les transactions avec des sociétés apparentées respectent les règles suivantes:
  • elles doivent être documentées formellement par contrat ou par entente écrite;
  • elles doivent faire l'objet d'une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus;
  • les conditions et les coûts y découlant doivent être au moins comparables à ce qui prévaudrait avec une tierce partie;
  • sur demande du CALQ rendre disponibles les états financiers de l'organisme apparenté.

TYPES DE PROJETS ADMISSIBLES

Les projets recevables doivent avoir un impact dans la communauté. À titre d'exemple:
-projet faisant appel à des personnes ressources en vue d'améliorer la structure administrative, les services de communication et de promotion ou le développement de nouveaux publics;

• projet de diffusion ou événement ponctuel impliquant la collaboration d'intervenants ou d'organismes de la collectivité;
• projet de circulation des oeuvres sur le territoire en vue de développer des nouveaux publics.

TYPES DE PROJETS INADMISSIBLES

• Projet soutenu dans le cadre d'un programme d'aide financière du MCCCF, de la SODEC et du CALQ;
• projet visant le démarrage d'une entreprise ou d'un atelier de création à des fins lucratives.

Les demandes incomplètes ou les projets déjà réalisés à la date limite d'inscription ne sont pas admissibles.


MONTANT MAXIMAL DU SOUTIEN FINANCIER

Les projets présentés s'inscrivent dans une démarche triennale visant à optimiser la capacité d'actions des organismes. L'aide financière sera attribuée pour les exercices financiers 2010-2011, 2011-2012 et 2012-2013.

Le montant maximal accordé à un organisme ne peut excéder 10 000 $ par année. Ce montant, incluant les autres subventions gouvernementales s'il y a lieu, ne pourra représenter plus de 80 % du coût total admissible au projet.

Si le coût réel de la réalisation du projet entraîne un dépassement du barème relatif au montant maximal de la subvention, les partenaires peuvent demander le remboursement du montant excédentaire.


FRAIS ADMISSIBLES

• Frais liés à l'amélioration des outils de gestion ou d'autres outils favorisant l'intégration des nouvelles technologies de l'information;
• frais liés à des activités de rayonnement et de diffusion sur le territoire;
• cachets et droits, frais de déplacement des artistes et des autres participants au projet;
• honoraires professionnels, frais de déplacement et indemnités quotidiennes des contractuels tels collaborateurs, consultants, techniciens ou tout autre spécialiste qui peuvent apporter une expertise ponctuelle à la réalisation du projet;
• frais de matériaux, de location d'équipements et de transport liés à la réalisation du projet;
• frais de promotion.

FRAIS INADMISSIBLES

• Frais de fonctionnement des organismes;
• frais liés à des campagnes de souscription ou de financement;
• frais de mise en place d'infrastructures d'une organisation (location d'un bureau, installation d'un téléphone, etc.);
• achat d'équipements spécialisés, sauf celui qui est nécessaire au projet et qui est non réutilisable;
• frais d'immobilisation, de rénovation et de construction;
• frais de formation.

CRITÈRES D'ÉVALUATION

Les critères d'évaluation sont les suivants:

• la pertinence du projet par rapport aux objectifs du volet (40 points);
• la qualité des initiatives de consolidation dans la programmation de l'organisme et les retombées auprès des collectivités visées (35 points);
• la capacité à réaliser le projet (15 points);
• l'équilibre financier et le réalisme des prévisions budgétaires (10 points).

ÉVALUATION DES PROJETS

Les demandes sont évaluées par un comité de sélection formé de personnes ressources issues des milieux des arts et des lettres de la région de la Montérégie. Elles sont reconnues pour leur compétence dans leur domaine et possèdent une bonne connaissance du milieu dans lequel elles oeuvrent.

Toutes les demandes sont évaluées au mérite, sur la base des objectifs et des critères d'évaluation spécifiques au volet 1C. La sélection tient compte à la fois de la valeur comparée des projets et des crédits disponibles. Elle est soumise à l'approbation de la CRÉ-VHSL et du CALQ. La décision est finale et sans appel.

Le CALQ rend disponible le nom des membres d'un comité de sélection trois mois après la fin de son mandat.


ÉTHIQUE

Les membres du comité de sélection sont soumis au code d'éthique et de déontologie en vigueur au CALQ. Tous doivent agir de bonne foi dans l'exercice de leurs fonctions et s'abstenir de prendre part à toute discussion relative à une demande de subvention qui risque d'être entachée par une situation de conflit d'intérêts. De plus, ils ne peuvent utiliser à leurs propres fins les informations confidentielles ou privilégiées qui leur sont communiquées.


MODALITÉS D'ATTRIBUTION

Les montants sont attribués en fonction des crédits disponibles, des budgets soumis et des frais admissibles. En aucun temps, les montants maximums ne peuvent être augmentés.

Les modalités d'attribution d'une subvention sont décrites dans une lettre d'entente qui doit être signée par un représentant dûment autorisé de l'organisme.

Les partenaires ne peuvent attribuer une aide financière pour les mêmes dépenses reliées à un projet déjà soutenu dans le cadre d'un autre programme du CALQ ou d'un autre organisme, quel qu'il soit.

Le fait d'encaisser la subvention constitue pour l'organisme un engagement à réaliser le projet prévu et à respecter les conditions rattachées à son versement.

La subvention accordée peut s'appliquer à une partie ou à l'ensemble des activités décrites par l'organisme dans sa demande. Si celui-ci ne peut réaliser une partie ou l'ensemble des activités qui ont fait l'objet de la subvention, il doit aussitôt en aviser le CALQ. Celui-ci peut conséquemment ajuster le montant de la subvention et l'organisme peut être tenu de rembourser une partie ou la totalité de la subvention.

L'organisme qui reçoit une subvention s'engage à faire respecter rigoureusement par les membres de son conseil d'administration les dispositions des articles 321 à 330 de la section III (Des obligations des administrateurs et de leurs inhabilités) du Code civil du Québec.

L'organisme subventionné doit se conformer aux lois québécoises qui lui sont applicables, entre autres, la Loi sur le statut professionnel et les conditions d'engagement des artistes de la scène, du disque et du cinéma (L.R.Q., c. S-32.1), la Loi sur le statut professionnel des artistes des arts visuels, des métiers d'art et de la littérature et sur leurs contrats avec les diffuseurs, notamment en ayant un contrat écrit avec l'artiste contenant les six mentions prévues à l'article 31 de la loi (L.R.Q., c. S-32.01), la Loi sur l'équité salariale (L.R.Q., chapitre E-12.001) et la Charte de la langue française (L.R.Q.,c. C-11, chapitre V, Titre II), notamment pour l'organisme qui compte plus de 50 personnes à son emploi. Le CALQ peut à tout moment requérir une copie des contrats signés entre l'organisme et les artistes.

L'organisme qui reçoit une subvention ponctuelle pour un projet doit obligatoirement fournir un rapport d'activité ainsi qu'un rapport financier concernant l'utilisation de la subvention dans un délai de trois mois après la fin du projet. Ces rapports doivent contenir l'ensemble des données réelles et être approuvés par le CALQ et la CRÉ.

L'organisme qui, au cours d'une même année, reçoit une ou plusieurs subventions de toutes sources publiques, incluant le CALQ, doit présenter des états financiers de sa dernière année d'activité. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue de sources provinciale, fédérale et municipale. L'organisme doit se conformer aux exigences suivantes:

• si le total des subventions est inférieur à 50 000 $, les états financiers peuvent être préparés par l'organisme;
• si le total des subventions se situe entre 50 000 $ et 250 000 $, les états financiers doivent faire l'objet d'un rapport d'examen préparé par un expert-comptable;
• si le total des subventions est supérieur à 250 000 $, les états financiers doivent être vérifiés par un comptable agréé.

Ces états financiers doivent être adoptés par résolution du conseil d'administration et présentés dans les quatre mois suivant la fin de l'exercice financier de l'organisme.

Nonobstant ce qui précède, le CALQ et la CRÉ se réservent le droit de réclamer en tout temps des états financiers vérifiés d'un organisme qu'ils subventionnent ainsi que des états financiers vérifiés du ou des organismes apparentés et tout autre renseignement les concernant qu'ils jugent pertinent. L'organisme autorise le CALQ et lui assure l'accès ou à ses représentants dûment identifiés aux heures normales de bureau, à ses locaux, ses livres, sa documentation, aux contrats signés entre l'organisme et les artistes, écrivains et collaborateurs ainsi qu'à tout autre document que le CALQ peut raisonnablement requérir aux fins d'application et de vérification de la présente entente. L'organisme permet aussi la reproduction de tout document nécessaire à ces fins. 

Le défaut de se conformer aux modalités d'attribution d'une subvention et de ses conditions particulières de même que le non respect des lois qui leur sont applicables peuvent compromettre l'admissibilité d'un organisme lors d'une inscription ultérieure.


PRÉSENTATION D'UNE DEMANDE

L'organisme doit remplir le formulaire prévu à cet effet et fournir un dossier complet en s'assurant d'y inclure toutes les pièces exigées.

Seul l'original du formulaire dûment signé par les représentants de l'organisme est considéré comme valide. L'envoi du dossier par télécopieur ou par courrier électronique n'est pas autorisé.

Les formulaires d'inscription sont disponibles sur demande au CALQ, à la CRÉ de Longueuil et au CMCC.

Le dossier doit inclure les éléments suivants:

• description du projet pour lequel une aide financière est demandée (maximum de deux pages au format 8 ½ x 11 po ou 500 mots);
• budget détaillé et équilibré indiquant les sources de revenus et les dépenses projetées pour la réalisation du projet;
• tout autre document à l'appui de la demande d'aide financière: charte, rapport d'activité et rapport financier du dernier exercice complété, curriculum vitæ des artistes et des collaborateurs, dossier de presse, lettres d'appui, échéancier, documentation visuelle ou audio.

Joindre, en cinq exemplaires, l'un ou l'autre des documents suivants identifiés au nom de l'organisme demandeur:

Pour le théâtre, les arts du cirque et les arts multidisciplinaires: une oeuvre récente présentée sur DVD, disque compact ou une compilation choisie d'une durée maximum de 15 minutes. 

Pour la danse: un maximum de trois chorégraphies totalisant au plus 15 minutes enregistrées sur DVD. 

Pour la musique: un enregistrement récent, en studio ou en concert, de trois oeuvres d'époque ou de genre différent, sur disque compact ou DVD. Pour les chorales, l'enregistrement devra inclure des oeuvres a cappella. 

Pour les arts médiatiques, les arts visuels, les métiers d'art et l'architecture: un maximum de 20 images numériques ou un maximum de cinq DVD, disques compacts ou une compilation choisie d'une durée maximum de 15 minutes.

Pour la littérature et le conte: un maximum de cinq livres, manuscrits, DVD, disques compacts.


Recommandations propres à un type de support
Si les pièces et documents d'appui ne peuvent pas être présentés en suivant les recommandations ci-après, veuillez communiquer avec la Direction de la musique, de la danse et de l'action territoriale du CALQ.


Supports informatiques
On entend par support informatique tous les supports qui ne peuvent être lus que par l'entremise d'un ordinateur personnel. Assurez-vous que vos supports informatiques sont lisibles dans l'environnement Windows, au moyen d'un des logiciels ou plugiciels suivants:

• Internet Explorer version 6.1 ou antérieure
• Quicktime version 7.1.3 ou antérieure
• Shockwave Player version 10.2 ou antérieure
• Windows Media Player version 9.0 ou antérieure
• FlashPlayer version 9.0 ou antérieure
• Acrobat Reader version 7.0 ou antérieure
• Microsoft Word, Excel, PowerPoint ou Visio, tous de la version 2000 ou antérieure
• ACDsee version 6.0 ou antérieure

Pour la vidéo, les formats recommandés sont MPEG (aussi appelé MPG) et AVI. Quant à l'audio, ce sont les formats MP3 et CDA.

Note: il est de votre responsabilité de vous assurer que tous les documents parviennent intacts et dans un des formats appropriés.

Les demandes incomplètes ou celles reçues après la date limite d'inscription ne sont pas admissibles.

La CRÉ-VHSL et le CALQ ne se tiennent pas responsables de la perte des documents fournis ou des dommages encourus lors du transport de ces pièces. Il est donc recommandé de ne jamais joindre les originaux des documents ou du matériel d'appui à une demande. 

Sous réserve des dispositions de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, la CRÉ-VHSL et le CALQ respectent la confidentialité des documents et des renseignements en leur possession ainsi que ceux qui leur ont été transmis.


NORMES DE VISIBILITÉ ET D'UTILISATION DES LOGOS

L'organisme qui reçoit une aide financière dans le cadre du volet 1C doit faire mention du Fonds pour les arts et les lettres de la Vallée-du-Haut-du-Saint-Laurent dans tous les documents promotionnels et d'information relatifs au projet. Il doit également afficher les logos du CALQ et de la CRÉ-VHSL, et ce, en se conformant aux normes d'utilisation en vigueur.

Les organismes doivent utiliser les logos dans les documents suivants, s'il y a lieu: carton d'invitation, dépliant promotionnel, catalogue d'exposition, programme de spectacle, pochette ou livret d'enregistrement, matériel audiovisuel servant à la promotion, générique d'une oeuvre, communiqué de presse, mention sur le site Web de l'organisme, etc.

Tous les logos doivent avoir une dimension équivalente. Dans une séquence horizontale, le logo du CALQ sera le premier à gauche, suivi de celui de la CRÉ-VHSL. Dans une séquence verticale, on retrouvera le logo du CALQ en haut, suivi de celui de la CRÉ-VHSL.

L'organisme qui reçoit une aide financière dans le cadre du Fonds pour les arts et les lettres de la Vallée-du-Haut-Saint-Laurent doit également se conformer aux normes d'utilisation du logo du CALQ telles que décrites dans un document disponible sur son site Web (www.calq.gouv.qc.ca/normes/organismes/htm).

Aucune modification ne doit être apportée aux signatures.

Pour obtenir les logos du CALQ et la CRÉ-VHSL, les organismes devront communiquer avec M. Éric Corbeil, conseiller en communication à la CRÉ-VHSL, à l'adresse suivante: eric.corbeil @ crevhsl.org


DATE LIMITE D'INSCRIPTION

Le 8 novembre 2010

Les partenaires considèrent le cachet de la poste comme étant la date de réception de la demande. 

Les demandes incomplètes ou celles reçues après la date limite d'inscription ne sont pas admissibles.


DÉCISION

Si le dossier est complet, les partenaires informeront le demandeur de leur décision dans un délai d'environ trois mois après la date limite d'inscription.

Les organismes ayant déposé une demande inadmissible recevront une lettre identifiant les motifs de l'inadmissibilité.


LIEU D'INSCRIPTION

Les demandes doivent être acheminées à:

Conférence régionale des élus de la Vallée-du-Haut-Saint-Laurent
M. Christian Lamy
Conseiller en développement culturel
88, rue Saint-Laurent
Salaberry-de-Valleyfield (Québec) J6S 6J9

Téléphone: 450 370-1881, poste 231
Courriel: christian.lamy @ crevhsl.org

Site Web: www.crevhsl.org



GESTION DU PROGRAMME

Conseil des arts et des lettres du Québec
Mme Patricia Nadeau 
Chargée d'affaires régionales
79, boul. René-Lévesque Est, 3e étage
Québec (Québec) G1R 5N5

Téléphone: 418 643-1707
Sans frais: 1 800 897-1707
Télécopieur: 418 643-4558
Courriel: patricia.nadeau @ calq.gouv.qc.ca

Site Web: www.calq.gouv.qc.ca 


INFORMATION ET SOUTIEN TECHNIQUE 

Conseil montérégien de la Culture et des Communications
Madame Annie Fontaine
Agente de développement
80, rue Saint-Laurent Ouest, bureau 130 
Longueuil (Québec) J4H 1L8

Téléphone: 450 651-0694, poste 227 
Télécopieur: 450 651-6020 
Courriel: afontaine @ culturemonteregie.qc.ca

Monsieur Dominic Trudel
Coordonnateur Concertation et développement
80, rue Saint-Laurent Ouest, bureau 130 
Longueuil (Québec) 
J4H 1L8

Téléphone: 450 651-0694, poste 224 
Télécopieur: 450 651-6020
Courriel: dtrudel @ culturemonteregie.qc.ca



La forme masculine utilisée dans ce document désigne autant les femmes que les hommes.