En vertu du Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels, les organismes publics doivent diffuser un large éventail de documents sur leur site Web dans la mesure où ils sont accessibles en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Cette obligation s’inscrit dans la volonté du gouvernement d’offrir une plus grande transparence aux citoyens.

Organisation

 

Lois et règlements

 

Services, programmes et formulaires

 

Documents

Documents transmis lors d’une demande d’accès

Documents servant à la prise de décision

Documents d’intérêt public

Documents déposés à l’Assemblée nationale ou à l’une de ses commissions parlementaires

 

Contrats, frais et dépenses

 

Renseignements personnels

Inventaire des fichiers de renseignements personnels

Le Conseil établit et tient à jour un inventaire des fichiers de renseignements personnels qu’il détient conformément aux dispositions de l’article 76 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Liste des fichiers de renseignements personnels:

  • Base de données et dossiers sur les artistes et les organismes qui soumettent des demandes d’aide financière
  • Base de données et dossiers sur les experts inscrits à la Banque de personnes-ressources (appréciateurs, membres de comités d’évaluation et de jurys)
  • Base de données et dossiers sur les employés du CALQ (incluant les anciens employés et les candidatures reçues de l’externe)
  • Dossiers de plaintes et de demandes d’accès à l’information (individus)

Registre des communications de renseignements personnel

Le Conseil est tenu d’inscrire dans un registre toute communication de renseignements personnels conformément aux dispositions de l’article 67.3 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.  Cette obligation concerne, entre autres, la communication d’un renseignement personnel ou nominatif à toute personne ou organisme, sans le consentement de la personne concernée, si cette communication est nécessaire à l’application d’une loi du Québec.

 

Reddition de comptes publique sur les interventions en ressources informationnelles

Cette section présente les faits saillants des réalisations complétées au bénéfice des citoyens et des entreprises dans le cadre des interventions d’évolution en ressources informationnelles de l’exercice 2018-2019. La présidente-directrice générale du Conseil atteste la fiabilité des données présentées et des contrôles afférents.

Prestation électronique de services (PES)

Le développement des formulaires ciblés pour les organismes au projet dans Mon dossier CALQ – Organisme a permis de clore le projet de PES au 31 décembre 2018 comme prévu.

Outre les économies matérielles générées (papier, enveloppes, reproduction, frais postaux, entreposage), la révision des processus pour y inclure des échanges d’information numérique permet notamment de faciliter le dépôt des demandes, le suivi et la reddition de comptes, d’automatiser diverses tâches administratives ainsi que de diminuer les délais de traitement et la charge de travail liés à la ressaisie des données tout en limitant les erreurs.

En utilisant Mon dossier CALQ – Organisme :

  • L’organisme artistique peut mettre à jour ses coordonnées rapidement.
  • L’organisme peut présenter une demande de subvention dans la plupart des programmes de soutien aux activités. Il peut réutiliser certaines informations d’une demande à une autre (dossier client permanent, recopie de productions). Plusieurs règles d’admissibilité sont intégrées au formulaire en ligne de manière à les traiter à la source. Une solution permet la gestion du matériel d’appui via la PES, incluant les documents « lourds » par liens Web.
  • L’organisme peut consulter le statut d’une demande en tout temps et apprendre la réponse à une demande dès que cette information est disponible.
  • L’organisme peut produire sa reddition de comptes sous format Web en réutilisant les données saisies à sa demande (données révisées et finales de subvention).
  • Les employés du Conseil peuvent assurer un suivi en ligne auprès des organismes artistiques à l’occasion de l’analyse des données de reddition de comptes. Chaque organisme peut donc bénéficier d’un suivi personnalisé de l’analyse et apprendre rapidement l’acceptation de ses données révisées et finales de reddition de comptes.
  • L’organisme peut déposer les pièces requises et les employés du Conseil peuvent assurer le suivi des pièces et conditions d’octroi de la subvention (lettres d’entente, contrats et autres documents).
  • Les employés du Conseil peuvent exploiter les données recueillies afin d’alimenter la reddition de comptes (rapport annuel de gestion, etc.).

Les mises en ligne récurrentes sont planifiées de manière à assurer la pérennité technologique ainsi que l’adéquation de Mon dossier CALQ avec les besoins internes et externes. La mise en ligne du 22 mai 2019 a notamment permis :

  • De mettre à niveau l’infrastructure technologique sur laquelle repose la PES conformément aux versions recommandées par le Centre de services partagés du Québec qui héberge la PES.
  • D’ajouter l’identifiant unique (ISNI) dans le profil et dans la page finale de l’inscription de l’organisme afin d’assurer un meilleur suivi du nombre d’artistes et d’organismes dotés d’un ISNI favorisant la découvrabilité sur le Web.

Ainsi, dans les prochaines années, le Conseil pourra mettre à profit la PES afin de poursuivre la transformation numérique de ses activités de mission.

Optimisation du milieu de travail

Dans sa volonté de mettre en place un environnement de travail et des façons de faire favorisant l’agilité et la collaboration, le Conseil a déployé une solution qui soutient le travail à distance pour améliorer la mobilité. Ainsi, les employés autorisés peuvent accéder au réseau du Conseil lorsqu’ils sont en déplacement ou en télétravail.

 

Références utiles