Politiques, plans d'action et éthique

Politique linguistique

Approuvée par le conseil d’administration le 23 octobre 2017
RÉS. CA1718A022

PRÉAMBULE

Guidé par la Charte de la langue française, le Conseil des arts et des lettres du Québec est déterminé à intégrer les orientations gouvernementales relatives à l’emploi et à la qualité de la langue française, dans la réalisation quotidienne de sa mission. Le Conseil met donc de l’avant sa politique linguistique privilégiant l’emploi et la qualité du français et visant à assurer sa primauté dans ses activités. Cette politique précise les règles à suivre et les mesures à prendre pour atteindre cet objectif. Le Conseil privilégie ainsi l’unilinguisme français afin de bien marquer le fait que le français est à la fois sa langue officielle et sa langue normale et habituelle, celle de l’espace public ainsi que l’instrument premier de la cohésion sociale du Québec.

Le Conseil associe dans sa démarche tous les membres de son personnel qui, pris individuellement, réalisent une partie de sa mission. Aussi, leur incombe-t-il d’accorder une attention constante à la qualité de la langue française dans leurs activités et de se doter des outils qui leur seront utiles à cette fin, en veillant notamment, comme le prévoit la Charte, à utiliser les termes et les expressions normalisés par l’Office québécois de la langue française.

Portée de la politique et cadre juridique
Le contenu de cette politique ne doit pas être considéré comme une interprétation juridique des dispositions de la Charte de la langue française qui lui sert de fondement. Il faut donc continuer de se référer aux textes législatifs et réglementaires, notamment en ce qui concerne les droits linguistiques fondamentaux, l’affichage, la dénomination, la langue du travail et la francisation de l’Administration.

La Politique d’utilisation du français dans les technologies de l’information (no 92-262), la Politique sur les marchés publics (no 99-325) ainsi que la Politique gouvernementale relative à l’emploi et à la qualité de la langue française dans l’Administration (no 96-312) font partie du cadre de référence pour l’élaboration de cette politique linguistique.

Les règles énoncées dans la politique ont valeur de directive interne.

Plan
La politique linguistique du Conseil est constituée de sept parties qui sont la mise en œuvre de la politique linguistique, les communications externes, les documents produits par le Conseil, les documents requis par le Conseil, les biens et services acquis par le Conseil, la langue de travail, la qualité de la langue française et le site Web et les médias sociaux du Conseil.

La politique linguistique du Conseil a été adoptée par le conseil d’administration le 17 juin 1997 puis révisée et approuvée par le conseil d’administration le 25 mars 2002. La présente version a été révisée au cours de l’exercice 2017-2018 et approuvée par le conseil d’administration lors de sa séance du 23 octobre 2017.

 

1. MISE EN OEUVRE DE LA POLITIQUE LINGUISTIQUE

Comité de l’application de la politique linguistique

La Présidence-direction générale du Conseil est responsable de l’application de la Charte de la langue française et de la politique gouvernementale dans son organisation. Elle désigne un mandataire qui travaille en étroite collaboration avec l’Office québécois de la langue française.

Aux fins de l’élaboration et de la mise en œuvre de la politique linguistique de son organisation, la présidente-directrice générale crée également un comité permanent relevant d’elle. Sont membres de ce comité, outre le mandataire qui le préside, les personnes clés qui auront à assurer la mise en œuvre de la politique linguistique.

Le Conseil diffuse les noms des membres du comité chargé de l’application de la politique linguistique sur son site Web.

Révision

Une révision de la politique linguistique doit être effectuée au moins tous les cinq ans et suivre le même processus d’approbation que pour son élaboration.

Reddition de comptes

Le Conseil diffuse sa politique linguistique sur son site Web et il fait état, dans son rapport annuel de gestion, de l’application de celle-ci.

Le Conseil veillera à l’utilisation du français dans les technologies de l’information en offrant des systèmes de mission et de bureautique en français à ses employés.

 

2. LES COMMUNICATIONS EXTERNES

Principes généraux

De façon générale, le Conseil emploie exclusivement le français dans ses documents, ententes ou communications, quel qu’en soit le support.

Règles

Communications téléphoniques ou en personne
La langue de premier contact avec le public, au téléphone ou en personne, est le français et tout membre du personnel qui a l’initiative de la communication avec un citoyen s’adresse d’abord à lui en français. Avant de prendre la décision d’en utiliser une autre, il est attendu du personnel du Conseil qu’il vérifie que la personne n’est pas en mesure de comprendre cette langue. En outre, il ne faut pas présumer que la personne qui ne maîtrise pas le français maîtrise automatiquement l’anglais. Il est important de tenir compte de cette nuance lorsqu’on s’adresse aux clientèles issues de la diversité, de façon à favoriser leur intégration en français.

Le français doit être la langue de communication avec les personnes morales qui représentent des organismes établis au Québec.

Systèmes interactifs, répondeurs et boîtes vocales
Les messages d’un système interactif de réponse vocale sont en français et, s’il y a lieu, ceux énoncés dans une autre langue doivent être accessibles de façon distincte. À cet égard, le message d’accueil en français doit être énoncé au complet, y compris le renvoi au menu technique, avant que ne soit donné l’accès à un message dans une autre langue. Enfin, les messages des boîtes vocales sont exclusivement en français.

Communications écrites

Communications par écrit avec une personne physique (lettre ou courriel)
Quand un membre du personnel écrit à une personne physique au Québec et qu’il a l’initiative de la communication, il doit utiliser le français. Toutefois,  si la personne physique a clairement indiqué une préférence pour la langue anglaise, que ce soit en adressant au Conseil une correspondance rédigée dans cette langue ou en ayant rempli un formulaire de demande de bourse dans cette langue, un membre du personnel peut employer cette langue pour correspondre avec cette personne.

Communications par écrit ou par courriel avec des personnes morales au Québec
Les communications écrites adressées à des personnes morales au Québec sont exclusivement en français. Il faut, lorsqu’elle existe, utiliser la version française du nom des entreprises dans les répertoires établis par le Conseil et dans les documents délivrés par celui-ci.

Communications par écrit ou par courriel avec des personnes morales hors Québec
La correspondance destinée aux personnes morales hors Québec peut se faire à la fois en français et dans une autre langue ou uniquement une autre langue, selon ce qui est le plus approprié.

La correspondance destinée à une organisation internationale qui n’a pas le français comme langue officielle ou comme langue de travail peuvent être accompagnées d’une traduction. La traduction est présentée sur papier sans en-tête, sans signature et portant la mention Traduction dans la langue visée.

Lorsqu’elle est transmise par courriel, la traduction d’une communication est jointe dans un fichier distinct et portant la mention Traduction dans la langue visée.

Gouvernements
Les communications écrites destinées à un autre gouvernement ou à une organisation internationale s’effectuent toujours en français. Elles peuvent être accompagnées d’une version dans une autre langue, sur papier sans en-tête et sans signature, avec la mention « traduction » dans la langue visée, lorsqu’elles sont adressées à un pays, un gouvernement ou une organisation internationale établie hors Québec ou n’ayant pas le français comme langue officielle ou comme langue de travail.

Dans le cas des communications écrites par courriel, la traduction se présente dans un fichier distinct et sans en-tête officiel. La mention Traduction dans la langue utilisée est inscrite dans le haut.

Personnes, communautés et organismes autochtones
La langue de communication est le français. Toutefois, lorsque le français n’est ni la langue d’usage, ni la langue seconde des personnes, communautés et organismes autochtones, le Conseil peut joindre une version dans la langue autochtone ou dans une autre langue, si le destinataire en a fait la demande expresse.

Textes et messages émis par le Conseil, mais  imprimés par un autre organisme
Les textes et messages émis par le Conseil et signés par un de ses représentants qui sont destinés à figurer dans un programme, une brochure ou d’autres documents promotionnels produits par un organisme doivent être rédigés en français.

Si des conditions l’exigent, le Conseil peut autoriser la traduction des textes et messages. La version dans une autre langue est présentée sur un support distinct et la mention Texte original en français dans la langue visée y est ajoutée.

Conférences, allocutions
Les présentations faites lors de conférences ou d’allocutions sont en français. Toutefois, elles peuvent, sur autorisation donnée à cette fin par la présidente-directrice générale, être prononcées dans une autre langue lorsque les circonstances le justifient.

Événements spéciaux (salons, expositions, foires, etc.)
Lorsque le Conseil participe à une exposition, à une foire ou à un autre événement, il s’assure que l’information le concernant soit au moins offerte en français.

 

3. LES DOCUMENTS PRODUITS PAR LE CONSEIL

Principes généraux

En règle générale, la langue utilisée dans les textes et documents est le français.

Règles

Documents d’information (dossiers de presse, brochures, dépliants, formulaires, etc.)
Au Québec, les documents d’information sont diffusés seulement en français.  Les documents visant des individus (personnes physiques) peuvent être traduits dans une autre langue, mais doivent être imprimés sur des supports distincts; la version dans une langue autre que le français est remise sur demande.  Ex. : brochures, dépliants, formulaires et cartons d’invitation portant sur les activités et programmes du Conseil destinés aux artistes.

Seule la version française d’un document d’information fait l’objet, au Québec, d’une diffusion par envoi anonyme, par publipostage ou par réponse électronique automatisée. À la demande d’une personne physique, une version dans une autre langue d’un tel document peut lui être transmise.

Diffusion de textes par courriel et sur l’inforoute
La communication de textes ou documents par courriel et sur l’inforoute répond aux mêmes règles que les communications écrites.

Placements médias
Les placements médias sont en français. Ils peuvent être faits dans une autre langue conformément aux dispositions de la Charte de la langue française. Les appels de candidatures sont en français. Toutefois, ils peuvent être dans une autre langue que le français, pour autant qu’ils soient rendus publics simultanément dans un autre organe d’information diffusant en français, et ce, dans des conditions de présentation au moins équivalentes.

Affichage
Le Conseil n’utilise que le français dans l’affichage.

 

4. BIENS ET SERVICES ACQUIS PAR LE CONSEIL

Contrats, ententes, protocoles et appels d’offres

Le Conseil requiert des personnes morales et des entreprises que les documents qui font partie d’un dossier établi en vue de l’obtention d’une subvention, d’un contrat, d’un permis, de toutes autres formes d’autorisations ou, plus généralement, en vue du respect d’une obligation découlant d’une loi ou d’un règlement, soient rédigés en français.

Appels d’offres, biens et services

Les appels d’offres doivent être en français.  Le processus d’acquisition de biens et services doit se dérouler en français.

Achats

Les inscriptions sur tout produit acquis, sur son contenant et sur son emballage, doivent être en français. De plus, lorsque l’emploi d’un produit, d’un appareil ou d’un logiciel nécessite l’usage d’une langue, celle-ci doit être le français.

Contrats

Le Conseil stipule que tout rapport produit dans l’exécution d’un contrat est fourni en français. Avant d’adjuger un contrat, les responsables doivent toujours consulter la liste des entreprises non conformes au processus de francisation qui est diffusée sur le site Web de l’Office québécois de la langue française.

Le Conseil n’accorde ni contrat, ni subvention, ni avantage, quelle qu’en soit la valeur, à une entreprise assujettie aux articles 135 à 154 de la Charte, si cette entreprise ne possède pas d’attestation d’inscription, ou si elle n’a pas fourni, dans le délai prescrit, l’analyse de sa situation linguistique, ou si elle n’a pas d’attestation d’application de programme ni de certificat de francisation, ou si son nom figure sur la Liste des entreprises non conformes au processus de francisation publiée sur le site Web de l’Office québécois de la langue française. Les documents remis à ces fins à l’entreprise, notamment l’appel d’offres, font mention de cette exigence.

Si le Conseil contracte à l’extérieur du Québec, ces contrats, ententes et protocoles peuvent être signés sur demande dans une autre langue seulement, ou en deux versions, l’une en français, l’autre dans une autre langue, pourvu que l’une ou l’autre soit reconnue aux fins d’interprétations éventuelles.

Lorsque le Conseil accorde des contrats d’aide financière, il s’assure que l’affichage public et la publicité commerciale liés à leur réalisation respectent les prescriptions de la Charte et la réglementation en vigueur. Si les circonstances le justifient, notamment en fonction de la nature du contrat et des sommes en jeu, le Conseil peut exiger que le français occupe une place plus importante.

Diplômes, certificats permis et attestations

Les diplômes, certificats, attestations et permis sont en français.

 

5. LA LANGUE DU TRAVAIL

Principes généraux

Tout membre du personnel a le devoir d’utiliser un français correct et conforme au bon usage dans ses rapports avec ses collègues et avec le public.

Tout membre du personnel doit être informé des droits reconnus par la Charte de la langue française concernant la langue du travail.

Une norme technique établie à l’extérieur du Conseil et incorporée par renvoi à un texte réglementaire est, en règle générale, traduite en français.

Règles

Désignation des unités administratives
Le Conseil, ses unités de service et ses comités sont désignés uniquement par leur dénomination française.

Désignation des titres de fonction et de la signalisation
Les titres de fonction du personnel sont désignés par leur seule dénomination française.

Quant à la signalisation, autre que celle relative à la santé et à la sécurité, elle se fait uniquement en français dans les établissements du Conseil.

Les cartes professionnelles sont en français. Toutefois, dans le cadre d’activités internationales, elles peuvent être en français d’un côté et, de l’autre, dans une autre langue.

Conditions d’emploi
Tout candidat ou toute candidate à une fonction doit maîtriser la langue française. Le Conseil se réserve la possibilité d’imposer, dans le processus de sélection, un examen de français. Le Conseil peut exiger la connaissance d’une autre langue si elle est indispensable à une fonction.

Participation à des réunions
Les avis de convocation, les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions du Conseil sont en français.

Le personnel s’exprime en français lors des réunions tenues avec des représentants d’autres administrations publiques ou d’organisations internationales qui ont le français comme langue officielle ou comme langue de travail. Il en est de même lorsqu’un service d’interprétation simultanée est offert en français lors de telles réunions.

Le personnel s’exprime en français lors des réunions tenues avec des représentants d’entreprises établies au Québec. Il peut cependant s’exprimer dans une autre langue lorsque des intervenants de l’extérieur du Québec participent également à la réunion.

Pour ce qui est des réunions tenues avec des citoyens anglophones, si elles sont tenues dans une autre langue que le français, à la demande des participants, il est important de s’assurer que tous les participants puissent suivre et participer aux échanges.

Si le Conseil convoque la réunion, le procès-verbal sera en français, avec une version sur support distinct dans une autre langue seulement à la demande d’une personne physique.

Postes de travail
Le Conseil s’applique à ce que les équipements et l’environnement des postes de travail soient en français.

Les appareils, les outils de travail, les inscriptions, les messages affichés, les modes d’installation et d’emploi ainsi que la documentation technique sont en français, conformément à la règle linguistique énoncée dans les contrats d’acquisition et à la Politique d’utilisation du français dans les technologies de l’information et des communications.

 

6. LA QUALITÉ DE LA LANGUE FRANÇAISE

Principes généraux

L’emploi d’un français de qualité doit être une priorité pour chacun des employés. Le Conseil des arts et des lettres du Québec entend promouvoir l’utilisation d’un français exemplaire dans ses communications et à cette fin, sensibiliser son personnel à cette valeur essentielle.

Règles

Règle générale
Tous les textes ou documents produits par le personnel du Conseil doivent être rédigés avec le souci d’une langue claire et correcte. De plus, ils doivent respecter les avis de normalisation et tenir compte des recommandations de l’Office québécois de la langue française en matière de terminologie.

Les textes et documents doivent également respecter les avis de la Commission de toponymie portant sur les odonymes et les toponymes afin que les formes correctes soient utilisées, entre autres, dans l’adressage et dans les avis publics.

Perfectionnement
Le Conseil offre à ses employés des cours de perfectionnement ou des activités destinés à améliorer la qualité du français.

Documents de référence
Le Conseil vise à ce que le personnel dispose des documents ou logiciels de référence nécessaires à la rédaction de textes dans un français de qualité. Le guide Le français au bureau est une référence première et le Grand dictionnaire terminologique de l’OQLF est accessible gratuitement sur Internet.

Révision linguistique
La Direction des communications et de la promotion des arts et des lettres du Conseil assure la révision linguistique des documents destinés au public ou reflétant l’image du Conseil (brochures, dépliants, communiqués, rapport annuel, journal interne, etc.).

Promotion
Le Conseil met de l’avant des activités visant à valoriser la qualité dans l’usage du français et à sensibiliser le personnel à cette valeur fondamentale. Le cas échéant, le Conseil participera aux commissions linguistiques interministérielles ou inter organismes visant à améliorer la qualité de la langue de l’Administration en y éliminant les anglicismes ainsi que les formes impropres, notamment dans les appellations d’emplois, les désignations d’entités administratives et les appellations des services offerts.

Clarté et correction de la langue écrite
La langue de rédaction sur le site et les médias sociaux doit être claire et correcte, exempte d’anglicismes, respectant les codes orthographiques, grammatical, syntaxique et lexical du français et utilisant les termes normalisés et recommandés par l’Office québécois de la langue française.

 

7. LE SITE WEB DU CONSEIL

Principes généraux

Vitrines des activités du Conseil accessible de partout à travers le monde, le site Web et les médias sociaux doivent refléter le statut du français,  langue officielle du Québec, et souscrire aux mêmes critères de qualité dans l’emploi de la langue que les documents publiés par le Conseil.

Règles

Langue du site et des médias sociaux
Le site doit être conçu en français et son adresse (www.calq.gouv.qc.ca)  doit amener par défaut à la page d’accueil en français. Dans les sections françaises du site Web, tout doit être en français, y compris les infobulles et les messages présentés dans la barre d’état. Seul le bouton donnant accès à une autre langue peut être dans cette langue. La seule langue de publication sur les médias sociaux est le français.

Le site peut comprendre également de l’information dans une autre langue. Elle doit figurer dans une section distincte qui évite de reproduire l’ensemble de l’information disponible en français, à moins que cela ne soit requis et qu’une autorisation ne soit donnée à cette fin par la présidente-directrice générale du Conseil.

De plus, l’information dans une autre langue que le français destinée à un public cible de l’extérieur du Québec est inscrite dans une section réservée à cette fin et identifiée comme telle. Cette information doit être disponible en français dans le site Web du Conseil.

Langue des textes et autres documents offerts sur le site et les médias sociaux
Sur le site Web, les textes et documents destinés aux personnes physiques sont offerts en français; lorsqu’ils peuvent être offerts dans d’autres langues que le français, ils doivent être présentés sur des pages distinctes. Toute information ou tout document offert dans une autre langue doit également être disponible en français.

L’information et les formulaires destinés expressément aux personnes morales et entreprises ne sont disponibles qu’en français. Dans la section française du site, seule la version française des textes et documents doit être accessible. C’est dans la section anglaise que doit être accessible la version anglaise des textes ou documents, s’il y a lieu.

Nom des ministères et organismes et de leurs entités administratives
Dans le site du Conseil et dans les documents qu’il contient ses services ne sont désignés que par leur dénomination française, quelle que soit la langue du site ou des sections du site.

Liens vers d’autres sites
Lorsqu’un hyperlien de la section française du site mène à un site du gouvernement du Canada, d’une province ayant le français comme langue officielle (Québec, Nouveau-Brunswick), d’une entreprise ou d’un organisme établi au Québec, il doit mener à une page en français.

Un hyperlien menant à un site d’un organisme ou d’une entreprise établis à l’extérieur du Québec doit diriger l’internaute vers une page française de ce site, si elle existe, ou le prévenir du fait qu’il est dirigé vers une page dans une autre langue.

Toponymie officielle
Les noms officiels de lieux du Québec, y compris les noms de rues, ne doivent pas être traduits, qu’il s’agisse de leurs constituants génériques ou spécifiques.

 

Composition du Comité de l’application de la politique linguistique

Honorine Youmbissi (mandataire)
Directrice des communications et de la promotion des arts et des lettres

Marie Daveluy
Secrétaire générale et directrice de la planification et des affaires institutionnelles

Louis-Yves Nolin
Directeur des ressources humaines, de l’administration et du mécénat

Sylvie Poirier
Directrice des technologies de l’information et de l’innovation

Geneviève Picard
Conseillère en communication et webmestre

 

Documents de référence