Déclaration de services aux citoyens

En vigueur le 16 février 2015

La Déclaration de services aux citoyens du Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ) est l’occasion de réaffirmer son engagement à offrir des services et une information de qualité au milieu artistique et à la population. Le CALQ souhaite faire connaître sa mission et renseigner la population sur le soutien qu’il apporte aux artistes, aux écrivains et aux organismes artistiques oeuvrant à l’essor de la culture dans tout le Québec.

Le CALQ est une société d’État qui relève du ministre de la Culture et des Communications.

Dans ce document, la forme masculine est utilisée sans discrimination et désigne aussi bien les femmes que les hommes.

MISSION

Dans une perspective de développement culturel, le CALQ a pour mission de soutenir, dans toutes les régions du Québec, la création artistique et littéraire, l’expérimentation, la production et la diffusion dans les domaines des arts visuels, des métiers d’art, de la littérature, des arts de la scène, des arts multidisciplinaires, des arts médiatiques, ainsi que de la recherche architecturale. Il soutient également le rayonnement des artistes, des écrivains, des organismes artistiques et de leurs oeuvres au Québec, ailleurs au Canada et à l’étranger.

CLIENTÈLES

Les services du CALQ s’adressent principalement aux artistes et aux écrivains professionnels ainsi qu’aux organismes sans but lucratif québécois oeuvrant dans les domaines spécifiés dans sa mission. Toutefois, le CALQ estime que ses interventions bénéficient à l’ensemble des citoyens et citoyennes puisque les activités artistiques qu’il soutient contribuent à l’épanouissement culturel de la population sur tout le territoire du Québec ainsi qu’au développement économique des travailleurs bénéficiant de l’activité du secteur des arts et des lettres.

NOS SERVICES

Services offerts aux citoyens

  • Diffusion d’information sur notre site Web
  • Renseignements sur nos programmes sur notre site Web
  • Publications diverses liées à notre mission
  • Partage d’information par les réseaux sociaux

Nous utilisons les moyens appropriés, y compris les nouvelles technologies de l’information, pour communiquer avec les citoyens.

Services offerts à nos clientèles

  • Soutien financier par l’entremise de programmes d’aide sous diverses formes adaptées à chacun des domaines relevant de sa mission :
    – programmes de subventions aux organismes sans but lucratif
    – programme de bourses aux artistes et aux écrivains professionnels
  • Soutien financier résultant d’un partenariat
  • Gestion du processus d’attribution des fonds par la formation de jurys et de comités formés de pairs
  • Gestion du programme Mécénat Placements Culture visant les clientèles du CALQ, du ministère de la Culture et des Communications, de Bibliothèque et Archives nationales et de la Société de développement des entreprises culturelles
  • Reconnaissance aux artistes et aux écrivains professionnels par la remise de prix
  • Activités d’information ou de consultation sur les actions du CALQ

Nous visons une simplification des démarches administratives

ENGAGEMENTS

1. Des services personnalisés

1.1. Nous vous accueillons et servons avec courtoisie, respect et équité à nos bureaux.

1.2. Nous vous offrons un service de réception téléphonique personnalisé avec un numéro de téléphone sans frais.

1.3. À la réception, au comptoir comme au téléphone, nous vous dirigeons vers le bon interlocuteur.

1.4. Nous offrons une boîte de réception générale par courriel (info@calq.gouv.qc.ca). Nous nous engageons à accuser réception d’une demande reçue à cette adresse dans un délai de deux jours ouvrables en indiquant le nom de la personne ou du service responsable de son traitement.

2. Accessibilité de nos services

2.1. Nos programmes sont disponibles sur notre site Web. Dans la majorité des cas, les programmes sont disponibles au moins un mois avant la date limite d’inscription.

2.2. Nous nous assurons, dans la mesure du possible, de la présence d’un membre de notre personnel pour participer aux rencontres d’information en réponse aux demandes que nous recevons de la part des artistes, des écrivains, des organismes et des autres groupes ou institutions reliés au milieu artistique sur l’ensemble du territoire québécois.

2.3. Notre site Web présente des renseignements complets et régulièrement actualisés sur nos activités, nos programmes et nos politiques dans un format accessible.

2.4. Nous mettons en oeuvre progressivement une prestation électronique de services pour nos clientèles, Mon dossier CALQ, accessible par l’entremise du service d’authentification clicSÉQUR.

2.5. Le siège social du CALQ est à Québec et il dispose d’un deuxième bureau à Montréal. Les deux réceptions sont ouvertes du lundi au vendredi, à l’exception des jours fériés. La réception de Québec est ouverte de 9 h à 12 h et de 13 h à 17h et celle de Montréal de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 17 h.

2.6. Nous mettons en oeuvre des mesures afin d’accroître l’accessibilité de nos services aux personnes handicapées.

3. Équité et efficience des processus d’attribution de l’aide financière et de ses résultats

3.1. Nos critères et notre processus d’évaluation sont clairement identifiés dans chacun de nos programmes d’aide financière.

3.2. Nous veillons à assurer la crédibilité de l’évaluation des demandes par l’application rigoureuse et constante de nos processus et procédures.

3.3. Les jurys et comités qui participent aux évaluations sont constitués de personnes compétentes qui disposent des outils pertinents leur permettant de faire leurs recommandations. Nous rendons disponible le nom des membres d’un jury ou d’un comité trois mois après la fin de leur mandat.

3.4. Nous sommes soucieux d’assurer à nos clientèles le traitement de leur dossier avec diligence. Nous entendons respecter les délais de traitement des dossiers tel que stipulé dans chacun de nos programmes.

3.5. Nous divulguons une fois par année, sur notre site Web, en même temps que la publication de notre rapport annuel de gestion, les résultats relatifs à l’attribution de l’aide financière et son processus pour chaque exercice financier en indiquant les noms des artistes, des écrivains et des organismes qui ont reçu un soutien de même que les noms des membres des jurys ou des comités qui ont procédé aux évaluations.

3.6. Nous consultons régulièrement nos clientèles par l’entremise de nos commissions consultatives et par des rencontres ponctuelles avec des représentants issus des milieux artistiques, littéraires et régionaux.

3.7. Notre présence sur les principaux réseaux sociaux permet de joindre des clientèles qui ne consultent pas nécessairement les médias et de recevoir des commentaires susceptibles d’améliorer nos services ou de préciser l’orientation de nos interventions.

4. Garantie du respect des règles d’éthique et de confidentialité

4.1. Nous nous assurons que les règles concernant l’éthique et les conflits d’intérêts soient respectées.

4.2. Nous garantissons la confidentialité des renseignements que nous détenons dans le respect des lois en vigueur au Québec.

5. Traitement des plaintes

5.1. Nous considérons que les commentaires et les plaintes des citoyens sont importants, car ils peuvent contribuer à l’amélioration de nos services.

5.2. Si vous estimez que le service que vous avez reçu n’est pas satisfaisant, vous pouvez en faire part à la secrétaire du CALQ (secretaireduconseil@calq.gouv.qc.ca) qui s’engage en toute confidentialité à analyser votre plainte et à vous donner une réponse avec diligence dans un délai de 30 jours ouvrables. Si un délai supplémentaire est nécessaire, nous vous informerons des raisons expliquant ce report.

6. Votre collaboration pour des services de qualité

6.1. Afin de nous permettre de vous offrir un service de qualité, nous vous invitons à communiquer avec nous de manière claire et complète.

6.2. Pour assurer le meilleur traitement de vos demandes d’aide financière, nous vous demandons de fournir un dossier complet, contenant des renseignements exacts et fiables et, le cas échéant, soumis dans les délais prescrits.

6.3. Nous faisons un suivi régulier de nos engagements et rendons compte publiquement des résultats obtenus dans notre rapport annuel de gestion.