Arts et lettres en Estrie - Partenariat territorial
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Arts et lettres en Estrie - Partenariat territorial

Date limite d'inscription : 27 octobre 2020

Veuillez noter que la période de dépôt du présent programme est maintenant terminée. La documentation est laissée à titre informatif.

 

Production, diffusion, promotion et consolidation

  • Introduction

    Veuillez noter que la période de dépôt du présent programme est maintenant terminée. La documentation est laissée à titre informatif.

    ATTENTION!

    Le personnel étant en télétravail, le Conseil ne recevra pas de demandes par la poste jusqu’à nouvel ordre.

    Mon Dossier CALQ est le canal privilégié pour transmettre une demande et pour connaître l’état d’avancement de votre dossier.

    La date de début du projet ne peut être antérieure à la date de dépôt de la demande.

    Pour la durée de la crise de la COVID-19, l’information contenue dans ce tableau a priorité sur les textes des programmes.

    Accédez à Mon Dossier CALQ et remplissez votre formulaire en ligne.

    Avant de remplir votre demande, il est important de lire la section Admissibilité. Vous y trouverez tous les détails concernant les conditions générales, les règles, le montant maximal et les frais admissibles.

    Préambule

    Avec une volonté partagée de soutenir la création artistique et sa diffusion en lien avec la collectivité, la Municipalité régionale de comté (MRC) de Coaticook, la MRC de Memphrémagog, la MRC du Val-Saint-François, la MRC du Granit, la MRC des Sources, la Ville de Sherbrooke, le Conseil de la culture de l’Estrie et le Conseil des arts et des lettres du Québec (Conseil) ont signé une entente pour soutenir les projets qui impliquent formellement des initiatives de partenariat sur le territoire de l’Estrie. Cette entente vise notamment à mettre en oeuvre le volet Soutien à la production, diffusion, promotion et consolidation.

    Objectifs

    Les projets soumis impliquent formellement des initiatives de partenariat en lien avec la communauté ou des intervenants d’un territoire et doivent répondre au moins à un des objectifs suivants :

    1. Soutenir des projets de création, de production, de promotion ou de diffusion favorisant les échanges territoriaux, régionaux, interrégionaux et la mise en place de réseaux.
    2. Soutenir un projet de consolidation permettant de renforcer la capacité d’action d’un organisme artistique ou littéraire structurant sur son territoire.
    3. Développer et fidéliser des publics à l’égard des œuvres artistiques régionales.

    À qui s'adresse ce soutien

    Sont admissibles les organismes artistiques professionnels sans but lucratif du territoire visé par le programme oeuvrant dans un ou plusieurs des domaines suivants: arts du cirque, arts multidisciplinaires, arts numériques, arts visuels, cinéma et vidéo, conte, danse, littérature, métiers d’art, musique, recherche architecturale et théâtre.

    Ces organismes font appel à des artistes professionnels, des concepteurs ou des intervenants reconnus dans leur discipline artistique. Leur administration est assurée par un personnel qualifié et expérimenté.

    Pour être admissible, le demandeur doit répondre aux conditions générales d’admissibilité ainsi qu’aux règles de ce programme.

  • Admissibilité

    Conditions générales

    Pour être admissible, le demandeur doit :

    • avoir son siège social dans une MRC ou une municipalité visée par le programme.

    Règles

    • Un demandeur ne peut déposer plus d’une demande à un même volet d’un programme régional par inscription.
    • Un organisme soutenu à la mission ne peut déposer une nouvelle demande dans aucun programme si son exercice financier est terminé depuis quatre mois et que le rapport d’utilisation de la subvention, incluant les états financiers, n’a pas été reçu et approuvé par le Conseil.
    • Peu importe le programme ou le volet, aucune demande ne peut être déposée si un projet soutenu est terminé depuis trois mois et que le rapport d’utilisation de subvention n’a pas été reçu et approuvé. La date officielle de fin de projet est déterminée par le demandeur au moment du dépôt du dossier. S’il y a un changement, il doit aussitôt en aviser le Conseil.
    • Tous programmes confondus, un demandeur ne peut avoir concurremment plus de huit projets en cours d’analyse, soutenus, en cours de réalisation ou terminés depuis moins de trois mois et dont le rapport n’a pas été déposé et approuvé.
    • Un demandeur ne peut présenter un projet qui a déjà été analysé et refusé au cours du même exercice financier, à moins de l’avoir modifié substantiellement.

    Inadmissibilité

    • Un organisme dont le financement relève du ministère de la Culture et des Communications (MCC) ou de la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC).
    • Un organisme voué à l’enseignement, à l’éducation et à la formation professionnelle de même qu’un organisme public ou parapublic mandataire des gouvernements.
    • Un projet déjà réalisé à la date limite d’inscription.
    • Une demande incomplète.

    Projets

    Admissibles
    • Projet favorisant l’intégration d’artistes ou d’écrivains de la relève ou issus de la diversité culturelle aux activités artistiques ou organisationnelles de l’organisme.
    • Projet faisant appel à des personnes ressources ou mettant en place des activités en vue d’améliorer la structure administrative, les services de communication et de promotion ou le développement de nouveaux publics.
    • Projet de diffusion ou événement ponctuel impliquant la collaboration d’intervenants ou d’organismes de la collectivité.
    • Projet de circulation des oeuvres en vue de développer de nouveaux publics.
    • Projet de création ou de diffusion faisant appel à l’exploitation des ressources et des technologies de pointe.
    Inadmissibles
    • Un projet visant le démarrage d’une entreprise ou d’un atelier de création à des fins strictement lucratives.
    • Un projet à caractère didactique et historique.
    • Un projet lié à une campagne de financement.

    Frais

    Admissibles
    • Cachets et droits des artistes.
    • Honoraires professionnels des contractuels, collaborateurs, consultants, techniciens et tout autre spécialiste pouvant apporter une expertise ponctuelle à la réalisation du projet.
    • Frais de déplacement.
    • Frais de séjour (hôtel et repas).
    • Frais liés à des activités de rayonnement et de diffusion, incluant les frais de promotion et de publicité.
    • Location d’équipement.
    • Frais de transport d’équipement.

    L’achat d’équipement spécialisé est admissible uniquement pour celui qui est nécessaire à la réalisation du projet et qui ne peut être loué ou dont le coût d’achat serait inférieur au coût de location. Des pièces justificatives devront être fournies.

    Seuls les frais engagés à partir de la date de dépôt d’un projet sont considérés comme admissibles.

    Inadmissibles
    • Les frais de fonctionnement des organismes.
    • Les frais liés à des campagnes de souscription ou de financement.
    • Les frais de mise en place d’infrastructures d’une organisation (location d’un bureau, installation d’un téléphone, etc.).
    • Les frais d’immobilisation, de rénovation et de construction.
    • Les frais de formation.

    Montant maximal

    Le montant maximal accordé est de 30 000 $. Ce montant ne pourra représenter plus de 80 % du coût total du projet.

    Si le budget réel de la réalisation du projet entraîne un dépassement du barème relatif au montant maximal de l’aide financière, les partenaires peuvent demander le remboursement du montant excédentaire.

    Le Conseil et les partenaires ne peuvent attribuer une aide financière pour les mêmes dépenses reliées à un projet déjà soutenu dans le cadre d’un autre programme du Conseil ou d’un autre organisme, quel qu’il soit.

  • Évaluation de la demande

    Critères

    • Qualité du projet et retombées sur le territoire ou dans la communauté.
    • Considération accordée à la rémunération des artistes et des travailleurs culturels (versement des droits d’auteur, cachets, honoraires).
    • Équilibre financier et réalisme des prévisions budgétaires.

    Processus

    Les demandes sont évaluées par des comités de sélection, dont les membres doivent majoritairement être issus du territoire identifié par l’entente dans la proportion prévue. Ils doivent avoir une bonne connaissance des arts et des lettres sur leur territoire et être reconnus dans le milieu culturel pour leurs compétences.

    Toutes les demandes sont évaluées au mérite, sur la base des objectifs et des critères d’évaluation spécifiés. La sélection tient compte à la fois de la valeur comparée des projets et des crédits disponibles. Au terme des travaux, les membres font des recommandations au conseil d’administration du Conseil et aux partenaires financiers qui les entérinent. Les décisions sont finales et sans appel.

    Trois mois après la fin de leur mandat, le Conseil rend disponible le nom des membres du comité de sélection.

    Éthique
    Les membres du conseil d’administration, les membres du personnel du Conseil ainsi que les membres des jurys et comités sont soumis chacun à un code d’éthique et de déontologie. Tous doivent agir de bonne foi dans l’exercice de leurs fonctions et s’abstenir de prendre part à toute discussion relative à une demande d’aide financière qui risque d’être entachée par une situation de conflit d’intérêts. De plus, ils ne peuvent utiliser à leurs propres fins les informations confidentielles ou privilégiées qui leur sont communiquées.

    Délai de réponse

    Le Conseil informe le demandeur de sa décision, à la suite de l’évaluation de sa demande, dans un délai d’environ trois mois après le dépôt de la demande.

    L’organisme inscrit à Mon Dossier CALQ reçoit un courriel l’invitant à consulter son dossier en ligne pour connaître le résultat.

    Si la demande est acceptée, le demandeur reçoit la lettre d’annonce et d’entente décrivant l’ensemble des modalités et conditions relatives au versement et à l’utilisation de la subvention.

    Si la demande est refusée et que l’organisme n’est pas inscrit à Mon Dossier CALQ, le Conseil communique sa décision par écrit.

    Tout demandeur ayant déposé une demande inadmissible recevra une lettre identifiant les motifs de l’inadmissibilité.

     

  • Présentation de la demande

    Inscription

    Le 27 octobre 2020

    Ce programme est mis à jour annuellement; veuillez vous assurer d’avoir en main la version correspondant à l’année en cours.

    Le cachet de la poste fait foi de la date de dépôt de la demande. Les demandes incomplètes ou celles déposées après la date limite d’inscription ne sont pas admissibles.

    Lorsqu’une date limite d’inscription coïncide avec un jour non ouvrable ou férié, elle est reportée au jour ouvrable suivant.

    Contenu du dossier

    Sous réserve des dispositions de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, le Conseil respecte la confidentialité des documents et renseignements en sa possession ainsi que de ceux qui lui ont été transmis.

    Lieu d'inscription et de gestion de programme

    Les demandes doivent être déposées au : 

    Conseil des arts et des lettres du Québec
    79, boul. René-Lévesque Est, 3e étage
    Québec (Québec) G1R 5N5

    Courriel : partenariat@calq.gouv.qc.ca

    Pour de l’information, du soutien technique et les normes de visibilité

    Conseil de la culture de l’Estrie

    Guillaume Houle
    Agent de développement
    17, rue Belvédère Nord
    Sherbrooke (Québec) J1H 4A7

    Téléphone : 819 563-2744, poste 223
    Courriel : guillaume.houle@cultureestrie.org

    Information sur les partenaires

    Pour en savoir plus sur les partenaires ou pour obtenir leur logo, veuillez consulter leur site aux adresses suivantes :

  • Obligations et rapports

    Modalités d'attribution

    Les montants sont attribués en fonction des crédits disponibles, des budgets soumis et des frais admissibles.

    Les modalités d’attribution d’une subvention sont décrites dans une lettre d’entente signée par un représentant dûment autorisé.

    Le fait d’encaisser la subvention constitue pour l’organisme un engagement à réaliser le projet prévu et à respecter les conditions rattachées à son versement.

    La subvention accordée peut s’appliquer à une partie ou à l’ensemble des activités décrites par l’organisme dans sa demande. Si celui-ci ne peut réaliser une partie ou l’ensemble des activités qui ont fait l’objet de la subvention, il doit aussitôt en aviser le Conseil. Celui-ci peut conséquemment ajuster le montant de la subvention et l’organisme peut être tenu de rembourser une partie ou la totalité de la subvention.

    Rapport d'utilisation de subvention

    Le bénéficiaire d’une subvention ponctuelle doit obligatoirement fournir un rapport d’utilisation de subvention qui peut se composer d’un rapport d’activités, d’un rapport financier, de données de diffusion, tel que spécifié dans la lettre d’entente en fonction de la nature du projet. Ce rapport doit être fourni dans un délai de trois mois après la fin du projet. Dans certains cas, ce rapport doit être produit à même le formulaire de demande de subvention initialement rempli et doit contenir l’ensemble des données réelles.

    Rapport financier
    Le Conseil se réserve le droit de réclamer en tout temps un rapport financier préparé par un expert ou des états financiers vérifiés et tout autre renseignement qu’il juge pertinent. Le bénéficiaire d’une aide financière autorise le Conseil et lui assure l’accès, ou à ses représentants dûment identifiés, aux heures normales de bureau, à ses locaux, ses livres, sa documentation, aux contrats signés entre les artistes, écrivains et collaborateurs ainsi qu’à tout autre document que le Conseil peut raisonnablement requérir. Il permet aussi au Conseil et aux partenaires la reproduction de tout document jugé nécessaire aux fins de gestion interne ou de promotion.
    Liens avec organismes apparentés
    L’organisme subventionné qui a des liens d’affaires avec un ou des organismes apparentés doit:

    • être l’unique bénéficiaire de ses surplus, subventions et autres apports externes;
    • fournir la preuve que les transactions avec des sociétés apparentées respectent les règles suivantes:
      • elles doivent être documentées formellement par contrat ou par entente écrite;
      • elles doivent faire l’objet d’une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus;
      • les conditions et les coûts y découlant doivent être au moins comparables à ce qui prévaudrait avec une tierce partie;
    • rendre disponibles sur demande du Conseil, les états financiers de l’organisme apparenté.
    Respect des lois
    Le bénéficiaire d’une subvention doit se conformer aux lois québécoises qui lui sont applicables, entre autres:

    • la Loi sur le statut professionnel et les conditions d’engagement des artistes de la scène, du disque et du cinéma (L.R.Q., c. S-32.1) et la Loi sur le statut professionnel des artistes des arts visuels, des métiers d’art et de la littérature et sur les contrats avec les diffuseurs (L.R.Q., c. S-32.01);
    • la Loi sur l’équité salariale (L.R.Q., chapitre E-12.001) et la Charte de la langue française (L.R.Q., c. C-11), notamment pour l’organisme qui compte plus de 50 personnes à son emploi;
    • les dispositions des articles 321 à 330 de la Section III (Des obligations des administrateurs et de leurs inhabilités) du Code civil du Québec.

    Visibilité et logo du Conseil

    Le bénéficiaire d’une aide financière doit faire mention du nom du programme dans tous les documents promotionnels et d’information relatifs au projet. Il doit également afficher les logos du Conseil et ceux de tous ses partenaires financiers, et ce, en se conformant aux normes d’utilisation en vigueur.

    Les bénéficiaires d’une aide financière doivent utiliser les logos dans les documents suivants: carton d’invitation, dépliant promotionnel, catalogue d’exposition, programme de spectacle, pochette ou livret d’enregistrement, matériel audiovisuel servant à la promotion, générique d’une oeuvre, communiqué de presse, mention sur le site Web de l’artiste, etc.

    Tous les logos doivent avoir une dimension équivalente. Dans une séquence horizontale, le logo du Conseil sera le premier à gauche, suivi de celui des autres partenaires financiers. Pour les identifier, référez-vous à l’en-tête du programme correspondant. Dans une séquence verticale, on retrouvera le même ordre.

    Le bénéficiaire d’une aide financière doit se conformer aux Normes de visibilité et d’utilisation du logo du Conseil.

    Aucune modification ne doit être apportée aux signatures.

    Pour obtenir les logos du Conseil et de ses partenaires, les bénéficiaires d’une aide financière doivent communiquer avec la personne responsable des communications dont les coordonnées se trouvent à la rubrique « Lieu d’inscription et de gestion de programme » du programme correspondant.

    Admissibilité ultérieure

    Le défaut de se conformer aux modalités d’attribution d’une aide financière et aux conditions particulières qui s’y rattachent de même que le non-respect des lois en vigueur qui leur sont applicables peut compromettre l’admissibilité ultérieure aux programmes du Conseil.

  • Outils et références

    Formulaires

    Exceptionnellement, dans le contexte de la pandémie de la COVID-19, le Conseil des arts et des lettres du Québec accepte de recevoir le dossier de candidature par WeTransfer. Vous trouverez les directives d’envoi dans le formulaire d’inscription.

    Documents de références

     

    La forme masculine parfois utilisée dans ce texte désigne autant les femmes que les hommes.