Soutien à la mission - Organismes de services

Date limite d'inscription : 01 février 2017

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  • Introduction

    Veuillez noter que la période de dépôt des demandes de soutien à la mission est maintenant terminée. La documentation est laissée à titre informatif.

    • Le soutien à la mission est offert sur une période de quatre ans.
    • Un organisme  soutenu à la mission (ou au fonctionnement en 2016-2017) ne peut déposer une nouvelle demande dans aucun programme si son exercice financier est terminé depuis quatre mois et que le rapport d’utilisation de la subvention, incluant les états financiers,  n’a pas été reçu et approuvé par le Conseil des arts et des lettres du Québec (Conseil).
    • Un organisme ne peut déposer une demande à la fois au programme de Soutien à la mission et au programme de Soutien à la programmation spécifique.

    Objectifs

    En appuyant financièrement les organismes de services, le Conseil poursuit les objectifs suivants:

    • Offrir, tout au long du cycle de quatre ans, un soutien récurrent aux organismes stables et reconnus sur les plans de l’acquittement du mandat et de l’efficacité organisationnelle;
    • permettre la réalisation d’activités d’encadrement, de gestion, de promotion, de reconnaissance, de mise en marché, de documentation, de distribution, de conservation et autres activités.
    • contribuer au développement durable des arts et des lettres;
    • contribuer à l’amélioration des conditions de pratique des artistes et des écrivains professionnels.

    À qui s'adresse ce soutien

    Ce soutien s’adresse aux organismes de services de tous les secteurs artistiques admissibles au Conseil.

    Pour être admissible, le demandeur doit répondre aux conditions générales d’admissibilité de ce programme.

  • Admissibilité

    Conditions générales

    Pour être admissible, l’organisme demandeur doit:

    • Être une personne morale légalement constituée sans but lucratif, ayant son siège social au Québec et dont la majorité des administrateurs sont des citoyens canadiens résidant habituellement au Québec ou des résidents permanents au sens de l’article 2(1) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés qui résident habituellement au Québec;
    • avoir cinq années d’existence au moment du dépôt de la demande;
    • avoir mené, sur une base continue, des activités dans le secteur au cours des cinq dernières années;
    • avoir une structure administrative permanente et disposer d’une planification à moyen et long terme;
    • disposer des ressources humaines, techniques et matérielles nécessaires à l’accomplissement de son mandat en matière de vie associative ou d’offres de services;
    • en fonction de son mandat, générer un volume d’activités ainsi que des revenus significatifs par rapport à la discipline dans laquelle il se spécialise, au territoire qu’il dessert ainsi qu’au contexte et conditions d’exercice dans lesquels il réalise son mandat.

    De plus, l’organisme doit répondre aux critères suivants :

    Discipline

    Danse

    La danse englobe la pluralité des formes et des styles et reconnaît la diversité des cultures et des traditions.
    Profil

    Organisme de services

    On entend par organisme de services, un organisme qui répond aux besoins de développement d’un domaine ou d’un secteur particulier. Il offre aux artistes, aux écrivains et aux organismes un soutien à leur développement par diverses activités et services.

    Inadmissibilité

    • Un organisme soutenu au fonctionnement dans le cadre d’un programme de la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC) ou du ministère de la Culture et des Communications (MCC).
    • Un organisme qui dépose une demande dans le cadre du programme « Programmation spécifique ».
    Peu importe le programme ou le volet, le bénéficiaire d’une aide à la mission (ou au fonctionnement en 2016-2017) ne peut déposer une nouvelle demande dans aucun programme si son exercice financier est terminé depuis quatre mois et que le rapport d’utilisation de la subvention, incluant les états financiers,  n’a pas été reçu et approuvé par le Conseil.
  • Évaluation de la demande

    Critères d'évaluation

    1. Acquittement du mandat : 100 %

    L’évaluation de l’acquittement du mandat tient compte de la mission et du mandat de l’organisme selon les critères suivants :

    1.1. Qualité des services et des activités – 60 %

    • Conformité des activités au regard de la mission, du mandat et des orientations;
    • qualité des réalisations antérieures;
    • intérêt du programme d’activités et de services projetés.

    1.2. Apport à la communauté artistique ou littéraire – 40 %

    • Impact des services et des activités sur les clientèles ou membres desservis;
    • capacité à adapter les services et les activités en fonction de l’évolution des milieux visés;
    • capacité à maintenir et à développer la clientèle ou le nombre de membres;
    • contribution à l’amélioration de la place accordée aux artistes et aux créateurs issus de la diversité culturelle.

    2. Efficacité organisationnelle

    L’analyse de la demande tient compte également de la santé financière et administrative de l’organisme. À cet égard, sur la base des données réelles fournies par le demandeur, le Conseil procédera à un examen de la situation budgétaire et de la gouvernance de l’organisme, selon les paramètres suivants :

    • Examen de la situation budgétaire :  état des actifs nets non affectés (incluant un portrait de leur évolution); part des revenus autonomes; diversification des sources de financement public et autres.
    • Examen de la gouvernance :  clarté des rôles et mandats au sein de l’organisme (composition du conseil d’administration (C.A.) et structure organisationnelle); diversification des profils et des compétences au sein  du C.A.; fonctionnement du C.A., mise en place de mesures de contrôle et de suivi; conformité de l’assemblée générale .

    Processus d'évaluation

    Toute demande de subvention franchit les étapes suivantes :

    Admissibilité
    Par les chargés de programmes

    Les demandes sont analysées en premier lieu par les chargés de programmes du Conseil en fonction des conditions générales d’admissibilité et des objectifs du programme.

    Examen de l’efficacité organisationnelle
    Par les chargés de programmes

    Toutes les demandes admissibles font l’objet d’un examen de la situation financière et de la gouvernance par les chargés de programmes, sur la base des données réelles fournies par les demandeurs.

    Évaluation
    Par le comité consultatif

    Les demandes jugées admissibles sont soumises au comité consultatif. Celui-ci évalue au mérite les critères relatifs à l’acquittement du mandat.

    Le comité est formé en vertu de la Politique concernant les jurys, les comités et les appréciateurs du Conseil. Les membres sont des personnes reconnues pour leurs compétences dans le domaine concerné et possèdent une bonne connaissance des organismes et de leur incidence sur le milieu artistique.

    Éthique

    Les membres du conseil d’administration, les membres du personnel du Conseil ainsi que les membres des jurys et comités sont soumis chacun à un code d’éthique et de déontologie. Tous doivent agir de bonne foi dans l’exercice de leurs fonctions et s’abstenir de prendre part à toute discussion relative à une demande d’aide financière qui risque d’être entachée par une situation de conflit d’intérêts. De plus, ils ne peuvent utiliser à leurs propres fins les informations confidentielles ou privilégiées qui leur sont communiquées.

    Décision
    Par le conseil d’administration du Conseil

    Les résultats de l’évaluation de l’acquittement du mandat et de l’examen de la situation financière et de la gouvernance sont soumis à la direction et finalement au conseil d’administration pour décision.

    À cet égard, la décision du conseil d’administration du Conseil est finale.

    Le conseil d’administration se réserve le droit d’accorder un  soutien à la programmation spécifique à un demandeur au soutien à la mission. La durée de ce soutien sera alors déterminée par le conseil d’administration.

    Processus de révision

    Un organisme admissible au soutien à la mission peut, en s’adressant par écrit à la secrétaire générale du Conseil, faire une demande de révision s’il juge inéquitable le traitement de sa demande de subvention du soutien à la mission au regard des critères et des conditions établis.

    Demande de révision

    Une demande de révision ne peut porter uniquement sur le montant de la subvention accordée à l’organisme ou sur le refus du Conseil d’accorder à l’organisme une subvention à la mission.

    Toute demande de révision doit concerner un dossier traité par le Conseil pendant l’année en cours et être acheminée au plus tard le 15 septembre de la même année.

    Après analyse de la demande de révision, et sur recommandation de la secrétaire générale du Conseil, le conseil d’administration du Conseil est appelé à statuer sur la demande de révision présentée par l’organisme. La décision du conseil d’administration du Conseil devient alors finale et sans appel. Elle n’est plus sujette à une autre demande de révision.

    Délai de réponse

    Si le dossier est complet, le Conseil informe le demandeur de sa décision, à la suite de l’évaluation de sa demande, dans un délai d’environ cinq mois après la date d’inscription.

    Les organismes ayant déposé une demande inadmissible recevront une lettre identifiant les motifs de l’inadmissibilité.

  • Présentation de la demande

    Inscription

    Veuillez noter que la période de dépôt des demandes de soutien à la mission est maintenant terminée. La prochaine inscription est prévue en février 2021.

    Formulaire

    Le formulaire sera disponible au moins deux  mois avant la prochaine date d’inscription.

    Lieu d'inscription

    Toutes les demandes doivent être acheminées à l’un ou à l’autre des bureaux du Conseil, à Québec ou Montréal.

  • Obligations et rapports

    Modalités d'attribution

    Les modalités d’attribution d’une subvention sont décrites dans une lettre d’entente qui doit être signée par un représentant dûment autorisé de l’organisme.

    La subvention du Conseil doit être complémentaire à d’autres sources de revenus. Lorsque le demandeur connaît le montant des subventions qu’il obtient du Conseil et d’autres organismes publics, il doit préparer un budget révisé et équilibré qu’il soumettra au Conseil.

    La subvention accordée peut s’appliquer à une partie ou à l’ensemble des activités décrites par le demandeur dans sa demande. Si celui-ci ne peut réaliser une partie ou l’ensemble des activités qui ont fait l’objet de la subvention, il doit aussitôt en aviser le Conseil. Le Conseil peut, conséquemment, ajuster le montant de la subvention et le demandeur peut être tenu de rembourser une partie ou la totalité de la subvention.

    Rapport d'utilisation de la subvention

    L’organisme bénéficiaire d’une subvention doit, dans les quatre mois qui suivent la fin de son exercice financier, fournir :

    • Un rapport d’utilisation de subvention qui se compose entre autres d’un rapport financier et d’un ensemble de données statistiques tels que spécifiés dans la lettre d’entente. Ce rapport doit être produit à même le formulaire Rapport final d’activité disponible sur le site Web du Conseil. Pour être admissible au dépôt d’une nouvelle demande, tous les rapports d’utilisation de subvention dus doivent avoir été reçus et approuvés par le Conseil.
    • Des états financiers  adoptés par résolution du conseil d’administration, selon les modalités suivantes :
    États financiers
    L’organisme qui, au cours d’une même année, reçoit une ou plusieurs subventions de toutes sources publiques, incluant le Conseil, doit présenter des états financiers de sa dernière année d’activité. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue de sources publiques (provinciale, fédérale et municipale). L’organisme doit se conformer aux exigences suivantes:

    • si le total de ces subventions est inférieur à 50 000 $, les états financiers peuvent être préparés par l’organisme;
    • si le total de ces subventions se situe entre 50 000 $ et 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’un rapport d’examen préparé par un expert-comptable;
    • si le total de ces subventions est supérieur à 250 000 $, les états financiers doivent être vérifiés ou avoir fait l’objet d’un audit par un comptable agréé.

    Nonobstant ce qui précède, le Conseil se réserve le droit de réclamer en tout temps des états financiers vérifiés d’un organisme qu’il subventionne ainsi que des états financiers vérifiés du ou des organismes apparentés et tout autre renseignement les concernant qu’il juge pertinent. L’organisme autorise le Conseil et lui assure l’accès, ou à ses représentants dûment identifiés, aux heures normales de bureau, à ses locaux, ses livres, sa documentation, aux contrats signés entre l’organisme et les artistes, écrivains et collaborateurs ainsi qu’à tout autre document que le Conseil peut raisonnablement requérir aux fins d’application et de vérification de la présente entente; il permet aussi la reproduction de tout document nécessaire à ces fins.

    Liens avec organismes apparentés
    L’organisme subventionné qui a des liens d’affaires avec un ou des organismes apparentés doit:

    • être l’unique bénéficiaire de ses surplus, subventions et autres apports externes;
    • fournir la preuve que les transactions avec des sociétés apparentées respectent les règles suivantes:
      • elles doivent être documentées formellement par contrat ou par entente écrite;
      • elles doivent faire l’objet d’une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus;
      • les conditions et les coûts y découlant doivent être au moins comparables à ce qui prévaudrait avec une tierce partie;
    • rendre disponibles sur demande du Conseil, les états financiers de l’organisme apparenté.
    Respect des lois
    Le bénéficiaire d’une subvention doit se conformer aux lois québécoises qui lui sont applicables, entre autres:

    • la Loi sur le statut professionnel et les conditions d’engagement des artistes de la scène, du disque et du cinéma (L.R.Q., c. S-32.1) et la Loi sur le statut professionnel des artistes des arts visuels, des métiers d’art et de la littérature et sur les contrats avec les diffuseurs (L.R.Q., c. S-32.01);
    • la Loi sur l’équité salariale (L.R.Q., chapitre E-12.001) et la Charte de la langue française (L.R.Q., c. C-11), notamment pour l’organisme qui compte plus de 50 personnes à son emploi;
    • les dispositions des articles 321 à 330 de la Section III (Des obligations des administrateurs et de leurs inhabilités) du Code civil du Québec.

    Politique d'encadrement du soutien à la mission

    Au cours du cycle de soutien à la mission, un organisme qui subit des changements importants au mandat ou qui éprouve des difficultés sur les plans artistique, de la diffusion, du développement, de  la gestion ou de la gouvernance pourra être assujetti aux modalités prévues à la Politique d’encadrement du soutien à la mission du Conseil.

    Visibilité et logo

    Le bénéficiaire d’une subvention doit se conformer aux Normes et visibilité du logo du Conseil.

    Admissibilité ultérieure

    Le défaut de se conformer aux modalités d’attribution d’une aide financière et aux conditions particulières qui s’y rattachent de même que le non-respect des lois en vigueur qui leur sont applicables peut compromettre l’admissibilité ultérieure aux programmes du Conseil.
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