Objectifs
La Politique d’encadrement (1 Mo) des organismes soutenus à la mission a pour but de définir les paramètres par lesquels le Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ) informe les organismes :
- De son analyse de la situation quant à l’acquittement de leur mandat, leur situation financière ou leur gouvernance;
- Et de la possibilité que des ajustements soient apportés à leur soutien à la mission si des changements importants à leur mandat ou à leur volume d’activité survenaient ou si des mesures de redressement d’une situation problématique n’étaient pas prises.
Cette politique vise à permettre au conseil d’administration du CALQ d’ajuster le financement d’un organisme dans un souci d’équité envers l’ensemble des organismes soutenus par le CALQ.
Le CALQ reconnaît l’importance d’un financement stable aux organismes artistiques mais considère que les organismes ont une responsabilité dans la gestion de leur rendement artistique et financier.
À qui s’applique cette politique
La Politique d’encadrement des organismes soutenus à la mission est réservée aux organismes qui apportent des changements importants à leur mandat ou à leurs activités ou qui connaissent des difficultés sur les plans de l’acquittement du mandat, de la gestion ou de la gouvernance.
Situations pouvant justifier l’application de cette politique et la transmission d’un avis
Acquittement du mandat
- Changements importants au mandat
- Problèmes dans l’acquittement du mandat
- Difficultés importantes à réaliser le plan d’activité
- Diminution marquée du volume d’activité
- Réduction importante de la fréquentation aux activités, lorsqu’applicable
- Réduction des services aux membres, lorsqu’applicable
Efficacité organisationnelle
- Problèmes financiers
- Problèmes de gouvernance
- Problèmes de reddition de comptes au Conseil
Modalités d'application
La Politique d’encadrement des organismes soutenus à la mission peut s’appliquer en début ou pendant le cycle de soutien à la mission.
En début du cycle pluriannuel (2024) :
1 - Sur la base de la demande déposée en février 2024, au terme de l’évaluation par un comité de pairs, si l’évaluation est faible ou comporte des réserves sur le plan de l’acquittement du mandat :
- Le Conseil peut accorder une subvention pour une dernière année.
- Aucune hausse du soutien financier n’est possible.
2 - En situation de changement important au mandat :
- Le Conseil établit le niveau de son financement sur la base d’une analyse budgétaire, sans tenir compte de l’historique de financement de l’organisme.
3 - Devant des problèmes importants à la gouvernance ou à la situation financière
- Le Conseil peut décider d’accorder une subvention pour une dernière année.
- Il peut aussi choisir d’acheminer un avis à l’organisme demandant de prendre les mesures nécessaires pour corriger la situation à l’intérieur d’une période déterminée par le Conseil.
- Aucune hausse du soutien financier n’est possible.
Au cours des années intercalaires
Après l’analyse des rapports finaux d’activité transmis annuellement par les organismes soutenus, le Conseil peut prendre action dans les situations suivantes :
1 - Des changements importants ont été apportés au mandat
- Si le Conseil considère que le nouveau mandat cadre avec les objectifs de son Plan stratégique ou de tout autre plan d’action en vigueur, l’entente avec l’organisme peut être poursuivie sans autre forme d’évaluation de l’acquittement du mandat.
- Dans le cas contraire, un comité consultatif sera réuni en vue de faire une recommandation.
- Dans tous les cas, le Conseil procède à une analyse budgétaire afin d’établir le montant de la subvention annuelle jusqu’à la fin du cycle de soutien.
2 - En cas de problèmes de reddition de comptes (de manière répétée, délais non respectés, rapports d’utilisation incomplets)
- Le Conseil accorde un mois à l’organisme pour régulariser la situation à défaut de quoi il peut décider d’accorder un soutien pour une dernière année.
- Si la situation se répète, le Conseil peut annoncer une subvention pour une dernière année.
- Dans tous les cas de récidive, l’organisme devient inadmissible à l’inscription 2028 du soutien à la mission.
3 - Des problèmes importants dans l’acquittement du mandat sont observés
- Le Conseil peut décider d’accorder une subvention pour une dernière année, notamment en cas de non-respect de la Loi sur le statut professionnel des artistes des arts visuels, du cinéma, du disque, de la littérature, des métiers d’art et de la scène.
- Il peut aussi choisir d’acheminer un avis à l’organisme demandant de prendre les mesures nécessaires au redressement de la situation à l’intérieur d’une période déterminée par le Conseil.
- Le cas échéant, si la situation perdure au-delà de la période allouée, le Conseil peut réduire le montant de la subvention en fonction d’une nouvelle analyse budgétaire ou peut décider d’accorder une subvention pour une dernière année.
4 - L’examen de la situation organisationnelle de l’organisme dénote d’importants problèmes financiers ou de gouvernance
- Le Conseil peut décider d’accorder une subvention pour une dernière année.
- Il peut aussi choisir d’acheminer un avis à l’organisme demandant de prendre les mesures nécessaires pour corriger la situation à l’intérieur d’une période déterminée par le Conseil.
- Le cas échéant, si la situation perdure au-delà de la période, le Conseil peut réduire le montant de la subvention ou peut décider d’accorder une subvention pour une dernière année.