RÈGLEMENT DE RÉGIE INTERNE DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DU CONSEIL DES ARTS ET DES LETTRES DU QUÉBEC (L.R.Q., C. C-57.02)
| Approuvé par: | Le conseil d'administration |
| Date: | Le 28 avril 1997 (RÉS. CA 97/98-04) |
| Modifié: | Le 30 mars 2015 (RÉS. CA1415A049) |
| Modifications antérieures: | Le 27 mars 2000 (RÉS. CA 9900A029) Les 17 et 18 juin 2002 (RÉS. CA 0203A005) Le 27 mars 2003 (RÉS. CA 0203A036) Le 23 mars 2005 (RÉS. CA0405A042) Le 29 mars 2006 (RÉS. CA0506A040) Les 12 et 13 juin 2006 (RÉS. CA0607A015) Le 7 février 2007 (RÉS. CA0607A051) Les 28 et 29 mars 2007 (RÉS. CA0607A059) Le 28 mars 2011 (RÉS. CA1011A068) Le 12 décembre 2012 (RÉS. CA1213A024) Le 9 décembre 2013 (RÉS. CA CA1314A047) |
SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1. Dans le présent règlement, on entend par :
a) Conseil : le Conseil des arts et des lettres du Québec;
b) C.A. : le conseil d'administration du Conseil des arts et des lettres du Québec;
c) Loi : la Loi sur le Conseil des arts et des lettres du Québec (L.R.Q., c. C-57.02);
d) membre : un administrateur du conseil d'administration du Conseil;
e) ministre : le ministre de la Culture, des Communications et de la Condition féminine;
f) comité : comité permanent ou ad hoc du C.A.;
g) commission : commission consultative du Conseil.
2. Le sceau corporatif du Conseil est celui dont l'impression apparaît en annexe.
3. Aux fins du présent règlement, selon que le contexte l'exige, le singulier comprend le pluriel, le masculin comprend le féminin et inversement.
SECTION II SÉANCES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
4. Le C.A. se réunit au moins quatre fois l'an. Il tient ses séances au siège social ou à tout autre endroit au Québec dont il convient.
5. Une séance du C.A. est convoquée par le président du conseil d'administration.
6. Lorsqu'une séance régulière du C.A. est convoquée, le secrétaire transmet à chaque membre, par messager, télécopie ou courrier électronique, à sa dernière adresse connue, un avis par écrit, au moins sept jours avant la date de la tenue de la séance; cet avis de convocation peut aussi être donné verbalement.
Une séance spéciale du C.A. peut être convoquée verbalement ou par écrit, par messager, télécopie ou courrier électronique, et le délai de convocation n'est alors que de six heures.
7. Le président du conseil d'administration est tenu de convoquer une séance spéciale du C.A. sur demande écrite d'au moins trois membres.
S'il n'accède pas à cette demande dans les quarante-huit heures de sa réception, ces membres peuvent convoquer eux-mêmes cette séance, ou demander au secrétaire de le faire, par avis écrit transmis par messager, télécopie ou courrier électronique à tous les autres membres au moins un jour franc avant la tenue de la séance.
8. Une séance du C.A. peut être tenue sans avis de convocation si tous les membres sont présents ou y renoncent ou si tous les membres manifestent par écrit leur consentement à la tenue de la séance ou en ratifient la tenue.
9. Le quorum des séances du C.A. est de la majorité de ses membres. La vérification du quorum peut être demandée à tout moment au cours d'une réunion. S'il n'y a pas quorum, la séance est remise et un nouvel avis de convocation doit être envoyé.
10. Les décisions du C.A. sont prises à la majorité des voix exprimées des membres présents. En cas de partage, le président du conseil d'administration a voix prépondérante.
- Le vote est donné verbalement, sauf si un vote secret est demandé par un membre, dûment appuyé, et qu'il en est ainsi décidé par la majorité des membres présents.
- À moins que le vote secret ne soit demandé, la déclaration par le président ou le membre qui le remplace qu'une résolution a été adoptée à l'unanimité ou par une majorité, ou n'a pas été adoptée, fait preuve sans autre formalité.
- Lors d'un vote, l'abstention est interprétée comme l'expression de la volonté de l'abstentionniste de s'en remettre aux membres qui expriment un choix.
- Un membre qui n'a pu assister à une séance du C.A. et qui est en désaccord avec une résolution adoptée par ce dernier peut faire inscrire sa dissidence au regard de cette résolution lors de l'adoption du procès-verbal de ladite séance.
- Un membre est considéré avoir démissionné du C.A. s'il est absent de trois séances successives, sans en avoir avisé au préalable le président du conseil d'administration ou le secrétaire.
11. Une séance régulière ou spéciale du C.A., dûment convoquée auprès de tous les membres, peut être tenue à l'aide de moyens permettant à tous les membres participants de communiquer oralement ou électroniquement entre eux sur place ou à distance, notamment par téléphone ou tout autre moyen de télécommunication, si la majorité des membres incluant le président du conseil d'administration y consentent.
12. Une séance du C.A. peut être ajournée par résolution à cet effet à une date ou à un moment subséquent et un nouvel avis de convocation n'est pas alors requis.
13. Une résolution signée par tous les membres a la même valeur et le même effet que si elle avait été adoptée à une séance du C.A. Une telle résolution est conservée avec les procès-verbaux des délibérations du C.A. ou dans le livre des résolutions.
14. La démission d'un administrateur se donne par écrit au président du conseil d'administration qui en informe le ministre.
SECTION III FONCTIONS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
15. Le C.A. exerce notamment les fonctions suivantes :
a) adopte les orientations et le plan stratégique du Conseil;
b) approuve le rapport annuel d'activités, la déclaration de services aux citoyens, le budget annuel, le plan d'immobilisation, le plan d'exploitation ainsi que les états financiers vérifiés;
c) approuve les règles de gouvernance du Conseil;
d) approuve le code d'éthique et de déontologie applicable aux membres du C.A., le code d'éthique et de déontologie applicable aux employés du Conseil et le code d'éthique et de déontologie applicable aux membres des jurys, des comités et aux appréciateurs;
e) approuve les règlements qui régissent les activités du C.A. et de ses comités et toute politique, règlement ou plan;
f) établit les politiques d'encadrement de la gestion des risques associés à la conduite des affaires du Conseil;
g) s'assure que le comité de vérification exerce adéquatement ses fonctions;
h) détermine les délégations d'autorité;
i) approuve une politique de diffusion de l'information;
j) approuve les politiques relatives aux programmes d'aide financière et la politique concernant les jurys, les comités et les appréciateurs;
k) approuve les critères d'admissibilité à l'aide financière, les barèmes et les limites de cette aide ainsi que les modalités d'attribution. Les barèmes et limites de cette aide sont toutefois soumis à l'approbation du ministre, conformément à l'article 18 de la Loi;
l) crée des comités, incluant des commissions, et il détermine leur composition et leur mandat;
m) approuve la désignation des personnes, autres que le président-directeur général du Conseil, habilitées à signer les actes, documents ou écrits au nom du Conseil;
n) désigne les personnes autorisées, autres que le président-directeur général du Conseil, à signer au nom du Conseil les documents relatifs aux affaires bancaires, soit les chèques, traites, billets à ordre, acceptations, lettres de change, ordres de paiement et autres instruments de même nature qui peuvent être établis, signés, tirés, acceptés, endossés;
o) évalue l'intégrité des contrôles internes, des contrôles de la divulgation de l'information ainsi que des systèmes d'information et approuve une politique de divulgation financière;
p) s'assure de la mise en œuvre des programmes d'accueil et de formation continue des membres du C.A.;
q) approuve les profils de compétence et d'expérience requis pour la nomination des membres du C.A.;
r) approuve les critères d'évaluation des membres du C.A. et ceux applicables au président-directeur général;
s) approuve les critères d'évaluation du fonctionnement du Conseil;
t) approuve, conformément à la législation applicable, les politiques de ressources humaines ainsi que les normes et barèmes de rémunération, incluant une politique de rémunération variable, le cas échéant, et les autres conditions de travail des employés et des dirigeants nommés par le Conseil;
u) approuve le programme de planification de la relève des dirigeants nommés par le Conseil.
SECTION IV DÉLÉGATION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
16. Outre son pouvoir général de délégation, le C.A. délègue l'approbation du soutien financier aux organismes artistiques et aux artistes professionnels aux instances et aux conditions suivantes, avec obligation de déposer un rapport au C.A. :
a) délègue au comité des programmes l'approbation des subventions au fonctionnement des organismes, quel qu'en soit le montant, à l'exception des demandes déposées dans le cadre d'une inscription au fonctionnement et délègue également l'évaluation des demandes de révision soumises par les organismes admissibles et de rendre toute décision appropriée, le cas échéant;
b) délègue à chacun des directeurs gestionnaires de programmes l'approbation des subventions de 25 000 $ ou moins;
c) délègue au président-directeur général l'approbation des subventions ponctuelles de plus de 25 000 $ et l’approbation des subventions de transferts ministériels quel qu’en soit le montant avec l’obligation d’en informer le comité des programmes et le C.A. à la réunion subséquente. Toutefois, il délègue au président-directeur général l'approbation des subventions de contrepartie dans le cadre du programme Mécénat Placements Culture jusqu'à concurrence de 250 000 $;
d) délègue à chacun des directeurs gestionnaires de programmes l'approbation de l'octroi des bourses aux individus, quel qu'en soit le montant, incluant les prix et les bourses de carrière.
SECTION V LES MEMBRES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
17. Le C.A. est composé de 15 membres, dont le président du C.A. et le président-directeur général. Au moins huit membres, dont le président, doivent, de l'avis du gouvernement, se qualifier comme administrateurs indépendants.
18. Le président du C.A. exerce les fonctions suivantes :
a) préside les séances du C.A. et voit à son bon fonctionnement;
b) s'assure que les membres sont bien renseignés sur les activités du Conseil;
c) peut être membre de tout comité du Conseil, il peut assister aux réunions des comités dont il n'est pas membre et il voit au bon fonctionnement de tous les comités;
d) s'assure que les décisions du C.A. sont exécutées;
e) répond auprès du ministre des décisions du Conseil;
f) évalue la performance des autres membres du C.A. selon les critères établis par celui-ci;
g) exerce, en outre, toute autre fonction que lui confie le C.A.
19. En cas d'absence ou d'empêchement du président du C.A., le C.A. désigne, selon ses priorités, l'un des présidents du comité de gouvernance et d'éthique, du comité de vérification ou du comité des ressources humaines pour présider les séances du C.A. et remplacer le président du C.A.
20. Outre les responsabilités usuelles dévolues aux membres d'une corporation ou prévues à la législation applicable, les membres du C.A. ont notamment les responsabilités suivantes :
a) sont garants de l'autonomie de la création artistique et de la participation de la communauté artistique à la gestion du soutien à la création;
b) mettent leurs connaissances au service des autres membres;
c) sont à l'écoute de la communauté artistique et des besoins de l'ensemble du milieu des arts et des lettres;
d) font partie des comités du Conseil;
e) se conforment en tous points aux règles d'éthique du Conseil, notamment aux dispositions relatives à la confidentialité et aux conflits d'intérêts.
21. Le président-directeur général exerce notamment les fonctions suivantes :
a) assume la direction et la gestion du Conseil dans le cadre de ses règlements et de ses politiques et voit à son bon fonctionnement;
b) propose au C.A. les orientations stratégiques;
c) s'assure que le C.A. dispose, à sa demande et en vue de l'accomplissement de ses fonctions et de celles de ses comités, de ressources humaines, matérielles et financières adéquates;
d) peut être membre de tout comité ou commission du Conseil sur lequel il est désigné, à l'exception du comité de gouvernance et d'éthique et du comité des ressources humaines;
e) préside le comité des programmes;
f) exerce, en outre, toute autre fonction que lui confie le C.A.
22. Le mandat des membres du C.A. est d'au plus quatre ans.
23. Le mandat du président du C.A. est d'au plus cinq ans. En outre des mandats accomplis à titre de membre du C.A., le président du C.A. peut être renouvelé deux fois à ce titre, consécutivement ou non.
24. À l'expiration de leur mandat, les membres du C.A. demeurent en fonction jusqu'à ce qu'ils soient remplacés ou nommés de nouveau. Le mandat des membres du C.A. peut être renouvelé deux fois à ce seul titre, consécutivement ou non.
25. Le mandat du président-directeur général est d'au plus cinq ans et peut être renouvelé.
SECTION VI RESPONSABILITÉS DES COMITÉS ET DES COMMISSIONS
26. Le C.A. forme les comités suivants : le comité de gouvernance et d'éthique, le comité de vérification, le comité des ressources humaines et le comité des programmes. Il forme également, au besoin, des comités ad hoc et des commissions selon les modalités qu'il détermine.
27. Le C.A. forme les commissions suivantes : la commission des arts visuels, des métiers d’art, de la recherche architecturale, des arts numériques, du cinéma et de la vidéo, la commission de la littérature; la commission des arts de la scène et de la diffusion; la commission de la diversité culturelle et la commission des régions. Les commissions ont principalement le mandat de formuler des avis au CALQ dans le cadre de la révision des programmes, le développement de nouvelles mesures et la mise à jour des orientations disciplinaires.
Le comité de gouvernance et d'éthique
28. Est constitué un comité du C.A. appelé comité de gouvernance et d'éthique qui s'intéresse principalement aux règles et aux pratiques de la gouvernance, aux questions relatives à l'éthique et à la déontologie, à la composition du C.A. et de ses comités ainsi qu'à l'évaluation de la performance des instances et des personnes concernées. Il exerce les fonctions suivantes:
a) élabore des règles de gouvernance et un code d'éthique pour la conduite des affaires du Conseil;
b) recommande au C.A. l'approbation des règlements du Conseil;
c) élabore un code d'éthique applicable aux membres du C.A., aux dirigeants nommés par le Conseil et aux employés de celui-ci et de ses filiales en propriété exclusive, sous réserve des dispositions d'un règlement pris en vertu des articles 3.0.1 et 3.0.2 de la Loi sur le ministère du Conseil exécutif (chapitre M-30) et sous réserve de la Loi sur la fonction publique lorsque celles-ci s'appliquent;
d) élabore des profils de compétence et d'expérience pour la nomination des membres du C.A., à l'exception du président du conseil d'administration et du président-directeur général; ces profils doivent inclure une expérience de gestion pertinente à la fonction;
e) élabore les critères d'évaluation des membres du C.A.;
f) élabore des critères pour l'évaluation du fonctionnement du Conseil (le comité effectue aussi l'évaluation conformément aux critères approuvés par le C.A.);
g) élabore un programme d'accueil et de formation continue pour les membres du C.A.;
h) définit et révise, s'il y a lieu, une politique et des procédures de communication et de diffusion de l'information et soumet une recommandation au C.A.;
i) voit à la diffusion, dans le rapport annuel d'activités, des renseignements sur la gouvernance de l'organisation incluant les règles de gouvernance au sein du Conseil;
j) exerce, en outre, toute autre fonction que lui confie le C.A.
Le comité de vérification
29. Est constitué un comité du C.A. appelé comité de vérification qui s'intéresse principalement à l'intégrité de l'information financière, à la vérification interne et externe, aux états financiers, à la mise en place de mécanismes de contrôle interne, d'un processus de gestion des risques et d'un plan d'utilisation optimale des ressources. Il exerce les fonctions suivantes :
a) approuve le plan annuel de vérification interne;
b) s'assure qu'un plan visant une utilisation optimale des ressources du Conseil soit mis en place et en assure le suivi;
c) veille à ce que des mécanismes de contrôle interne soient mis en place et s'assure qu'ils soient adéquats et efficaces;
d) s'assure que soit mis en place un processus de gestion des risques;
e) révise toute activité susceptible de nuire à la bonne situation financière du Conseil et qui est portée à son attention par le vérificateur interne ou un dirigeant;
f) examine les états financiers avec le vérificateur général et le vérificateur externe nommé par le gouvernement;
g) recommande au C.A. l'approbation des états financiers;
h) examine les prévisions budgétaires du Conseil et les soumet au C.A. pour approbation;
i) recommande au C.A. l'approbation de politiques et procédures en matière de placements;
j) fait rapport au C.A. de ses travaux. Il soumet également à celui-ci un sommaire de ses travaux qui apparaît au rapport annuel de gestion du Conseil;
k) exerce, en outre, toute autre fonction que lui confie le C.A.
Le comité des ressources humaines
30. Est constitué un comité du C.A. appelé comité des ressources humaines qui s'intéresse principalement à la mise en place des politiques des ressources humaines, à l'élaboration d'un profil de compétence et d'expérience et des critères d'évaluation du président-directeur général, à la sélection et à un programme de planification de la relève des dirigeants. Il exerce les fonctions suivantes:
a) s'assure de la mise en place des politiques concernant les ressources humaines, sous réserve de la Loi sur la fonction publique lorsque celle-ci s'applique;
b) élabore et propose un profil de compétence et d'expérience pour la nomination du président-directeur général;
c) élabore et propose les critères d'évaluation du président-directeur général et fait des recommandations au C.A. concernant la rémunération de celui-ci, à l'intérieur des paramètres fixés par le gouvernement;
d) contribue à la sélection des dirigeants;
e) établit un programme de planification de la relève des dirigeants nommés par le Conseil;
f) analyse les politiques de ressources humaines ainsi que les normes et barèmes de rémunération, incluant une politique de rémunération variable, le cas échéant, et les autres conditions de travail des employés et des dirigeants nommés par l'organisation, lorsque ceux-ci ne sont pas assujettis à la Loi sur la fonction publique et formule une recommandation au C.A.;
g) exerce, en outre, toute autre fonction que lui confie le C.A.
Le comité des programmes
31. Est constitué un comité du C.A. appelé comité des programmes. Il exerce les fonctions suivantes :
a) approuve les subventions pour le fonctionnement des organismes artistiques, quel qu'en soit le montant, à l'exception des demandes déposées dans le cadre d'une inscription au fonctionnement, et ce, avec obligation d'en informer le C.A. à la réunion subséquente;
b) procède à l'évaluation annuelle des demandes de révision soumises par les organismes admissibles et rend toute décision appropriée, le cas échéant;
c) réfère pour information particulière ou pour décision du C.A., tout dossier qu'il juge pertinent de lui soumettre;
d) sur demande du président-directeur général, la responsabilité de transmettre des avis ou des recommandations au C.A. concernant, entre autres, les orientations disciplinaires, la gestion des programmes d'aide financière, les travaux des commissions, l'approbation de subventions dans le cadre de mesures spéciales ainsi que les plaintes relatives aux programmes d'aide financière;
e) exerce, en outre, toute autre fonction que lui confie le C.A.
SECTION VII COMPOSITION DES COMITÉS ET DES COMMISSIONS
32. Outre le comité des programmes, le C.A. fixe la composition des comités, chaque comité étant composé exclusivement de membres désignés parmi les membres du C.A. En ce qui a trait au comité de vérification, au moins un des membres doit être membre de l'un des ordres professionnels de comptables mentionnés au Code des professions. Pour ce qui est du comité des programmes, celui-ci est présidé d'office par le président directeur-général. Quant aux comités ad hoc et aux commissions, ils sont formés d'au moins un membre du C.A. et de membres externes au besoin.
33. La durée du mandat des membres des comités et des commissions est de deux ans ou de toute autre période déterminée par le C.A. à compter de leur désignation ou nomination et tout mandat peut être renouvelé. La durée du mandat des comités ad hoc est déterminée lors de leur création.
34. L'abolition d'un comité ou d'une commission met un terme à tous les mandats en cours. Le fait de cesser d'être un membre du C.A. met un terme au mandat de celui-ci au sein des comités et des commissions du C.A.
35. Le président-directeur général s'assure que chacun des comités ou commissions du C.A. dispose, en vue de l'accomplissement de ses fonctions, des ressources humaines, matérielles et financières adéquates, notamment en ce qui concerne le recours à des experts externes.
36. Lorsqu'un comité ou une commission souhaite utiliser les services d'experts externes, il transmet un avis préalable au président-directeur général. Cet avis comporte la description du mandat et le budget prévu. Le président-directeur général informe le C.A. lorsque de tels mandats sont décernés.
37. Le secrétaire du Conseil est le secrétaire d'office des comités suivants: le comité de gouvernance et d'éthique, le comité de vérification, le comité des ressources humaines et le comité des programmes.
38. Les secrétaires des autres comités et commissions sont désignés par le président-directeur général, conformément aux attributions des unités administratives identifiées au plan d'organisation administrative et des mandats spécifiques décernés.
SECTION VIII SÉANCES DES COMITÉS ET DES COMMISSIONS
39. Chaque comité ou commission se réunit au moins deux fois l'an. Il tient sa séance à l'endroit fixé dans l'avis de convocation.
Le C.A. peut dispenser un comité ou une commission de se réunir en cas d'impossibilité ou d'incapacité de le faire ou à défaut d'objet.
40. Une séance d'un comité ou d'une commission est convoquée par son président ou toute autre personne désignée.
Lorsqu'une séance est convoquée, le secrétaire du comité ou de la commission transmet à chaque membre, à sa dernière adresse connue, un avis par écrit ou télécopie au moins quatre jours avant la date fixée pour la tenue de la séance, accompagné de l'ordre du jour proposé.
41. Une séance peut être convoquée par messager, téléphone, télécopie ou courrier électronique et le délai n'est alors que de six heures.
42. Le quorum de chaque comité ou commission est constitué par un nombre équivalent à la majorité des membres du comité.
43. Les résolutions ou recommandations sont prises à la majorité des voix exprimées des membres présents. En cas de partage, le président du comité ou de la commission a voix prépondérante.
44. Une séance peut être tenue à l'aide de moyens permettant aux membres de communiquer oralement ou électroniquement entre eux par téléphone ou tout autre moyen de télécommunication.
45. Le président de chaque comité ou commission peut, avec le consentement des membres présents à une séance, ajourner toute séance à une date ou à un moment et dans un endroit qu'il détermine sans qu'il soit nécessaire de donner un nouvel avis de convocation.
46. Un membre d'un comité ou d'une commission est considéré avoir démissionné s'il est absent, sans motif, trois séances successives.
SECTION IX DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES
47. Le secrétaire du Conseil fait office de secrétaire du C.A. et de ses comités mentionnés au paragraphe 37. Il assiste à chaque séance du C.A. et en rédige les procès-verbaux.
Le procès-verbal contient un exposé sommaire des délibérations, ainsi que le texte des résolutions ou recommandations adoptées lors de chacune des séances.
Le secrétaire est tenu au classement des archives du Conseil. Il contresigne les procès-verbaux des séances du C.A. et en délivre des copies.
48. En l'absence du secrétaire, ses fonctions sont dévolues à la personne que le président du conseil d'administration nomme pour assumer l'intérim.
Le secrétaire ou, en son absence, le président du conseil d'administration certifie les procès-verbaux; il peut également certifier les extraits des procès-verbaux, les documents et copies qui émanent du Conseil ou qui font partie de ses archives.
49. Le président-directeur général et toute autre personne désignée par lui sont autorisés et habilités à répondre au nom du Conseil à tout bref, déclaration, ordonnance ou procédure émise dans le cas d'une procédure judiciaire ou autrement et à faire tout affidavit ou déclaration assermentée en relation avec telles procédures. Le C.A. ratifiera toutes les personnes nommées par le président-directeur général lors de la séance suivante.
50. Le Conseil assume la défense de son représentant qui est poursuivi par un tiers pour un acte posé dans l'exercice de ses fonctions et paie, le cas échéant, les dommages-intérêts résultant de cet acte, sauf s'il a commis une faute lourde ou une faute personnelle séparable de l'exercice de ses fonctions. Toutefois, lors d'une poursuite pénale ou criminelle, le Conseil n'assume que le paiement des dépenses de son représentant qui avait des motifs raisonnables de croire que sa conduite était conforme à la loi ou le paiement des dépenses de son représentant qui a été libéré ou acquitté.
51. Les actes, documents ou écrits du Conseil sont signés au nom du Conseil par le président-directeur général ou par tout autre membre du personnel désigné par le C.A. dans les limites du mandat qu'il lui confère.
52. Les chèques, traites, billets à ordre, acceptations, lettres de change, ordres de paiement et autres instruments de même nature peuvent être établis, signés, tirés, acceptés, endossés, selon le cas, par le président-directeur général du Conseil ou d'autres personnes dûment désignées par le C.A.
53. Le présent règlement entre en vigueur le jour de son approbation.